Statlig upphandling i USA

Processerna för statlig upphandling i USA gör det möjligt för federala , statliga och lokala myndigheter i landet att förvärva varor, tjänster (inklusive konstruktion ) och intressen i fast egendom .

Under räkenskapsåret 2019 spenderade den amerikanska federala regeringen 597 miljarder dollar på kontrakt. Marknaden för statliga, lokala och utbildningskontrakt (SLED) tros vara värd 1,5 biljoner dollar. Tillbehör köps från både inhemska och utländska leverantörer. Kontrakt för federal statlig upphandling involverar vanligtvis anslagna medel som spenderas på varor, tjänster och intressen i fast egendom av och för användning av den federala regeringen genom köp eller leasing , oavsett om varorna, tjänsterna eller intressena redan finns eller måste skapas , utvecklat, demonstrerat och utvärderat. Entreprenad mellan federala myndigheter har samma juridiska element som avtal mellan privata parter: ett lagligt syfte, behöriga avtalsparter, ett erbjudande, en acceptans som överensstämmer med villkoren i erbjudandet, ömsesidig skyldighet och motprestation . Emellertid är federal upphandling mycket tyngre reglerad, med förbehåll för mängder av lagar som behandlar federala kontrakt och den federala upphandlingsprocessen, mestadels i avdelningarna 10 (väpnade styrkor), 31 (pengar och finanser), 40 (skydd för miljön) och 41 (Offentliga kontrakt) inom USA:s kod .

Värdet av statlig upphandling

Se även: Top 100 Contractors of the US Federal Government

Se även: Office of Federal Procurement Policy

Under räkenskapsåret 2019 spenderade den amerikanska federala regeringen 597 miljarder dollar på kontrakt. Detta kan jämföras med 442 miljarder USD under räkenskapsåret 2015 och 461 miljarder USD 2016. Federal Procurement Reports tillhandahåller kontraktsdata som kan användas för geografiska, marknadsmässiga och socioekonomiska analyser, såväl som för att mäta och bedöma effekten av förvärvspolitik och förvaltning förbättringar.

Under räkenskapsåret 2010 var de fem främsta avdelningarna efter förpliktade dollar:

• Försvarsdepartementet (365,9 miljarder USD)
• Department of Energy (25,7 miljarder USD)
• Hälsa och mänskliga tjänster (19,0 miljarder USD)
• General Services Administration (17,6 miljarder USD)
• NASA (16,0 miljarder USD).

Top 100 Contractors Report för räkenskapsåret 2009 listar kontrakt på totalt 294,6 miljarder USD, de fem bästa omfattar flyg- och försvarsentreprenörer:

• Lockheed Martin (38,5 miljarder USD)
• Boeing (22,0 miljarder USD)
• Northrop Grumman (19,7 miljarder USD)
• General Dynamics (16,4 miljarder USD)
• Raytheon (16,1 miljarder USD)

Under samma period uppgick småföretagskontrakt till 96,8 miljarder dollar.

Lag

Den federala regeringens befogenhet att ingå kontrakt härrör från den amerikanska konstitutionen , som definierar dess befogenheter. Den federala regeringen agerar genom lagstiftning , fördrag, tillämpningsföreskrifter och utövandet av dessa myndigheter. Den federala regeringens befogenhet att ingå avtal anges inte uttryckligen och specifikt i den amerikanska konstitutionen, men artikel 6 tycks anta den fortsatta vitaliteten av "Engagement" som ingåtts under de föregående Confederation Articles . Kontraktsbefogenheten var och anses dessutom enligt lag vara nödvändigtvis underordnad den federala regeringens utövande av dess övriga befogenheter. Ett tidigt mål i Högsta domstolen , USA mot Thomas Tingey , erkände att USA:s regering har rätt att ingå ett kontrakt. Det är en incident med den allmänna suveränitetsrätten, och Förenta staterna kan, inom sfären av de konstitutionella befogenheter som anförtrotts det och med hjälp av den behöriga avdelningen till vilken dessa befogenheter anförtros, ingå kontrakt som inte är förbjudna enligt lag och lämpliga för ett rättvist utövande av dessa befogenheter. Mängder av författningar tillåter nu också uttryckligen avdelningar och myndigheter att ingå avtal. Den amerikanska kongressen antar lagstiftning som definierar processen och ytterligare lagstiftning som tillhandahåller medlen.

Kontrakt lag

Privata parter som ingår ett kontrakt med varandra (dvs kommersiella kontrakt) har större frihet att upprätta ett brett spektrum av avtalsvillkor genom ömsesidigt samtycke jämfört med en privat part som ingår ett kontrakt med den federala regeringen. Varje privat part företräder sina egna intressen och kan förplikta sig på vilket som helst lagligt sätt. Federala regeringskontrakt tillåter skapandet av avtalsvillkor genom ömsesidigt samtycke från parterna, men många områden som behandlas genom ömsesidigt samtycke i kommersiella kontrakt kontrolleras av lag i federala avtal och kräver lagligt användning av föreskrivna bestämmelser och klausuler. I kommersiella avtal, där en eller båda parter kan företrädas av agenter vars befogenheter kontrolleras av agenturlagen, tillåts agenten vanligtvis ingå ett kontrakt endast med hänvisning till accepterade uppfattningar om kommersiell rimlighet och kanske några unika lagar som gäller . I federala regeringskontrakt krävs den specifika tillsynsmyndigheten för att regeringens agent ska ingå kontraktet, och den agentens förhandlingsmyndighet kontrolleras strikt av lagar och förordningar som återspeglar nationella policyval och tillsynsbegränsningar av federala anställdas rätt att förplikta federala fonder. . I motsats till kommersiella avtal tillåter lagen varje sida att förlita sig på den andras befogenhet att ingå ett bindande avtal på ömsesidigt godtagbara villkor. Verkställande byråer ingår kontrakten och spenderar medlen för att uppnå sina kongressdefinierade uppdrag. När tvister uppstår kan administrativa processer inom myndigheterna lösa dem eller så kan entreprenören överklaga till domstol.

Upphandlingsprocessen för verkställande byråer (till skillnad från lagstiftande eller rättsliga organ) styrs i första hand av Armed Services Procurement Act och Federal Property and Administrative Services Act . För att ta itu med de många regler som införts av kongressen och domstolarna har en förvaltningslagstiftning utvecklats genom Federal Acquisition Regulation . Denna 53-delade förordning definierar upphandlingsprocessen, inklusive särskilda preferensprogram, och inkluderar det specifika språket i många klausuler som är mandat att inkluderas i statliga kontrakt. De flesta byråer har också kompletterande regulatorisk täckning som ingår i vad som kallas FAR-tillägg. Dessa tillägg finns i Code of Federal Regulations (CFR) för respektive byrå. Till exempel, Department of Defense (DOD) FAR Supplement kan hittas på 10 CFR.

Statliga kontrakt styrs av federal common law , en lag som är separat och skild från de lagar som gäller för de flesta företag – Uniform Commercial Code (UCC) och den allmänna avtalslagen. UCC gäller avtal om köp och försäljning av varor och avtal som ger säkerhet i annan egendom än mark. UCC är en lag som antagits av de amerikanska delstaternas lagstiftande församlingar och är generellt enhetlig bland staterna. Den allmänna avtalslagstiftningen, som gäller när UCC inte gör det, är mestadels sedvanlig lag och liknar också i staterna, vars domstolar ser till varandras beslut när det inte finns något prejudikat i staten.

Kontrakt direkt mellan regeringen och dess entreprenörer ("primära kontrakt") regleras av federal common law. Kontrakt mellan huvudentreprenören och dess underleverantörer regleras av avtalsrätten i respektive stat. Skillnader mellan dessa rättsliga ramar kan sätta press på en huvudentreprenör.

USA:s konstitution

Befogenheten att köpa är inte en av de uttryckligen uppräknade befogenheterna som ges till den federala regeringen genom Section 8 i artikel 1 i Förenta staternas konstitution, men domstolar fann att den befogenheten var implicit i den konstitutionella makten att stifta lagar som är nödvändiga och lämpliga för att verkställa dess specifikt beviljade befogenheter, såsom befogenheterna att upprätta postkontor , postvägar , banker , en armé, en flotta eller miliser.

Stadgar

Modell av förvärvsprocessen

Bakom varje federal regeringsförvärv ligger lagstiftning som tillåter det och gav pengar till det. Dessa omfattas normalt av bemyndigande- och anslagslagstiftningen . I allmänhet påverkar denna lagstiftning inte själva förvärvsprocessen, även om anslagsprocessen har använts för att ändra upphandlingslagar, särskilt med Federal Acquisition Reform Act (FARA) och Federal Acquisitions Streamlining Act (FASA). Andra relevanta lagar inkluderar Federal Property and Administrative Services Act från 1949, Armed Services Procurement Act ( ASPA ) och Antideficiency Act .

Antibristlagen

Huvudartikel: Antideficiency Act

USA:s federala skattelagstiftning handlar om kongressens tillsyn av den verkställande grenen, inte huvudsakligen för att få uppdraget fullbordat eller att få en bra affär för regeringen. Skattelagstiftningen hindrar ofta statliga myndigheter från att underteckna avtal som kommersiella enheter skulle underteckna. Därför kan skattelagar begränsa en federal myndighet från det snabbaste, enklaste eller billigaste sättet att utföra sitt uppdrag. Denna konstitutionella tillsyn över användningen av offentliga medel är förknippad med principen om kontroller och avvägningar. En god arbetsrelation och robust kommunikation mellan den verkställande och den lagstiftande grenen är nyckeln till att undvika problem på detta område [ .

Befogenheten inom skattelagstiftningen kommer från Antideficiency Act (ADA), som föreskriver att ingen kan ålägga regeringen att göra betalningar för vilka pengar inte redan har anslagits. ADA förbjuder också regeringen från att ta emot kostnadsfria tjänster utan uttrycklig lagstadgad befogenhet. I synnerhet uppstår en ADA-överträdelse när en federal myndighet använder anslagna medel för ett annat ändamål än vad som anges i anslagslagen som tillhandahöll medlen till byrån. ADA är direkt kopplad till flera andra skattelagar, nämligen Purpose Act och Bona Fide Needs Rule.

  Pengar som anslagits för ett ändamål kan inte användas för ett annat ändamål, enligt Purpose Act ( 31 USC § 1301 ). De årliga DoD-anslagslagen inkluderar cirka 100 olika anslag (kända som "färger på pengar"), och enligt denna regel får drift- och underhållsmedel (O&M) inte användas för att köpa vapen. Även en utgift inom ett anslags skenbara omfattning kan inte tillåtas om det finns ett mer specifikt anslag eller om verket tidigare har gjort ett medelval i strid med den föreslagna användningen av medlen. Till exempel kan O&M-fond användas för att köpa reparationsdelar, men om delarna krävs för att genomföra en större livslängdsförlängning som inte längre är reparation utan utbyte – måste inköpsmedel användas om den totala kostnaden är mer än 250 000 USD (annars känt som tröskeln för annan upphandling, till exempel tröskelvärdet för Other Procurement Army (OPA) eller ett annat upphandlingsanslag är tillgängligt såsom pansarfordonet eller vapenanslag.

En överträdelse av Antideficiency Act kan också inträffa när ett kontrakt använder medel under en period som faller utanför den tidsperiod som medlen är godkända för användning enligt vad som kallas Bona Fide Needs-regeln (31 USC 1502), som föreskriver: "Balansen av ett visst anslag är endast tillgängligt för betalning av utgifter som har uppkommit på ett korrekt sätt under tillgänglighetsperioden eller för att slutföra avtal som vederbörligen ingåtts inom denna period."

Bona Fide Need Rule är en grundläggande princip i anslagslagstiftningen som behandlar tillgängligheten när det gäller tidpunkten för en byrås anslag. 73 Komp. Gen. 77, 79 (1994); 64 Komp. Gen. 410, 414-15 (1985). Regeln slår fast att ett anslag är tillgängligt för förpliktelse endast för att tillgodose ett verkligt eller i god tro behov av den tillgänglighetsperiod för vilken det gjordes. 73 Komp. Gen. 77, 79 (1994). Det gäller alla federala myndigheters aktiviteter som utförs med anslagna medel, inklusive kontrakt, bidrag och samarbetsavtalstransaktioner. 73 Komp. Gen. 77, 78-79 (1994). En myndighets efterlevnad av goda behovsregeln mäts vid den tidpunkt då myndigheten ådrar sig en förpliktelse och beror på syftet med transaktionen och arten av den förpliktelse som ingås. 61 Komp. Gen. 184, 186 (1981) (bona fide behovsbestämning beror på fakta och omständigheter i det särskilda fallet). I bidragssammanhang inträder skyldigheten vid tidpunkten för tilldelningen. 31 Komp. Gen. 608 (1952). Se även 31 USC Sec. 1501(a)(5)(B). Enkelt uttryckt säger denna regel att den verkställande grenen endast får använda nuvarande medel för nuvarande behov – de kan inte köpa föremål som gynnar framtida anslagsperioder (dvs. 1 oktober till 30 september) utan ett specifikt undantag. Nettoresultatet av denna regel är att medel förfaller efter det slutdatum för vilket kongressen har angett deras tillgänglighet. Till exempel upphör en enårsfond den 1 oktober året efter anslagen (dvs. anslag för FY07. (till exempel 1 oktober 2006 till 30 september 2007) löper ut den 1 oktober 2007).

Till exempel kan drift- och underhållsmedel i allmänhet inte användas för att köpa förnödenheter efter den 30 september det år de är avsatta inom med flera undantag – 1) undantaget för avskiljbara tjänster enligt 10 USC 2410 och Office of Management and Budget (OMB) Circular A- 34, Instruktioner om budgetutförande, 2) Undantag för godkänd lagernivå och 3) undantag för lång ledtid. (se https://web.archive.org/web/20041027004108/https://www.safaq.hq.af.mil/contracting/affars/fiscal-law/bona-fide-need.doc ) Statens redovisningskontor (GAO) Principles of Federal Appropriations Law (annan känd som GAO ​​Redbook på http://www.gao.gov/legal.htm ) har en detaljerad diskussion om dessa skattelagsregler som direkt påverkar en federal byrås förmåga att avtal med den privata sektorn.

Upphandlingsintegritetslagen

Procurement Integrity Act (PIA), som infördes efter en treårig FBI- utredning som inleddes 1986, känd som " Operation Ill Wind ", gäller personer som deltar i federala källurval och inkluderar förbud mot att gåvor ges till källvalspersonal, restriktioner för spridning av upphandlingskänslig information och anställningsrestriktioner efter regeringen. Lagen gäller för federala och entreprenörsanställda. Bristande efterlevnad kan leda till straffrättsliga eller civilrättsliga påföljder, annullering av upphandlingen, upphävande av kontrakt, avstängning eller avstängning.

Identiska bud

President Kennedys Executive Order 10936 av den 24 april 1961 krävde att federala myndigheter skulle undersöka och rapportera om identiska anbud som mottagits i samband med upphandling av varor eller tjänster. Det återkallades av president Reagan 1983 genom verkställande order 12430.

Kennedys order speglade oro för att "prevalensen av identiska bud [var] skadliga för ett effektivt fungerande system av konkurrenskraftiga bud" och att "identiska bud [kan] utgöra bevis på förekomsten av konspirationer för att monopolisera eller begränsa handel eller handel". Reagans order hävdade att kravet hade "visat sig ineffektivt" och "förbrukar[d] resurser som kunde användas på ett mer effektivt sätt för att förhindra antitrustöverträdelser ".

FASA

• Federal Acquisition Streamlining Act från 1994 (FASA) Pub. L. nr 103-355, 108 Stat. 3243
• 10 USC § 2323 har ett språk som liknar FASA för Department of Defense (DoD), NASA och kustbevakningen . I denna lagstiftning utvidgade kongressen myndigheten för positiv särbehandling som beviljats ​​DoD genom 10 USC § 2323 till alla myndigheter i den federala regeringen. Se 15 USC § 644 not. Föreskrifter för att genomföra denna auktoritet försenades på grund av beslutet i Adarand Constructors v. Peña , 515 US 200 (1995). Se 60 Fed. Reg. 48 258 (18 september 1995). Se 61 Fed. Reg. 26 042 (23 maj 1996) (föreslagna reformer av positiv särbehandling vid federal upphandling) utgör grunden för bestämmelserna för att implementera denna bestämmelse i FASA. Se 62 Fed. Reg. 25 648 (9 maj 1997) för regeringens svar på kommentarer till förslaget och 62 Fed. Reg. 25 786 (9 maj 1997) (föreslagna regler), 63 Fed. Reg. 35 719 (30 juni 1998) (interimsregler) och 63 Fed. Reg. 36 120 (1 juli 1998) (interimistiska regler), Federal Acquisition Regulation, Reform of Affirmative Action in Federal Procurement som riktar sig till General Services Administration (GSA), NASA och DoD.

Federal Acquisition Regulation

Huvudartikel: Federal Acquisition Regulation

Upphandlingsprocessen är föremål för lagar och regler skild från auktorisations- och anslagsprocessen. Dessa föreskrifter ingår i Code of Federal Regulations ("CFR"), samlingslistan över statliga föreskrifter, som avdelning 48 . Kapitel 1 i avdelning 48 kallas vanligtvis Federal Acquisition Regulation ("FAR"). De återstående kapitlen i avdelning 48 är tillägg till FAR för specifika byråer.

Processen för att utfärda föreskrifter inklusive Federal Acquisition Regulation (FAR) inkluderar publicering av föreslagna regler i det federala registret och mottagande av kommentarer från allmänheten innan förordningen utfärdas. Domstolar behandlar FAR som att de har "lagens kraft och verkan", och avtalsslutande tjänstemän har inte befogenhet att avvika från den. Tillägg till FAR har utfärdats efter samma process och har samma kraft och effekt.

FAR och dess tillägg tillåter en betydande variation från inköp av gem till slagskepp. Entreprenören och entreprenören måste försöka uppnå sina ibland motstridiga mål samtidigt som de följer föreskrifternas krav. Som med alla komplexa dokument (i bokform kräver avdelning 48 i CFR flera hyllor), kan FAR och dess tillägg tolkas olika av olika personer.

Utomeuropeiska leverantörer

Enligt WTO-avtalet om statlig upphandling (GPA) och även vissa frihandelsavtal har USA åtagit sig att se till att upphandlingar som omfattas av GPA öppnas för utländska leverantörer "på ett sätt som är förenligt med ... internationella åtaganden". Vissa avtal ger utländska leverantörer tillgång till marknader för offentlig upphandling och ger ömsesidiga rättigheter för amerikanska leverantörer att få tillgång till utländska statliga kontraktsmöjligheter. President Donald Trumps verkställande order 13788 (18 april 2017) föreskrev en översyn av sådana avtal för att fastställa om några skulle kunna anses undergräva USA:s intressen.

Bytes- eller försäljningsmyndighet

40 USC 181(c) föreskriver att "Vid förvärv av personlig egendom kan varje exekutiv myndighet, enligt bestämmelser som ska föreskrivas av administratören, med förbehåll för bestämmelser som föreskrivs av Administrator for Federal Procurement Policy i enlighet med Office of Federal Procurement Policy Act, byta eller sälja liknande föremål och kan tillämpa bytesersättningen eller försäljningslikviden i sådana fall helt eller delvis betalning för den förvärvade egendomen." Federal Property and Administrative Services Act från 1949 ger byråer allmän befogenhet att sälja federal personlig egendom och använda intäkterna för att ersätta liknande egendom under samma räkenskapsår eller nästa, som en inbyte av begagnad bil.

Lagen om diverse kvitton kräver att medel som tas emot av den amerikanska regeringen måste sättas in på kontot för diverse kvitton hos det amerikanska finansdepartementet om inte ett specifikt undantag godkänts av kongressen. Lagen om diverse kvitton hindrar den verkställande grenen från att finansiera sig själv förutom vad som specifikt godkänts av kongressen. 40 USC 181(c) är således nödvändigt för att säkerställa ett kommando som i huvudsak handlar med eller säljer föremål, ofta informationsteknologi (IT), kan behålla kvitton från inbytet eller försäljningen och tillämpa dem på förvärvet av ersättningsartiklar.

Förvärvsprocessen

I allmänhet börjar federala förvärv med identifiering av ett krav av en specifik federal aktivitet. En grundläggande uppfattning om vad som behövs och problembeskrivningen utarbetas och den erforderliga aktiviteten möter ett anskaffningskommando med en kontraktsansvarig med en lämplig order utfärdad av en specifik anskaffningsverksamhet. En upphandlande byrå har möjlighet att bestämma sina egna behov och den bästa metoden för att tillgodose dem.

Militära förvärv

Översikt över Adaptive Acquisition Framework (AAF)

Militära myndigheters upphandlingar har flera unika aspekter på deras förvärvsprocess jämfört med upphandlingar av icke-militära myndigheter. Den övergripande processen styrs av Adaptive Acquisition Framework som kan användas för att förvärva produkter, tjänster och mjukvara på allt från "brådskande behov" till ett mellanskikt av förvärv till ett större kapacitetsförvärv. Dessa upphandlingsbehov kan tillgodoses av förvärvsprogram, varav ett är ett rekordprogram.

Brådskande behov

GAO tog upp oro under 2011 angående akuta behovs komplexa och okoordinerade förvärvsprocesser, och noterade att

Under de senaste två decennierna har uppfyllandet av akuta behov utvecklats som en uppsättning komplexa processer inom den gemensamma staben , försvarsministerns kontor, var och en av militärtjänsterna och de stridande kommandona för att snabbt utveckla, utrusta och fälta lösningar och kritiska förmågor för krigsfightern. GAO identifierade minst 31 enheter som hanterar akuta behov.

Rekordprogram

Ett rekordprogram är ett upphandlingsprogram som är "en riktad, finansierad insats som tillhandahåller en ny, förbättrad eller fortsatt kapacitet för materiel, vapen eller informationssystem eller tjänst som svar på ett godkänt behov". Ett rekordprogram kräver viss dokumentation (t.ex. Acquisition Program Baseline (APB), förvärvsstrategier, Selected Acquisition Reports (SAR), etc.) och registreras i Future Year's Defense Program (FYDP) eller kan uppdateras från föregående års FYDP. Statliga entreprenörer bjuder för att säkra kontrakt för att uppfylla dessa rekordprogram. Termen "Program of Record" härstammar från att dessa program har registrerats i budgeten som "postpost[er]", därav namnet. Alla upphandlingsprogram är dock inte rekordprogram. Till exempel betraktas inte förvärvsprogram gjorda på basis av "brådskande behov" som registerprogram eftersom de saknar en del av den nödvändiga dokumentationen. Sådana program kan konverteras till registerprogram senare om den dokumentationen är färdig och programmet följer Joint Capabilities Integration and Development System, bland andra krav.

Färdkartan för genomförandet av ett rekordprogram är uppdelad i fem perioder:

Färdkarta för större kapacitetsförvärv

• Materiellösningsanalys (MSA)
• Teknikmognad och riskminskning (TMRR)
• Ingenjörs- och tillverkningsutveckling (EMD)
• Produktion och driftsättning (P&D): detta inkluderar start av låghastighets initial produktion (LRIP), operativ test och utvärdering (OT&E), övergång till fullhastighetsproduktion/full implementering och uppnående av initial operativ förmåga (IOC)
• Operations and Sustainment (O&S): detta inkluderar uppnående av Full Operational Capability (FOC) och fortsätter ut till produktens uttjänta livslängd och bortskaffande

Nyckelpunkter längs färdplanen inkluderar tre stora milstolpar och fyra viktiga beslutspunkter.

Milstolpar:

• Milstolpe A: typiska krav inkluderar att ha ett utkast till Capability Development Document (CDD), genomfört analysen av alternativstudien , motiverat programmets överkomliga och genomförbarhet, identifierat nödvändig teknik, fastställt programmets omfattning, beräknad programkostnad, föreslagit en förvärvsstrategi, utvecklat en teststrategi för att bedöma den förvärvade produkten/tjänsten
• Milstolpe B: tillåter ett program att gå in i utvecklingsfasen för teknik och tillverkning. Inkluderar godkännande av Acquisition Program Baseline (APB)
• Milstolpe C: tillåter ett program att tilldela kontrakt, påbörja produktions- och distributionsfasen och gå in i Low-Rate Initial Product (LRIP)

Beslutspunkter:

• Materielutvecklingsbeslut (MDD): "ingångspunkten" i den stora kapacitetsanskaffningsprocessen; kräver ett Initial Capabilities Document (ICD) eller motsvarande, samt att ha utvecklat studievägledningen och studieplanen för en analys av alternativa (AOA) studie
• CDD-validering: bekräftar de kapacitetskrav som eftersträvas i produkten eller tjänsten som förvärvas
• Utveckling av RFP ( Request for Proposal ) Release Decision Point: säkerställer att det planerade förvärvsprogrammet är överkomligt och genomförbart innan RFP släpps till branschen
• Fullhastighetsbeslut för produktion/full distribution: tillåter ett program att påbörja fullhastighetsproduktion av en produkt eller full distribution av produkten till enheter

Kontraktstjänstemän

Huvudartikel: Contracting Officer

Varje avtalsslutande tjänsteman (CO) har en specifik fullmakt som anger de villkor under vilka de är tillåtna att engagera sig i federala kontrakt som en agent för regeringen. En upphandlande tjänstemans befogenhet att ingå avtal för regeringens räkning framgår av en offentlig handling (ett förordnandebevis, tidigare kallat "order") som en person som har att göra med den upphandlande tjänstemannen kan granska. CO har inte befogenhet att agera utanför denna garanti eller att avvika från de lagar och förordningar som kontrollerar federala regeringskontrakt. Den privata avtalsparten anses känna till begränsningarna för CO:s befogenhet, även om CO inte gör det. Detta gör avtal med USA till en mer strukturerad och begränsad process än en kommersiell.

Såvida det inte är specifikt förbjudet av en annan lagbestämmelse, ligger en byrås befogenhet att ingå avtal hos byråchefen, till exempel flygvapnets sekreterare eller administratören, National Aeronautics and Space Administration . Byråchefer delegerar sin befogenhet till avtalsslutande tjänstemän, som antingen innehar sin befogenhet i kraft av sin position eller måste utses i enlighet med förfaranden som anges i Federal Acquisition Regulation. Endast avtalsslutande tjänstemän får underteckna statliga kontrakt på regeringens vägnar. En upphandlande tjänsteman har endast den befogenhet som delegerats enligt lag och myndighetsförfaranden.

Till skillnad från i kommersiell entreprenad finns det ingen doktrin om uppenbar auktoritet tillämplig på regeringen. Varje åtgärd som vidtas av en upphandlande tjänsteman som överskrider deras faktiska delegerade befogenhet är inte bindande för regeringen, även om både den avtalsslutande tjänstemannen och entreprenören önskar åtgärden och åtgärden gynnar regeringen. Entreprenören förutsätts känna till omfattningen av den upphandlande tjänstemannens befogenhet och kan inte förlita sig på någon åtgärd från den upphandlande tjänstemannen när den överskrider deras befogenheter.

Kontraktstjänstemän assisteras i sina uppgifter av kontraktsansvariga representanter (COR) och kontraktsansvariga tekniska representanter (COTRs), som vanligtvis inte har befogenheter som en avtalsslutande tjänsteman.

Planera

Entreprenören och interna avdelningar/slutanvändare genomför helst en planeringsövning innan upphandlingen påbörjas. Förvärvsplanering beskrivs i FAR Part 7, Acquisition Planning , och i byråtillägg till FAR, till exempel, Defence FAR Supplement (DFARS) 207, Acquisition Planning och den amerikanska arméns tilläggsförordning, AFARS Part 7, Acquisition Planning.

Förvärvsplanering är ofta beroende av omständigheterna. Till exempel, under andra världskriget , var kvantiteten nyckeln. Liksom i inbördeskriget , uppnådde USA segern till stor del tack vare den industriella basen i de nordliga staterna. Ett utmattningskrig kräver enorma mängder material, men inte nödvändigtvis av hög kvalitet. Under det kalla kriget var kvalitet nyckeln. USA kanske inte hade lika många utrustningar som deras motståndare, men den utrustningen skulle kunna vara mer effektiv, effektiv eller dödlig och uppväga oppositionens numeriska fördel. Idag behöver militären utrustning som fungerar där den behövs, är pålitlig, har en hög grad av underhållsbarhet , har långsiktig tillförlitlighet, är smidig och mångsidig och syftar till att undvika val av utrustning som kan resultera i politisk debatt och partipolitiskt.

Som en del av förvärvsplaneringsprocessen måste regeringen ta itu med sin köpkraftseffekt. Många statliga förvärvskommandon skriver förvärv enbart baserat på slumpmässiga förvärvsstrategier som främst är inriktade på att undvika budprotester. Därför är det nödvändigt att betona konkurrensen och förstå förvärvet ur entreprenörens synvinkel; Regeringsförvärvskommandon bör fråga vad som ska uppnås och om programmet verkligen är i regeringens bästa intresse eller inte, specificera behov på ett sätt som är utformat för att uppnå full och öppen konkurrens och inbegripa restriktiva krav "endast i den mån de är nödvändiga för att tillgodose myndighetens legitima behov”.

Många federala förvärv är påskyndade på grund av dålig tidshantering. I dessa fall är tendensen att utfärda ett kontrakt med ensam källa till kända leverantörer även om FAR Part 6 specifikt förbjuder enskild leverantörskontrakt när det beror på bristande avancerad planering. Det finns också en hög kostnadspremie som läggs till kostnaden för ett förvärv när en köpare vill att en leverantör/leverantör ska skynda sig att utföra ett kontrakt eller skjuta sitt kontrakt till spetsen för allt annat arbete som entreprenören/leverantören utför. Det brukar sägas att "vill man det illa så får man det illa". Följaktligen ger dålig förvärvsplanering i allmänhet dåliga och oförsvarliga förvärvsresultat. Därför är det viktigt att förstå de tidsresurser som krävs för att korrekt planera och genomföra ett federalt förvärv: i allmänhet kräver förvärvet av måttliga till komplexa krav minst 120 dagar.

Förbereder ett förslag

Ofta innehåller entreprenörsförslag som svar på en begäran om förslag (RFP) en exakt kopia av RFP:s arbetsbeskrivning . En anbudsgivares svar indikerar vanligtvis deras tillvägagångssätt för att utföra redogörelsen för arbetet, deras inställning till att hantera programmet eller projektet och exempel på tidigare prestationer på projekt som liknar storlek, omfattning och komplexitet.

Ansvariga budgivare och lyhörda bud

Potentiella leverantörer som svarar på offertförslag kan karakteriseras som "ansvariga" och/eller "lyhörda". En "ansvarig anbudsgivare" är en som är kvalificerad eller kapabel att uppfylla de krav som regeringen ställer i sin anbudsinfordran eller RFP. Kate Manuel noterar att konceptet med ansvar från en budgivare "har varit den federala regeringens politik sedan dess tidigaste dagar". James F. Nagle beskriver i sin History of Government Contracting hur Robert Morris tilldelade kontrakt till den lägsta kvalificerade ansvariga anbudsgivaren i kontraktering för den amerikanska armén under revolutionskriget .

En "lyhörd anbudsgivare" är en som lämnar ett "lyhörd anbud", ett som, om det accepteras av regeringen som det lämnats in, kommer att förplikta entreprenören att utföra exakt det som efterfrågas i uppmaningen. FAR 14.301 säger:

För att komma i fråga för tilldelning måste ett bud i allt väsentligt överensstämma med anbudsinbjudan. Sådan efterlevnad gör det möjligt för anbudsgivare att stå på lika villkor och upprätthålla integriteten hos det förseglade anbudssystemet . Government Accountability Office (GAO) har observerat att "lyhördheten bestäms vid tidpunkten för anbudsöppningen från framsidan av buddokumenten", och att "om inte något på framsidan av budet, eller specifikt en del av det, begränsar, minskar eller ändrar budgivarens skyldighet att utföra i enlighet med villkoren i uppmaningen, budet är lyhört". Vidare, "det erforderliga åtagandet till villkoren i inbjudan behöver inte göras på det exakta sätt som anges i uppmaningen; allt som krävs är att budgivaren, på något sätt, förbinder sig att uppfylla uppmaningens materiella krav". I allmänhet innebär att en anbudsgivares underlåtenhet att inkludera färdiga standardrepresentationer och certifieringar inte gör att budet inte svarar eftersom det inte påverkar budgivarens väsentliga skyldigheter.

Utvärdering

Utvärderares poäng straffar förslag som innehåller "ludd" eller generisk information som inte direkt hänför sig till detaljerna i värvningen, dvs. regeringens behov, källvalsfaktorer och arbetsförklaring eller prestationsspecifikation. Den föreslagna verksamheten ansvarar för att se till att den lämnar in ett välskrivet förslag med tillräcklig information logiskt arrangerad för att visa överensstämmelse med angivna myndighetskrav och möjliggöra meningsfull byrågranskning: byrån är inte skyldig att sammanställa information för att hitta efterlevnad om detta har inte presenterats för myndigheten på ett sammanhängande sätt. Diagram och annan infografik kan hjälpa ett förslag: exempel inkluderar ett sexradigt diagram över de mest övertygande meriter för entreprenörens nyckelpersonal, eller inklusive en bild av en uniformerad säkerhetsvakt på sidorna som beskriver entreprenörens uniformer. Professionella förslagsskribenter har ofta erfarenhet av grafisk design.

Ett förslag kan bli för långt, vilket får regeringens källvalsmyndighet att skumma över det. Regeringens källurvalsteam kanske inte vill lägga mycket tid på valet av förvärvskälla. Det är också möjligt för leverantörer att lägga in för mycket information i förslag som inte går till kärnan i förvärvet, särskilt information som inte är relaterad till källurvalskriterierna samt arbetsförklaringen.

För enkla förvärv har statliga källvalsmyndigheter reagerat positivt på förslag som betonar erfarenhet av det specifika kravet på att regeringen söker källa och information om hur en produkt eller tjänst kommer att möta regeringens behov enligt källvalsfaktorerna och arbetsförklaringen.

Entreprenörer måste också vara medvetna om huruvida priset är viktigare än icke-prisfaktorer. Om priset är viktigare än icke-prisfaktorer kommer det tekniskt acceptabla (LPTA)-förslaget till lägst pris att väljas med tanke på källurvalsfaktorerna och kraven på arbetsbeskrivningen. FAR 15.101-2(a) identifierar LPTA som "lämpligt ... när regeringen "förväntar sig" att den kan uppnå det bästa värdet genom att välja det förslag som är tekniskt acceptabelt och erbjuder det lägsta utvärderade priset". Om värvningen indikerar att kravet är det bästa värdet, måste en entreprenör utarbeta sitt förslag för att betona hur deras föreslagna tekniska lösning kommer att möta varje krav och källavalsfaktor.

För mer komplexa förvärv kommer källvalsmyndigheter att vara intresserade av hur entreprenören kommer att producera tjänste- eller icke-serviceleveranser. Personalplaner, metodik att ta fram, tidigare erfarenheter, ISO-certifieringar och annan information som visar att risker för statligt förvärv har identifierats och mildrats bör betygsättas högre än andra förslag som inte visar sådan information. Det är dock viktigt att förslaget först och främst tar upp värvningens arbetsutlåtande eller tekniska specifikationer och källvalsfaktorer.

Entreprenörer måste också vara medvetna om avtalsklausulerna i kontraktet för att inkludera krav på specifika standarder som inte direkt hänför sig till de aktuella leveranserna för att inkludera krav på uttag av småföretag eller minoriteter, Davis-Bacon (i huvudsak måste den lokala fackliga arbetskraften vara används), specifika redovisningsstandarder, specifika certifieringar etc.

En mängd olika faktorer kan påverka kontraktsprocessen och avtalsklausulerna som används i ett federalt förvärv, inklusive:

• Kostnad: Det finns ett antal kostnadströsklar som utlöser ökande grad av komplexitet i förvärvsprocessen. Dessa trösklar inkluderar tröskeln för mikroköp, tröskeln för förenklat förvärv och tröskeln för kommersiella varor. Tröskeln för mikroköp, från och med augusti 2007, är i allmänhet 3 000 USD, med något undantag. Inga konkurrens- eller publiceringskrav är obligatoriska för mikroköp; I allmänhet kan Government Commercial Purchase Card (GCPC) användas för dessa inköp enligt FAR Part 13. Från 3 000 USD till 100 000 USD kan myndigheter använda sig av förenklade förvärvsförfaranden under FAR Part 13. Allmänna köpavtal, grundläggande beställningsavtal eller andra kontrakt kan tilldelas enligt förenklade förfaranden som gör det möjligt att beställa varor eller tjänster till ett förutbestämt rättvist och rimligt pris. Den förenklade anskaffningströskeln kan höjas i situationer som specificeras i FAR Del 13, inklusive utländska beredskapsoperationer (till exempel militära operationer) och under nukleära/biologiska/radiologiska katastrofer upp till de gränser som beskrivs i FAR Del 2, Definitioner. FAR Part 13 förenklade förvärvsförfaranden kan användas upp till 5 000 000 USD (11 miljoner USD under specificerade undantag) under ett testprogram där kongressen fortsätter att auktorisera för förvärv av kommersiella föremål enligt FAR Subpart 13.5, Testprogram för vissa kommersiella föremål. Föremål måste kvalificera sig som ett kommersiellt föremål enligt definitionen av FAR del 2 och stödjas av marknadsundersökningar som specificeras i FAR del 10.
• Typ av förvärv (FAR del 16, Typer av kontrakt): Det finns två huvudtyper av kontrakt – fast pris och kostnadsersättning. Vid beslut om vilken typ som ska användas är en avtalsansvarigs identifiering av risk nyckeln. Ett mycket välkänt krav, t.ex. för kommersiella produkter från hyllan (COTS) (där ingen FoU skulle behövas och det inte finns några höga riskaspekter) skulle bäst förvärvas med ett fastpriskontrakt, där ett pris är fast och inkluderar entreprenörens vinst; all risk för kostnadsöverskridande överförs till entreprenören. Ett högre risk, mer okänt krav är mer lämpat för entreprenader av kostnadsersättningstyp, där entreprenören får ersättning för alla kostnader och får en avgift över det beloppet. I detta arrangemang läggs risken för kostnadsöverskridande huvudsakligen på regeringen.
• Köpmönster: Om en byrå har ett fortsatt behov av ett krav under en tidsperiod kan ett fordon som tillåter flera beställningar vara fördelaktigt. Till exempel kan ett ramavtal för inköp (BPA) eller ett grundläggande beställningsavtal (BOA) som beskrivs i FAR del 13 användas, vilket möjliggör upprepade köp till förutbestämda rättvisa och rimliga priser. Över det förenklade anskaffningströskeln kan ett kontrakt för obestämd leverans, obestämd kvantitet ( IDIQ ) utföras, som beskrivs i FAR del 16.5.
• Tillgänglighet för befintliga kontraktsfordon: Byråer får använda befintliga BPA:er eller BOA:er, förutsatt att användningen ligger inom avtalets allmänna räckvidd. Till exempel kan en byrå använda sig av Federal Supply Schedules som beskrivs i FAR Subpart 8.4. Scheman som erbjuds av General Services Administration (GSA) tillhandahåller ett antal förkonkurrerade kontraktsfordon som ger en omedelbar möjlighet att få varor eller tjänster utan att gå igenom hela kontraktsprocessen.
• Obligatoriska källor: FAR del 8 diskuterar obligatorisk användning av vissa källor för att skaffa vissa typer av varor och tjänster. Dessa källor inkluderar Federal Prison Industries , olika leverantörer som anställer blinda och funktionshindrade personer och Federal Supply Schedules. Vissa artiklar kan inte köpas av de flesta byråer, såsom passagerarmotorfordon; alla passagerarmotorfordon måste köpas av GSA, såvida inte dispens erhålls. Detta beror delvis på kongressens restriktioner för användningen av anslagna medel för att köpa fordon och den särskilda auktoritet som GSA har som federala regeringens motorpoolschef.
• Småföretag och socioekonomiska frågor: avtal med småföretag och företag som påverkas av vissa socioekonomiska faktorer kräver en mycket komplex delmängd av statlig reglering som beskrivs i FAR-delarna 19 och 26.
• Andra krav gäller ofta för förvärv beroende på omständigheterna. Dessa kan inkludera de som listas i FAR Part 36, Construction and Architect-Engineer Contracts; FAR del 41, Förvärv av allmännyttiga tjänster; och FAR del 37, Tjänstekontrakt. Utanför ett specificerat undantag måste förvärv som har en kostnad över den förenklade förvärvströskeln eller den särskilda behörigheten enligt FAR kapitel 13.5 utföras med den process som specificeras under FAR del 14, Förseglad budgivning, eller FAR del 15, Kontraktering genom förhandling.
• Arbetsbelastning för statens entreprenadkontor och kräver aktivitet. Val av kontraktsfordon (främst obestämd varaktighet, obestämd kvantitet (IDIQ) kontra fristående "C"-kontrakt), marknadsundersökningar, konkurrens, användning av prestationsincitament (eller inte), användning av intjänat värderat ledningssystem (EVMS), kontraktslängd, antal av optionsperioder, förenkling av källurvalsstrategi och utvärderingsfaktorer, ouppmärksamhet på fina förvärvsdetaljer såsom med avseende på tekniska datarättigheter, paketering av kontraktskrav till större kontraktsfordon och andra beslut som har en direkt inverkan på förvärvsresultat inklusive kostnad är ofta drivs av entreprenadarbete och krävande aktiviteter. Kombination av krav för att minska entreprenadåtgärder i synnerhet minskar entreprenadarbetet men skapar med nödvändighet ökade risker och andra oönskade effekter för att inkludera minskning av potentiella leverantörer som direkt utför arbetet i fråga (och därigenom ökar underentreprenad och minskar specifik erfarenhet av särskilda kategorier av arbete av huvudentreprenörer ). Överbundning minskar också konkurrensen genom att minska antalet leverantörer som är villiga att ta ansvar som en främsta integratör över områden som inte ingår i deras kärnverksamhet. Vid någon tidpunkt reducerar buntning leverantörsbasen till så kallade prime-integratörer som gör lite eller inget av arbetet i huset.

En förvärvsplan kan ha flera delar som anges i FAR 7.105; beroende på den uppskattade kostnaden för förvärvet inkluderar dessa element:

• Behovsbeskrivning och bakgrund
• Tillämpliga villkor
• Kosta
• Livscykelkostnader om tillämpligt
• Förmåga eller prestanda
• Leverans- eller prestandakrav
• Avvägningar – förväntade konsekvenser av avvägningar mellan kostnader, kapacitet och tidsplan
• Milstolpediagram som visar förvärvsmål
• Handlingsplan
• Potentiella källor
• Tävlingsplan – om fullständig och öppen konkurrens används, och om inte, motivering
• Urvalsförfaranden för källa
• Förvärvsöverväganden
• Potentiell statlig information, utrustning eller tjänster
• Säkerhets- och/eller kraftskyddsöverväganden
• Budgetering och finansiering
• Produkt- eller tjänstebeskrivning
• Logistiska överväganden
• Miljöhänsyn
• Avtalsadministrativa frågor
• Deltagare i utarbetande av förvärvsplaner (inklusive källurvalskommitté)

Under planeringen av ett förvärv beslutas flera nyckelaspekter av insatsen, inklusive:

• Graden av konkurrens som krävs enligt FAR Del 6, Konkurrenskrav (dvs. fullständig och öppen konkurrens, fullständig och öppen konkurrens efter uteslutning av källor, eller annat än fullständig och öppen konkurrens, även kallad "ensamkälla")
• Publiceringskrav för förvärvet (FAR del 5, Publicering av kontraktsåtgärder)
• Förberedelse av SOW/PWS – ett dokument som anger "vem, vad, när, var, hur" i kontraktet; det måste vara tillräckligt specifikt för att entreprenören ska kunna prissätta kravet på ett adekvat sätt och vara verkställbart i domstol. Mätbara resultat ska tydligt anges.
• Erforderligt belopp och typ av finansiering för det föreslagna förvärvet
• Struktur för kontraktsradnummer (CLIN): detta är vanligtvis i avsnitt B i ett utfärdat kontrakt som är konstruerat i det enhetliga kontraktsformatet. CLIN-schemat är vad budgivaren prissätter i sitt erbjudande/förslag. Det är ofta fördelaktigt att konstruera ett CLIN-schema som matchar en kontur av arbetsförklaringen. Underlåtenhet att korrekt strukturera CLIN-strukturen efter innehållet i en arbetsförklaring kan leda till en oförmåga att avgöra hur mycket en entreprenör ska betalas eller straffas om prestationsproblem uppstår.
• Urvalskriterier för källor (SSC): Urvalskriterier för källor "1) Representerar nyckelområden av betydelse och betoning som ska beaktas i beslutet om val av källa; och (2) Stödja meningsfull jämförelse och diskriminering mellan och bland konkurrerande förslag." (FAR 15.304, Utvärderingsfaktorer och signifikanta delfaktorer).
• Oberoende statlig kostnadsberäkning
• Marknadsundersökningar: Marknadsundersökningar är en kritisk del av kunskapsbaserade förvärv. Informationsdrivet och informerat beslutsfattande kräver fullständig information för att genomföra framgångsrika förvärv. FAR Part 10, Market Research, ger vägledning om processen för marknadsundersökningar och dess roll i federala förvärv. Effektiv marknadsundersökning hjälper regeringen att förstå branschterminologin och de grundläggande begreppen för den önskade tjänsten eller utrustningen, och identifiera potentiella entreprenörer som kan tillhandahålla föremålet. och dbestämma den korrekta omfattningen av kravet för att bäst passa leverantörsbasen. Brist på adekvat marknadsundersökning resulterar ofta i kontrakt som inte uppfyller kundens förväntningar.
• Förvärvsrisker: Risk vid entreprenad delas in i tre kategorier – tidsplanerisk, prestationsrisk och kostnadsrisk. Risker för förvärvet, inklusive negativa tidigare erfarenheter, måste identifieras och begränsningsåtgärder och riskfördelning mellan regeringen och en potentiell leverantör måste fastställas.
• Offentligt tillhandahållen utrustning, resurser, stöd eller information: Ofta måste regeringen tillhandahålla utrustning, logistikstöd, information och många andra föremål som är avgörande för att ett kontrakt ska kunna genomföras. Om det finns proprietär information i den potentiella statliga tillhandahållna informationen (GFI) måste åtgärder vidtas för att undvika brott mot tillämpliga regler.

Avskalade komponenter

1. Arbetsförklaring: Levererbar lista med prestanda och objektiva specifikationer om inte ett serviceavtal (inga varumärken förutom som ett exempel)

• Mätbara resultatleveranser i ett servicekontrakt
• Konstruktion eller arkitektur och ingenjörskonst (A&E) (FAR del 36)
• Schema/milstolpar (ingår i arbetsbeskrivningen)

2. CLINS överensstämde tätt med arbetsförklaringens struktur/kontur

3. Urvalskriterier för källa

Risk

Entreprenad handlar om riskfördelning och att minimera risker för att inkludera kostnader, schema och prestanda. Ju vagare uppdragsbeskrivningen är, desto större risk tar regeringen.

• Risk ur programchefens, kontrakterande och investerares perspektiv:

Risk. Ett mått på oförmågan att uppnå programmål inom definierade kostnads- och tidsplansbegränsningar. Risk är förknippad med alla aspekter av programmet, till exempel hot, teknik, designprocesser, Work breakdown structure (WBS) element, etc. Den har två komponenter, sannolikheten att misslyckas med att uppnå ett visst resultat, och konsekvenserna av att misslyckas för att uppnå det resultatet.

• Risk från en advokats synvinkel:

Beskriver detta kontrakt på ett adekvat sätt allt väsentligt arbete/förväntningar, finns det ett schema och är det verkställbart? Vilka är våra botemedel, om några?

Krävande aktiviteter och ofta kontrakterande tjänstemän vill få ett förvärv på kontrakt så snabbt som möjligt; ibland för snabbt. Därför måste kontraktsansvariga och förvärvsadvokater ofta noggrant granska det övergripande förvärvet för att identifiera risker för kostnader, schema och prestanda och rekommendera begränsningsåtgärder för att minska dessa riskområden.

• Risk ur en investerares perspektiv:

Vad är min förväntade utdelning? Ju större förväntad utdelning, desto större risk, och vice versa. En investerare som är aktieägare i ett entreprenadföretag kommer att försöka balansera den förväntade utdelningen med tillhörande risk, och han får incitament att söka en stor utdelning, så länge risken är acceptabel. Detta perspektiv är unikt i den meningen att risk representerar både möjlighet och fara för investeraren, medan den endast representerar fara för programledaren och advokaten.

Det finns med andra ord en felaktig uppfattning om risken mellan programchefen, advokaten och investeraren. Det är i slutändan investeraren som äger kontraktsföretaget, och denna felaktighet kommer att ha en effekt på investerarens beteende och aktiens prestanda.

Krav på överbuntning

Kostnads-, schema- och prestationsrisk kan ökas genom att ett krav överkombineras i en enda förvärvsövning. Överpaketering torkar upp den möjliga leverantörsbasen som annars skulle kunna konkurrera om ett krav. Därför är det viktigt att en utvärdering av potentiella leverantörer som kan konkurrera om den övergripande arbetsbeskrivningen/leveranserna görs. Denna analys kommer ofta att kräva att ett krav delas upp i olika komponenter. Kombinationen av ett krav har också en skadlig effekt på SSC:erna och CLIN-strukturen, vilket gör det svårt att använda i källval, prisutvärdering och kontraktsadministration. Norra Missouris kongressledamot Sam Graves presenterade ett utkast till lagstiftning 2014 som syftade till att åtgärda några av bristerna med alltför buntade kontrakt.

Överpaketerade krav lider ofta av mycket vaga krav och arbetsuppgifter, särskilt i tjänstekontrakt. I servicekontrakt prissätts CLIN-strukturen per person och timme snarare än på själva servicearbetets leveranser. Regeringens eller entreprenörens förmåga att förbereda kostnads- eller prisuppskattningar för vaga arbetsuppgifter är starkt begränsad; Därför kommer regeringen att förhandla fram en arbetsgrad, antal personer och individuella kvalifikationer för det givna kravet som är det enda möjliga sättet att få en uppfattning om kostnaden. Användning av prissättning per person/timme för tjänster är dock en dålig upphandlingspraxis eftersom regeringen behåller praktiskt taget alla prestanda, kostnader och tidsplanerisker givet att entreprenören har utfört fullt ut enligt CLIN-utlåtandet när de tillhandahåller det kvalificerade organet, snarare än att tillhandahålla behövs service. Man skulle kunna hävda att ett CLIN-uttalande som överbuntar arbete i till och med ett välskrivet arbetsutlåtande och prissätter arbetet per person/timme med begränsningar för antalet personer och typer av kvalifikationer som entreprenören kan använda står i motsats till arbetet. uttalande med tanke på hur regeringen har bett entreprenören att prissätta kontraktet har inget samband med själva arbetet och regeringen instruerar entreprenören om hur kravet ska utföras - vilket stör entreprenörens prestationer och ett tecken på ett förhållande mellan anställd och arbetsgivare snarare än ett självständigt avtalsförhållande. Dessutom betalar CLIN-strukturen, som priser per person eller per timme, i allmänhet för sådana personer på årsbasis snarare än bara för tjänsten på en à la carte-basis eller vid behov, vilket driver upp kostnaderna i många fall. Prissättning per person eller per timme är ett tecken på att ett kontrakt sannolikt också kvalificerar sig som ett personligt serviceavtal enligt FAR Part 37 – tekniskt sett bryter mot andemeningen, om inte bokstaven, i klassificeringslagen och FAR Part 37 utom i specifika omständigheter och med specifika beslut och fynd.

Användning av prime integrators i överpaketerade kontrakt har ibland lett till dåliga resultat i ett antal större systemförvärv. Till exempel, vad skulle hända om säg att den amerikanska flottan gick för långt i att låta entreprenörer göra val som är ekonomiskt vettiga i det specifika förvärvet men lägger till kostnader för den totala flottan? Exempel är en utmärkt integratör som får en bra affär på ett specifikt radarsystem som inte används i något annat fartygssystem – gör det här specifika köpet billigare men totalt sett kostar detta flottan mycket pengar på grund av bristen på interoperabilitet som driver ett behov att stå upp träningsskolor, försörjningssystem, personalökning m.m.

Överpaketering gör det enkelt för entreprenader, men ger många gånger, särskilt för komplexa förvärv, inte de resultat som förväntas av kunden eller krigskämpen för komplexa förvärv, särskilt förvärv som förvärvsledningen i fråga har liten erfarenhet av eller har en betydande tur. över av personal under förvärvets livstid.

Småföretagsförvärv har obligatoriska restriktioner för överbundning. För förvärv av icke småföretag gäller dock inte samma regler.

Exempel på hur överpaketering orsakar stora problem (permutationer och utvärdering av totalpris vid val av källa): Låt oss säga att en krävande aktivitet vill få pollingtjänster. Förvärvsplanering visar att det finns fem undersökningar i tio olika regioner. Det visar sig dock att regeringen bara kommer att beställa en av de fem omröstningarna i några reella siffror och just den enkäten är mycket dyrare i faktisk kostnad än de andra fyra. Om ett viktningsschema inte tillämpas på detta buntade krav, kan en leverantör göra de fyra lättbeställda omröstningarna mycket billiga i sitt erbjudande och högvolymundersökningen mycket dyr, baserat på deras kunskap om regeringens beställningsmönster vid tidigare förvärv. Sålunda skulle det totala priset för ett bud när varje omröstning läggs samman för att komma fram till ett totalpris (används vid val av källa) se attraktivt ut, men i praktiken kommer regeringen att bränna igenom sin budget mycket snabbt givet den stora majoriteten av de faktiskt beställda omröstningarna är extremt dyra (även om den faktiska kostnaden för den mest beställda omröstningen är mycket mindre än vad som fanns i erbjudandet). För att undvika huvudvärken med ett viktningsschema bör alla fem omröstningar brytas isär och kontrakteras för separat så att de kan bedömas utifrån sina meriter. Detta är ett exempel på vad som ofta görs på stora kontrakt med obestämd varaktighet, obestämd kvantitet (IDIQ) och förklarar varför vissa förvärv är fruktansvärt dyra och kräver ytterligare finansiering för att uppnå målen för den aktuella aktiviteten.

Arbetsbeskrivning

Huvudartikel: Arbetsbeskrivning

Arbetsförklaringen (SOW) är ett formellt dokument som skickas in tillsammans med begäran om förslag (RFP ) till en leverantör som definierar arbetet som ska utföras, platsen för arbetet, leveranstidplanen, tillämpliga prestationsstandarder, eventuella särskilda krav ( t.ex. säkerhetstillstånd, resor och specialkunskaper) och prestationsperioden.

Val av källa

Urval av källa hänvisar till processen för att utvärdera entreprenörsförslag eller offerter som lämnats in som svar på en begäran om förslag (RFP) eller offertförfrågan (RFQ) baserat på kontraktsförfrågan. Urval av källa styrs av vilka instruktioner till anbudsgivare som ingår i kontraktsförfrågan (t.ex. FAR 52.212-2 med det skräddarsydda språket som anger vilka kriterier för urval av källor är, viktning, etc.).

Efter att den krävande aktiviteten har skrivit sin SOW/PWS, räknat ut källvalsmetod, sedan valt faktorer och delfaktorer, sedan räknat ut viktning av icke kostnads-/prisfaktorer, sedan förstått konsekvenserna av ovanstående, skriver de en källvalsplan (SSP) . En SSP ger instruktioner till en källurvalskommitté om hur varje förslag ska utvärderas. Domstolar kommer att skjuta till källvalskommitténs affärsbedömning, så fakta måste inkluderas för att basera ett beslut på; Urvalskommittén för källor får inte vara godtycklig eller sakna fakta i protokollet för sina resultat.

I slutändan är riskbedömning där ett källurvalsteam vill vara. Det är det som används för att fastställa svagheter, betydande svagheter och brister, som informeras om misslyckade anbudsgivare. Att göra kopplingen mellan riskbedömning/källvalskriterier/faktorer och anbudsförslag är vad källval handlar om

Processen som används för val av källa kan väljas från FAR Parts 13, Simplified Acquisition , 14, Sealed Budding eller 15, Contracting by Negotiation.

Entreprenörer som konkurrerar om ett statligt krav har en möjlighet att begära förtydligande eller ändring av en arbetsförklaring eller uppmaning. Begäran om förtydligande måste göras relativt tidigt i förvärvsprocessen, helst så nära publiceringen av en uppmaning, RFQ, RFP eller annan publikation. Ofta kommer avtalstjänstemän att gå med på sådana förtydliganden om en entreprenörs begäran är väl motiverad.

Nyckelprinciper för val av källa:

• Berätta för dem på vilken grund du kommer att tilldela det (priskriterier) (berätta för dem)
• Belöna det baserat på vad du sa att du skulle ge det baserat på (gör vad du sa att du skulle göra)
• Dokumentera vad du gjorde. (Berätta för dem att du gjorde som du sa att du skulle göra i första hand) Mer är bättre så länge det är vettigt.
• Om diskussioner hålls, läs först budprotesterna om diskussioner för att se till att du förstår hur man gör.
• Formulering av ett konkurrensutsatt intervall, definierat i FAR 15.306(c)(1) som innefattande "alla de högst rankade förslagen", ett verktyg som kan göra det möjligt att eliminera icke-konkurrenskraftiga förslag från vidare övervägande.

FAR 15.209 anger att om regeringen avser att tilldela tilldelning efter utbyte med anbudsgivare efter mottagande av förslag, måste vederbörlig underrättelse ges om avsikten att "föra diskussioner med anbudsgivare vars förslag har fastställts ligga inom konkurrensområdet". Anmälningsprocedurer vid 15.503(a) och debriefingprocedurer enligt FAR 15.305(c)(4) till FAR 15.306(c) måste följas med avseende på erbjudanden som utesluts från konkurrensutbudet. Om ett konkurrenskraftigt sortiment används måste COs skicka meddelanden om förhandstilldelning till anbudsgivare som på så sätt utesluts. En byrå som går in i diskussioner måste ge "meningsfulla diskussioner".

Om FAR Part 15 används måste det finnas en förslagsutvärdering enligt FAR 15.305 för att inkludera en "rättvis och rimlig" prisbestämning enligt FAR 15.305(a)(1), en tidigare prestationsutvärdering enligt FAR 15.305(a)(2) och en teknisk utvärdering enligt FAR 15.305(a)(3).

För varje faktorbetyg, identifiera varje leverantörs viktigaste styrkor, osäkerheter och brister i förslaget och förklara sedan hur styrkorna, osäkerheterna och bristerna resulterade i det betyget. Fokusera specifikt på de faktorer och underfaktorer som specifikt anges i uppmaningen/instruktionerna till budgivare. Använd inte outtalade kriterier för val av källa för att välja det vinnande erbjudandet.

Diskutera de diskriminatorer som gör en anbudsgivare bättre än en annan utifrån urvalskriterierna. Var så detaljerad och fokuserad på diskriminatorer som resultaten av källval tillåter. Om något inte var en diskriminator så säg det och ange även varför det inte var det. Om styrkan inte hade någon betydelse för anbudsgivarens betyg, ange det.

Ta itu med effekten av tidigare resultat på beslutet; kom ihåg att inga tidigare resultat klassificeras som NEUTRAL!!

En utarbetare av beslutsunderlaget för källval ska visa källvalsmyndighetens tankeprocess och skälen bakom den jämförande analysen. Använd en tanke-/avsiktsförklaring från källvalsmyndigheten (SSA). Till exempel: Jag valde; Jag trodde; Jag bestämde mig; Jag recenserade; etc.

Källval kan inte jämföra anbuden mot varandra, endast mot tilldelningskriterierna.

Lägg lite tid på sammanfattningen för att göra den korrekt eftersom den är väldigt viktig. Det är tänkt att mycket snabbt sätta ord på de bästa av de nyckeldiskriminatorer som används av SSA för att fatta sitt beslut.

Fokusera inte diskussionen på endast en anbudsgivare. SSDD (Source Selection Decision Document) jämför bedömningar av den framgångsrika budgivaren med de andra. Om det finns ett stort antal anbudsgivare kan den detaljerade diskussionen begränsas till de högst rankade anbudsgivarna. En lätt diskussion om lägre rankade leverantörer behövs när ett konkurrenskraftigt utbud inte är etablerat.

Använd inte betyg med motstridiga stödspråk, som ett "icke detaljerat" betygsatt "utmärkt". Undersök betyg noga eftersom de relaterar till dina tekniska diskussioner. Se till att de är konsekventa (dvs. undvik att en svaghet diskuteras i en förslagsutvärdering och inte ett annat förslag som har samma svaghet).

Identifiera eller lista inte svagheter utan att diskutera dem och deras betydelse för tankeprocessen.

Behandla inte en neutral prestationsförtroendebedömning positivt eller ogynnsamt. (Diskvalificera inte en budgivare för att ha ett neutralt betyg.) Inga tidigare resultat får klassificeras som neutrala enligt FAR Part 13 och FAR Subpart 15.3.

Se till att, när de dokumenterar ett tilldelningsbeslut i SSDD, fokuserar SSA på de underliggande fördelarna och nackdelarna med förslagen snarare än bara själva betygen. HoveCo, B-298697: http://www.gao.gov/decisions/bidpro/298697.pdf

Myndighetsföreskrifter ger ofta vägledning om val av källa: Se till exempel AFARS 5115.308 Källvalsbeslut – "Ett beslutsdokument för val av källa måste utarbetas för alla val av källa och återspegla SSA:s integrerade bedömning och beslut. Dokumentet måste vara det enda sammanfattande dokumentet som stöder valet av förslaget med bäst värde som överensstämmer med de angivna utvärderingskriterierna. Det måste tydligt förklara beslutet och dokumentera det resonemang som används av SSA för att fatta ett beslut. Dokumentet bör kunna lämnas ut till General Accounting Office och andra som har behörighet att ta emot äganderätt och källa urvalsinformation. När en kopia släpps till budgivare eller till någon som inte är behörig att ta emot information om äganderätt och källval, bör redigerat material begränsas till det som är äganderätt och det som måste fortsätta att skyddas som information om källval."

Konsekvens: det som är dåligt för ett förslag är dåligt för alla; hitta en negativ kommentar, titta sedan på förslagen från de andra anbudsgivarna och se om samma problem finns där och inte skrevs upp i utvärderingen av dessa förslag. Det som är bra för ett förslag är bra för alla förslag (se ovan)

Titta noga på definitioner i instruktioner som ges till källurvalskommittén – titta på orden i dem; Börja med den sämsta definitionen, dvs oacceptabel, titta på orden i den och se sedan om dessa ord dyker upp i utvärderingar som har betygsatts högre än den definitionen i betygsarbetsbladen.

Om du har något dåligt i förslaget du vill vinna, bekräfta då det i ditt källbeslutsdokument, och UTGÅR ATT DET INTE PÅVERKAR DITT BESLUT AV X ANGÅENDE BETYGNING AV DET FÖRSLAGET!!! – om samma sak är dålig i ett annat förslag, säg samma sak i det också.

Jämför SOW- och leveransscheman för värvning (till exempel RFP/RFQ) med vad som står i förslagen ord för ord för att se om allt togs upp. Ange om något saknas för att motivera lägre betyg; prata om allt som gäller för varje tilldelningskriterier för att "trava på" bra kommentarer för förslag du gillar; visa sedan att det sades mer bra om de du gillade och mindre bra om de du inte gjorde.

Gör så gott du kan med dåligt urval av källor eller tilldelningskriterier. Se bara till att den tillämpas konsekvent

Urvalskriterier för källa

Källvalskriterier (SSC) kan vara enkla eller komplexa beroende på föremålet för förvärvet. Om FAR Part 15 används kan ett koncept som kallas bästa värde användas; bästa värdet är helt enkelt en idé om att den lägsta budgivaren inte nödvändigtvis är vinnaren av en tävling – snarare görs en utvärdering av det totala erbjudandet baserat på specificerade SSC:er och ett beslut om val av källa (se nedan) baserat på de specificerade SSC:er med hjälp av en faktabaserad affärsmässig bedömning av den förvärvande verksamheten.

SSC:er kan variera mycket i komplexitet beroende på förvärvsprocessen som används, till exempel FAR Part 13, Simplified Acquisition eller FAR Part 15, Negotiated Procurement. Till exempel, under FAR Part 15, finns det en rad källvalsmodeller inklusive:

1. Lägsta pris (LP) som är tekniskt acceptabelt (TA) baserat på arbetsbeskrivning (SOW) (LPTA) (använd detta för MYCKET ENKLA KÖP – till exempel pennor)
2. LPTA med tidigare resultat (partiell kompromiss) (mer komplicerat)
3. Full avvägning baserad på LP, TA, tidigare resultat och angivna kriterier inklusive SOW (MYCKET KOMPLICERADE KÖP) (ibland känt som bästa värde)
   1. Behöver inte välja lägsta pris
   2. Kan välja högre prissatta förslag som ger bättre lösning på målen
   3. Ett affärsmässigt bedömningsbaserat beslut med rationell grund

Om FAR Part 13, förenklat förvärv används, kan en kontraktsansvarig välja från en rad processer inklusive Government Purchase Card (GPC) för inköp under tröskelvärdet för mikroköp (se definitionsavsnittet i FAR för aktuellt värde (till exempel i USA, det är för närvarande $2 500), förenklat förvärvströskel (se FAR definitionsavsnitt, för närvarande upp till $150 000 inom USA med vissa undantag), eller upp till $6,5 M för kommersiella föremål/tjänster. Enligt FAR Part 13 krävs inte kontraktstjänstemän att använda FAR Part 15 processer eller följa publiceringskraven i FAR Part 5, men de MÅSTE skapa sina egna processer att följa.

Leverantörens tidigare resultat ingår i allmänhet som ett urvalskriterier för källan. Det är viktigt att inkludera ett krav på "senaste och relevanta" tidigare resultat.

Otillräckliga SSC:er gör det bästa arbetsförklaringen och CLIN värdelösa.

Mått/prestandamått

Huvudartikel: Prestandamått

Ett mått är ett meningsfullt mått taget under en tidsperiod som kommunicerar viktig information om en process eller aktivitet, vilket leder till faktabaserade beslut.

Fokusera på var det går dåligt – inte resurseffektivt för att mäta allt. Välj istället de fåtal kritiska mätvärdena för mission väsentliga processer, processer som historiskt har upplevt kroniska problem eller process choke points och övervaka dem.

• Egenskaper för ett bra mått:
  • Meningsfullt för kunden
  • Enkelt, begripligt, logiskt och repeterbart
  • Visar en trend
  • Klart definierad
  • Data som är ekonomiskt att samla in
  • I god tid
  • Driver lämpliga åtgärder (detta är den viktigaste egenskapen för ett bra mått)
  • Visar hur organisationens mål och mål uppnås genom uppgifter och processer

Avtalshantering

Kontraktsförvaltning

Avtalsadministrativa uppgifter kan innefatta:

• Betalningar (snabb betalning krävs) – Wide Area Workflow (WAWF) används ofta.
• Ändringar och justeringar, vanligtvis görs med hjälp av en ändringsklausul
• Inkluderar förfrågningar om rättvisa justeringar (kan behandlas enligt FAR 49.002(c)) (dessa är i huvudsak ändringar enligt tillämplig avtalsändringsklausul, t.ex. FAR 52.212-4 klausul)
• Uppsägningar av skäl eller bekvämlighet – för kommersiella föremål använder du uppsägningsklausulerna i 52.212-4-klausulen.
• Budprotester, ratificeringar och kontraktsanspråk

Se DCMA-handboken för mer information om kontraktsadministration.

Begäran om rättvisa justeringar

Requests for Equitable Adjustments (REA) är ändringar av kontraktet som inte gjordes formellt eller korrekt. REA är ofta baserade på ändringsklausulen . De uppstår vanligtvis när nytt arbete läggs till eller en ändring av pågående arbete beställs, kanske av den entreprenadansvariga, utan nödvändig dokumentation. Ändrade omständigheter och rättvisa är möjliga motiveringar för en entreprenör att begära en REA. Entreprenörer kan begära förseningsskador till följd av kontraktsändringar i REA.

Bevisbördan för ökade kostnader ligger på entreprenören. Särskilda regler finns för rätt till huruvida entreprenören har rätt till vinst eller inte utöver de faktiska kostnaderna de ådragit sig, särskilt i fall av leasad utrustning som hållits kvar på grund av förseningar från regeringens sida eller regeringens underlåtenhet att korrekt integrera andra entreprenörer som då störde vår entreprenörs arbete. Fall där ute som säger att regeringen kan minska vinsten om risken minskade på grund av förändringen.

Kan använda avvecklingsförfarandena i FAR Part 49, enligt FAR 49.002(c) men tänk på att det här avsnittet verkligen är skrivet för uppsägningar – du måste anpassa avvecklingsförfarandena, förmodligen för enkelhets skull, till REA.

Regeringen bör se till att det finns en klausul om frisläppande av anspråk (ROC) i REA:s kontraktsändring – FAR / DFARS har inte en exempel ROC-klausul. I samband med kommersiella föremål i FAR Part 12 kräver förändringsklausulen bilateral överenskommelse.

Ett stort antal federala fall handlar om REA:

• "Det är svarta bokstäver att varje kontrakt med regeringen innehåller en underförstådd skyldighet att ingen av parterna kommer att göra något för att förhindra, hindra eller fördröja fullgörandet." Sterling Millwrights, Inc. mot USA, 26 Cl.Ct. 49, 67 (1992) (citerar Lewis-Nicholson, Inc. v. United States, 213 Ct.Cl. 192, 550 F.2d 26, 32 (1977)).
• När statliga åtgärder försenar entreprenörens prestation och ökar kostnaderna, "har entreprenören ett skadeståndskrav". (Lewis-Nicholson, 550 F.2d vid 26).
• "En konstruktiv förändring uppstår i allmänhet när regeringen utan mer uttryckligen eller underförstått förelägger entreprenören att utföra arbete som inte anges i kontraktshandlingarna." Lathan, 20 Cl.Ct. vid 128 (citerar Chris Berg, Inc. v. United States, 197 Ct.Cl. 503, 525, 455 F.2d 1037, 1050 (1972)).
• Entreprenörer kan få tillbaka överskjutande kostnader genom en rättvis justering, men det "bär bördan att bevisa ansvar, orsakssamband och resulterande skada." Ralph L. Jones, 33 Fed.Cl. vid 331 (med hänvisning till Wunderlich Contracting Co. v. United States, 173 Ct.Cl. 180, 199, 351 F.2d 956 (1965); Electronic & Missile Facilities, Inc. v. United States, 189 Ct.Cl. 237, 253, 416 F.2d 1345 (1969)).
• Standarden för att klara denna börda är hög. Innan en skälig justering kommer att beviljas måste entreprenörer visa: (1) ökade kostnader uppstod på grund av förhållanden som väsentligt skilde sig från vad kontraktshandlingarna angav och att sådana förhållanden var rimligen oförutsägbara baserat på all information tillgänglig för entreprenören; och (2) förändringarna i kraven orsakade de ökade kostnaderna i fråga. Johns-Manville Corp. v. USA, 12 Cl.Ct. 1, 33 (1987).
• En entreprenör måste för domstolen särskilja de förseningar som regeringen är ansvarig för i motsats till sina egna; entreprenörens standard för att bevisa skador kräver inte "absolut exakthet eller matematisk precision". Ralph L. Jones, 33 Fed.Cl. vid 336 (citerar Electronic & Missile, 189 Ct.Cl. vid 257).
• Domstolen "behöver bara tillräckligt med bevis för att göra en rättvis och rimlig uppskattning." Id. (citerar Miller Elevator, 30 Fed.Cl. vid 702; Electronic & Missile, 189 Ct.Cl. vid 257).

Ändringar

Två typer av omfattningsbestämningar i kontrakt. Den ena är omfattningen av det ursprungliga kontraktet – vilket innebär att vi måste betala något för denna modifiering. Den andra är huruvida ändringen eller ändringen är inom ramen för den ursprungliga tävlingen. Den första frågan kommer upp när en entreprenör kräver mer pengar (dvs. kräver mer pengar i ett CDA-krav eller REA); den andra frågan kommer upp när regeringen vill ändra avtalet och entreprenören går med på det, men en annan entreprenör motsätter sig att avtalet inte konkurreras om.

Ändringar regleras av ändringsklausulen i kontraktet. Frågan om konkurrensomfattning måste dock avgöras först för att avgöra om det kommer att ske en Competition in Contracting Act ( CICA) först. Som en säkerhetsfråga måste frågan om huruvida ändringen är en bra affär eller inte utvärderas eftersom varje ändring i sig är en enda källa tilldelning till den sittande entreprenören. Det finns alltså ingen priskonkurrens för modifieringen. Om förvärvet gjordes enligt FAR del 12, Kommersiella föremål, har regeringen ingen möjlighet att kräva kostnads- och prisinformation från entreprenören för att utvärdera huruvida entreprenören lurar regeringen med uppblåsta eller vadderade avgifter.

När det gäller konkurrensmässiga omfattningsbestämningar, GAO i American Air Filter Co., 57 Comp. Gen 567 (B-188408), 78–1, paragraf 443, vid 573, angav:

"Effekten av en eventuell ändring ska enligt vår uppfattning avgöras genom att undersöka om ändringen ligger inom ramen för den tävling som ursprungligen genomfördes. Vanligtvis faller en ändring inom ramen för upphandlingen under förutsättning att den är av en karaktär som potentiellt budgivare rimligen skulle ha förutsett enligt ändringsklausulen.

För att avgöra vad potentiella anbudsgivare rimligen skulle ha förväntat sig bör hänsyn tas till det upphandlingsformat som används, historiken för nuvarande och relaterade tidigare upphandlingar och arten av de varor eller tjänster som efterfrågas. En mängd olika faktorer kan vara relevanta, inklusive: om kravet var lämpligt från början för en utannonserad eller förhandlad upphandling; om en standard från hyllan eller liknande föremål söks; eller om, till exempel, kontraktet är ett avtal för forskning och utveckling, vilket tyder på att breda förändringar kan förväntas eftersom regeringens krav i bästa fall endast är obestämda."

GAO utfärdade ett beslut den 31 januari 06 i DOR Biodefense Inc. och Emergent BioSolutions, B-296358.3 och B-296358.4 angående huruvida en ändring är inom ramen för den ursprungliga konkurrensen enligt Competition In Contracting Act (CICA). Ändringar utanför den ursprungliga tävlingens omfattning måste tävlas eller motiveras som enda källa. Omfattningsanalys är inte mekanisk, utan kräver en integrerad bedömning av flera faktorer, inklusive kontraktstyp, specifikation eller uppgift om arbete, kostnad och prestationsperiod. Huruvida ändringen kräver konkurrens beror också på huruvida den ursprungliga uppmaningen gav erbjudanden adekvat information om potentialen för den typen av förändring, och således om ändringen skulle ha förändrat konkurrensområdet. Inom Biodefense utfärdade armén ett enda tioårigt kontrakt för obestämd kvantitet för utveckling och certifiering av vacciner för biologiskt försvar. Den ifrågasatta ändringen var utövandet av ett valfritt CLIN för utveckling av en typ av vaccin som inte uttryckligen anges i värvningens option som förlängde prestationsperioden för optionen med 8 år till en betydande kostnadsökning. GAO fastställde att denna ändring ändå var inom den ursprungliga tävlingens övergripande omfattning baserat på det breda utvecklingssyftet med kontraktet och uppmaningens uttryckliga meddelande till erbjudanden om att ytterligare vaccintyper kan läggas till efter tilldelning och att ändringar i regleringen kan påverka prestationsperiod och kostnader. Diskussionen om åtgärder som vidtagits av armén i den ursprungliga uppmaningen för att uppmärksamma konkurrenter på potentialen för modifieringar efter prisutdelningen ger insikt om god praxis. Se DOR Biodefense, Inc.; Emergent BioSolutions: http://www.gao.gov/decisions/bidpro/2963583.pdf

Se DCMA:s Contract Administration Handbook för mer information: https://web.archive.org/web/20070807083159/http://guidebook.dcma.mil/15/instructions.htm

Påståenden

Lagen om avtalstvister

Kontraktsanspråk hanteras enligt tvistklausulen i handelsvarukontrakt eller annan klausul i olika typer av kontrakt. Klausulen hänvisar helt enkelt till en annan klausul, avtalstvistklausulen. Den klausulen åberopar Contract Disputes Act (CDA) och specifika förfaranden som måste följas.

Regeringen försöker undvika att behandla förfrågningar om ytterligare pengar eller ändringar av kontraktet som ett krav, av flera skäl. Till att börja med måste staten betala ränta från mottagandet till betalningsdagen. För det andra, om beloppet överstiger ett specificerat belopp, måste kravet attesteras (se FAR och CDA). Certifiering är i grunden ett företag som svär under smärta av 18 USC falska påståenden agerar påföljder att de inte förfalskar påståendet.

Istället för att behandla det som ett anspråk, bör regeringen behandla det som ett REA; entreprenören måste bestämma vad som är mer fördelaktigt för den – ett REA- eller CDA-krav.

Uppsägning av kontrakt

Entreprenörer är förståeligt nog ganska upprörda när ett tilldelat kontrakt avbryts innan kontraktets fullgörande kan påbörjas. Det finns en viss behörighet för en entreprenör att återkräva anbudsförberedande kostnader under mycket begränsade omständigheter. Trots detta behöver en upphandlande byrå bara skapa en rimlig grund för att stödja ett beslut att avbryta en offertförfrågan; i detta avseende, så länge det finns en rimlig grund för att göra det, kan en byrå annullera en offertförfrågan oavsett när informationen som föranleder annulleringen först uppstår, även om det inte är förrän offerter har lämnats in och utvärderats. Quality Tech., Inc., B-292883.2, 21 januari 2004, 2004 CPD para. 29 vid 2–3; Datatrak Consulting, Inc., B-292502 et al., 26 september 2003, 2003 CPD para. 169 på 5. Det är väletablerat att en byrås bristande finansiering för en upphandling ger en rimlig grund för annullering, eftersom byråer inte kan tilldela kontrakt som överstiger tillgängliga medel. First Enter., B-221502.3, 24 mars 1986, 86-1 CPD para. 290 vid 3. Upphandlingsmyndigheter förutsätts agera i god tro och för att GAO ska kunna dra slutsatsen något annat måste protokollet visa att upphandlande tjänstemän hade för avsikt att skada demonstranten. Cycad Corp., B-255870, 12 april 1994, 94-1 CPD para. 253 vid 5. En demonstrants blotta slutsats av ond tro är otillräcklig.

Uppsägningar

Regeringen kan säga upp ett kontrakt på grund av orsak (kommersiella föremål), för fallissemang (T4D) eller för bekvämlighet (T4C). Uppsägningar av kontrakt för kommersiella objekt (FAR del 12) regleras av FAR 52.212-4(l) och (m), inte T4C- eller T4D-klausulerna i FAR 52.249-x. FAR Part 49 föreskriver T4D- och T4C-klausuler i FAR Part 52 för icke-kommersiella poster (FAR Part 12) relaterade kontrakt. I synnerhet omfattas T4D av FAR Subpart 49.4, Termins for Default. T4C täcks av flera avsnitt av FAR Part 49.

Uppsägning för standardrecensioner kan göras på flera olika sätt, men en metod är att börja med vad som är den FAKTISKA leveransen på kontraktet, inte den som kunden trodde att de hade. Spåra noga vad entreprenörens faktiska prestation är mot det specifika språket i kontraktet. Om det har skett muntliga förändringar från regeringens sida utan att gå igenom den kontraktsansvarige (vilket aldrig bör ske), finns det något som tyder på att entreprenören samtyckte till dessa ändringar? I skrift? Till exempel, avsnittet DFARS 252.212-4 som handlar om ändringar säger att ömsesidigt samtycke krävs för alla ändringar. I den här recensionen, använd språket från kontraktet och se sedan om du har tillräckliga bevis från regeringen som dokumenterar det faktiska resultatet. Fråga om regeringens COR har undertecknat några mottagande rapporter, t.ex. DD Form 250s som accepterar prestation (så att de kan få betalt). Finns det något i protokollet som visar att regeringen har meddelat entreprenören att de inte har levererats eller inte uppfyller kraven?

FAR Del 49 bör läsas att för att få information om uppsägningar inklusive meddelande om att bota och visa orsaksmeddelanden. Ju mer regeringen försöker ge entreprenören chanser att åtgärda sin försummelse, desto mer styrker regeringen sin argumentation om att T4D är lämpligt.

De olika domstolarna som granskar T4D:er har en hög standard för granskning av T4D:er, så regeringen bör överväga att se till att T4D:er har ett bra stöd och att regeringen har haft liten eller ingen roll i att entreprenörerna inte överensstämmer med prestanda samt att se till att det finns en klart definierad leverans, flera chanser att bota och ingenting i journalen som indikerar att regeringen underlåtit att göra något som var prejudikat för prestation eller att regeringen störde kontraktets fullgörande eller underlåtit att tillhandahålla erforderligt samarbete/stöd. (T.ex. underlåtenhet att tillhandahålla säkerhetseskorter eller tillgång till en arbetsplats som på så sätt orsakar förseningar från entreprenörens prestation).

Nyckelpoängen för T4Ds är att det är det enda sättet som en statlig myndighet kan använda tidigare år enstaka år avsatta medel, såsom O&M eller många typer av upphandlingsfonder, för återanskaffning av föremålet i fråga. Följaktligen är det mycket viktigt att byrån får förvärvet direkt eftersom dåliga arbetsuppgifter och dålig kontraktsadministration förstör regeringens förmåga att T4D, och därmed behålla sina tidigare års medel för att få en ersättningsentreprenör.

Defence Contract Management Agency (DCMA) har en uppsägningshandbok som är mycket användbar för att hantera uppsägningar för bekvämlighetsfrågor.

Verklig alternativanalys

Ett tillvägagångssätt för att analysera statlig upphandling av stora system som vapensystem är att använda realoptionsanalys . Sådana upphandlingar kan göras i enstaka årliga partier ("single-year procurement" eller SYPs), eller, med kongressens godkännande, fleråriga upphandlingskontrakt (MYP). Fleråriga kontrakt minskar generellt risken för entreprenören och därmed det enhetspris som staten betalar. Ett sätt att se på denna situation är att ett flerårigt kontrakt innehåller en reell option för entreprenören att undkomma den osäkerhet som är förknippad med en sekvens av ettåriga kontraktsförhandlingar (analogt med en säljoption ). Real optionsanalys kan ge en uppskattning av värdet för entreprenören av att överföra intäktsrisk till staten som en funktion av kontraktets storlek och volatiliteten i kontraktets värde, även om optionen inte handlas aktivt. Det förhandlade priset påverkas också av förhandlingsparternas attityder till risk.

Entreprenad under krigstid

Anklagelser om slöseri och korruption vid statliga upphandlingar under krigstid har lett till att särskilda tillsynsåtgärder har vidtagits. Under andra världskriget tillhandahölls denna funktion av den tvådelade Truman-kommittén som inrättades 1941. Efter anklagelser om kontraktsbedrägerier och slöseri angående utgifter under krigen i Afghanistan och Irak , inrättades kommissionen för krigstidskontrakt i Irak och Afghanistan, efter förebild . Trumankommittén.

Entreprenörens röst

En organisation som ger ett entreprenörsperspektiv är Coalition for Government Procurement (CGP), en ideell sammanslutning av kommersiella entreprenörer. CGP är baserat i Washington, DC och är registrerat under Lobbying Disclosure Act från 1995 .

Se även

• Gemensam analys – användbar för att fastställa väsentliga delar av ett förvärv ur en kunds perspektiv.
• Cost-plus kontrakt
• Ekonomisk omställning
• Federal Information Technology Acquisition Reform Act
• Statsomfattande förvärvskontrakt
• Avtalsjusteringstavla
• Defence Acquisition University
• Defence Contract Audit Agency , ansvarig för revisioner av många försvarsentreprenörer
• Defence Contract Management Agency , ansvarig för kontraktsadministrationen av kontrakt från det amerikanska försvarsdepartementet.
• NASA SEWP , ett exempel på ett förvärvskontrakt som expanderade från sitt ursprungliga smala fokus till att tjäna hela regeringen
• Inget budkontrakt
• Små och medelstora företag
• Topp 100 amerikanska federala entreprenörer
• USA:s appellationsdomstol för Federal Circuit

Vidare läsning

•   Nash, Ralph Jr.; Cibinic, John Jr. (1993). Bildande av statliga kontrakt (2:a uppl.). George Washington University. ISBN 0-935165-07-X .
•   Nash, Ralph Jr.; Cibinic, John Jr. (1995). Administration av statliga kontrakt (3:e uppl.). Commerce Clearing House, Inc. ISBN 0-935165-32-0 .
•   Tiefer, Charles; Shook, William A. (2003). Statens avtalsrätt (2:a uppl.). Carolina Academic Press. ISBN 0-89089-437-X .
•   J. Edward Murphy (2005). Guide till kontraktsprissättning: kostnads- och prisanalys för entreprenörer, underleverantörer och statliga myndigheter . Ledningskoncept. ISBN 1-56726-153-1 .
•   Oyer, Darrell J. (2005). Prissättning och kostnadsredovisning: En handbok för statliga entreprenörer (2:a upplagan). Ledningskoncept. ISBN 1-56726-164-7 .
•   Bednar, Richard J.; Braude, Herman M.; Cibinic, John Jr. (1991). Byggentreprenad . George Washington University. ISBN 0-935165-18-5 .
• Manos, Karen L. (2004). Offentliga kontraktskostnader och prissättning . Thomson-West.

    Vol. I – ISBN 0-314-11621-4

    Vol. II – ISBN 0-314-11708-3

•   Edwards, Vernon J. (2006). Svarsbok för val av källa . Management Concepts, Inc. ISBN 1-56726-172-8 .

externa länkar

• Acquisition.gov - officiell US Federal Government-webbplats för Integrated Acquisition Environment, som fungerar under överinseende av OMB :s Office of Federal Procurement Policy och Chief Acquisition Officers Council
• Business.gov tillhandahåller information som förklarar hur man blir en federal entreprenör, hur man hittar affärsmöjligheter och de regler och förordningar som federala entreprenörer måste följa.
• Federal Procurement Data System
• Tidigare chef för US Army Corps of Engineers dömd till sex års fängelse för mutor och återföringsprogram , FBI
• Upphandlingscenter för tekniskt bistånd PTAC:er tillhandahåller lokal assistans för företag som marknadsför produkter och tjänster till federala, statliga och lokala myndigheter
• Offentlig avtalsrättstidning
• Government Procurement Den officiella tidningen för National Institute of Governmental Purchasing (NIGP)
• US Army Judge General Advocate's Legal Center and School's Contract Attorneys Deskbook