Inventering (museer)

En inventering är en specificerad lista över föremål som ett museum har tillträdt eller fått via lån och som måste lokaliseras fysiskt av en granskare. En fullständig, hundra procents inventering eller en slumpmässig inventering av samlingen bör utföras med jämna mellanrum för att säkerställa att museet fungerar enligt bästa praxis och av säkerhetsskäl. Museet är juridiskt ansvarigt och etiskt förpliktigat för att upprätthålla aktuell information som specificerar platsen för alla föremål i samlingen, inklusive utlånade föremål och föremål som ännu inte har accessats; detta stipuleras av många museiföreningar, inklusive American Association of Museums .

Praxishistoria (USA)

American Association of Museums publicerade sin "Code of Ethics for Museum Workers" 1925 som förebådade skapandet av utbildningskurser för lämplig förvaltning av museisamlingar. De första reglerna för registrering av museiföremål publicerades 1958, verk av Dorothy H. Dudley, från Museum of Modern Art i New York och Irma Bezold, från Metropolitan Museum .

Nödvändighet

Inventeringsprojekt i National Museum of Ireland – Natural History 2009

Upprätthållandet av samlingarnas inventarier behövs för minsta möjliga ansvar för insamlingar. Inventeringarna ger samlingsförvaltaren och/eller registratorn information för försäkringsändamål, säkerhet och varnar personalen om eventuella bevarande- eller bevarandebehov av samlingen.

säkerhet


Komplettering och underhåll av och ett inventeringssystem hjälper till att avskräcka och hjälpa till att tidigt upptäcka stöld av samlingen. International Council of Museums (ICOM) uppmanar museerna att komplettera och underhålla sina inventeringssystem eftersom "Om ett museum inte vet vad som finns i dess samling, var verken finns och i vilket skick de är, bjuder det i själva verket in stöld eftersom det inte kommer att ha någon omedelbar känsla av att ett föremål har försvunnit, och viktigast av allt, det kommer inte att ha någon beskrivande information som hjälper till att återställa ett föremål i händelse av en stöld." Typen av inventeringssystem som används av ett museum kommer att dikteras av Collections Management Policy (CMP) . CMP kommer att bestämma hur ofta artiklar, vilka artiklar och hur många artiklar som ska inventeras. Museer behöver med jämna mellanrum slutföra en hundraprocentig inventering av sin samling, men under perioden mellan färdigställandet av en sådan inventering räcker det med ett stickprov av samlingen. Ett slumpmässigt urval av samlingen fungerar som en indikator för resten av samlingen. Om alla objekt redovisas i ett stickprov, kan man anta att resten av samlingarnas register är lika tillförlitliga. En fullständig inventering ger dock anstalten vetskap om att hela samlingen kan redovisas; stickprovet används för att kontrollera överensstämmelsen i samlingarnas register.

En pågående inventeringsmetod är ett system som regelbundet inventerar högvärdiga föremål eller föremål som är mer mottagliga för stöld. Denna metod liknar ett isberg, med de högvärdiga föremålen på toppen av isberget. När inventeringsmetoden fortskrider längre ner på isberget, kan föremål av mindre värde hittas. Föremål som hittas mot mitten av isberget behöver inventeras mindre än de som finns högre upp på berget, och mer än föremål som finns under dess position. Föremål på isbergets lägsta position, under vattenytan, behöver kanske bara inventeras årligen. Med denna typ av inventeringssystem redovisas de viktigaste eller mest värdefulla objekten regelbundet.

Recension

Inventeringarna tjänar flera syften, inklusive möjligheten till genomgång av insamlingsavdelningen . Sådan granskning inkluderar:

  • är alla föremål redovisade och befunnits lagrade på rätt sätt?
  • finns det några bevarande- eller bevarandefrågor som måste uppmärksammas av registratorn , samlingsförvaltaren eller kuratorn ?
  • är samlingarnas lokaliseringsuppgifter tillförlitliga?

En inventering ger en systematisk genomgång av inkassoavdelningens register och hjälper till att identifiera eventuella problem. Hur smidigt en inventering går är faktiskt en reflektion av institutionen. Om en inventering slutförs med få eller inga problem, fungerar insamlingsavdelningen bra; Men om många problem uppstår under inventeringsprocessen kan detta tyda på att en insamlingsavdelning behöver ses över och ändras.

Politik

Varje museum måste göra en inventering regelbundet och detta krav bör anges i museets CMP. CMP bör också beskriva de steg som måste utföras i inventeringsprocessen, inklusive:

  • en undersökning av varje objekt och dess register
  • tillståndet för varje föremål bör noteras
  • eventuella uppdateringar av register ska göras
  • och inventeringslistan kommer att arkiveras i museets anslutningsfil

Planering och schemaläggning

Tillräcklig tid för planering måste ägnas innan man påbörjar en sådan uppgift som en inventering. Ett genomtänkt inventeringsförfarande kommer att effektivt utnyttja personalen och deras tid. Sådan procedur bör innefatta:

  1. Inventeringens omfattning och syfte.
  2. Finansieringskällor för personal och utrustning med ett åtagande från ledningen för tillräcklig tid och resurser för att slutföra inventeringen.
  3. Resurser som krävs för att slutföra inventeringen (t.ex. personaltimmar, datorer, tillverknings- och märkningsutrustning, bildutrustning, etc.)
  4. Upprätta ett schema för start och slutförande av inventeringen.
  5. Ta reda på vem som ska driva och eller genomföra inventeringen.
  6. Identifiera tillvägagångssättet för att slutföra inventeringen, inklusive standarder som används för att registrera resultat.
  7. Hur man katalogiserar och hanterar information som produceras av inventeringen och hur den informationen kommer att granskas och tolkas.

Att genomföra en inventering

Ett taksidermiat lejonhuvud som visas i National Museum of Ireland – Natural History, är märkt som en del av en museumsinventering

Nu när inventeringspolicy och procedur har fastställts är det dags att genomföra inventeringen. Att genomföra en inventering är det sista steget i inventeringsprocessen; det är relativt enkelt genom att åtgärderna är repetitiva, men det kan vara en av de mest tidskrävande delarna av inventeringsprocessen, beroende på samlingens storlek och den avsedda omfattningen av inventeringen.

Välj en metod när du börjar inventeringsprocessen. Hur kommer samlingen att inventeras? Hylla för hylla; eller i katalogens nummerordning? När inventeringsmetoden väl har bestämts måste en enhetlig och grundläggande inventeringspost för varje objekt skapas. En sådan post kan innehålla följande:

  1. Objektnummer
  2. Objektnamn
  3. Kort beskrivning av objektet
  4. Skick (ger möjlighet att genomföra en tillståndskontroll av objektet)
  5. Nuvarande position
  6. Anteckningar (alla andra detaljer som inte ingår i checklistan, till exempel att varna om behovet av konserveringsbehandling)
  7. Inspelare och datum

Anteckningar

  • Ashby, Helen, Gordon McKenna och Matthew Stiff, red., SPECTRUM Knowledge: Standards for cultural information management. Cambridge: Museum Documentation Association, 2001.

– Även om boken fokuserar på informationshantering, har den fortfarande användbara tips om hur man gör en inventering (kallad revision) av en samling. Revisionsförfarandet som listas innehåller femton detaljerade steg, med fokus på förberedelser innan man faktiskt genomför en revision.

  • Childs, S. Terry och Eileen Corcoran, Hantering av arkeologiska samlingar: teknisk assistans . Washington, DC: Archaeology and Ethnography Program, National Park Service, 2000. Tillgänglig från http://www.cr.nps.gov/archeology/collections/ , tillgänglig 30 januari 2008. –

Denna publikation, även om den är skriven specifikt för federala arkiv , har tillämpningar på många museer. Uppsatsen poängterar att inventeringar är juridiskt obligatoriska, särskilt efter passagen av NAGPRA, som beordrade en fullständig inventering av alla indianska mänskliga kvarlevor och tillhörande begravningsobjekt.

  • Dudley, Dorothy H., Irma Bezold Wilkinson, et al., Museum Registration Methods . Washington, DC: American Association of Museums, 1979.

– Ämnet för inventeringar nämns genom hela boken och har i synnerhet en del av en uppsats som täcker ämnet, "Registration in a Historic House Museum," av Diane Green Taylor. Museumsregistreringsmetoder diskuterar grunderna och funktionerna i inventeringarna. Taylor diskuterar dock ämnet mer på djupet och avslöjar att hur smidigt en inventering går faktiskt är en reflektion av institutionen.

  • Finch, Peggy Smith, "The Essential Collections Inventory," i Registrars on Record: Essays on Museum Collection Management, ed. Mary Case. Washington, DC: American Association of Museums, 1988.

– Även om inventeringar kan avslöja problem hjälper de till att lösa och förhindra framtida händelser. Denna uppsats är inte nödvändigtvis en "hur man" uppsats, utan förklarar snarare nödvändigheten av att fylla i och hålla jämna steg med inventeringar på institutioner.

  • Holm, Stuart A., Facts & Artefacts: How to Document a Museum Collection , 2nd ed. Cambridge: Museum Documentation Association, 1998.

– Holm ger en grundläggande steg för steg procedur i hur man sätter upp ett nytt inventeringssystem i en samling.

  • International Council of Museums och International Committee on Museum Security, Robert B. Burke och Sam Adeloye, red., A Manual of Basic Museum Security . Leicester, Storbritannien: deVoyle, Leicester, 1986.

– Författarna till denna publikation ger en kort översikt över nödvändigheten av att inrätta ett inventeringssystem. Stöldförebyggande nämns som den främsta anledningen till att ha ett lagersystem på plats.

  • International Council of Museums och International Security Committee, "Skydd, säkerhet och bevarande av samlingar," i Collections Management , red. Anne Fahy. London: Routledge, 1995.

– Ämnet inventering ingick i denna uppsats som en del av en översikt över säkerhetsfrågor inom samlingshantering. Arbetet gav en översikt över varför inventeringar behövs och krävs; och ger en mycket grundläggande synopsis i hur man genomför en inventering.

  • McKenna, Gordon och Efthymia Patsatzi, red., SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard , Cambridge: Museum Documentation Association, 2007.

– McKenna och Patsatzi ger en bred översikt över vad en inventering är och inkluderar proceduruppsättning och granskning av en inventering systemet. Uppsatsen innehåller också en kort bakgrund om möjliga juridiska frågor och policykrav.

I denna publikation ger National Park Service en omfattande översikt över inventeringsprocessen, inklusive sådana ämnen som inventering av utbildnings-, reproduktioner och levande historiska föremål; bestämma värdet av museiföremål; rapportera förlust av museiföremål; och listan fortsätter med fem andra avsnitt. Detta arbete är den överlägset längsta och mest detaljerade publikationen med avseende på inventeringsprocessen som hittills hittats.

  • Reibel, Daniel B., Registreringsmetoder för det lilla museet, 3:e uppl. Walnut Creek, Kalifornien: AltaMira Press, 1997.

– Även om den här boken ursprungligen publicerades 1991, måste datordatabaser fortfarande ha varit något som bara de mycket stora museerna hade råd med, eftersom inventeringsteknikerna hänvisar till datorer men ändå beskriver hur man färdigställer en inventering med hjälp av ett kortkatalogiseringssystem. Detta arbete kanske inte är så användbart för de flesta museer, men för dem som saknar en databas skulle publikationen vara till hjälp.

externa länkar

Hämtad från " https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Inventory_(museums)&oldid=1029359092 "