Dokumenthanteringssystem

Ett dokumenthanteringssystem ( DMS ) är vanligtvis ett datoriserat system som används för att lagra, dela, spåra och hantera filer eller dokument. Vissa system inkluderar historikspårning där en logg över de olika versionerna skapade och modifierade av olika användare registreras. Termen har viss överlappning med begreppen innehållshanteringssystem . Det ses ofta som en komponent i Enterprise Content Management- system (ECM) och relaterat till digital tillgångshantering , dokumentavbildning , arbetsflödessystem och registerhanteringssystem .

Historia

Med början på 1980-talet började ett antal leverantörer utveckla mjukvarusystem för att hantera pappersbaserade dokument. Dessa system hanterade pappersdokument, inklusive tryckta och publicerade dokument och fotografier , utskrifter, etc.

Senare utvecklare började skriva en andra typ av system som kunde hantera elektroniska dokument , dvs alla dessa dokument, eller filer, skapade på datorer och ofta lagrade på användarnas lokala filsystem . De tidigaste systemen för elektronisk dokumenthantering (EDM) hanterade antingen proprietära filtyper eller ett begränsat antal filformat . Många av dessa system senare ^{[ när? ]} blev känt som dokumentavbildningssystem , eftersom de fokuserade på insamling, lagring, indexering och hämtning av bildfilformat . EDM-system utvecklades till en punkt där system kunde hantera vilket filformat som helst som kunde lagras i nätverket. Applikationerna växte till att omfatta elektroniska dokument, samarbetsverktyg , säkerhet, arbetsflöde och revisionsmöjligheter .

Dessa system gjorde det möjligt för en organisation att fånga fax och formulär, att spara kopior av dokumenten som bilder och att lagra bildfilerna i arkivet för säkerhet och snabb hämtning (återhämtning möjliggjordes eftersom systemet hanterade extraheringen av texten från dokumentet under infångningsprocessen, och textindexeringsfunktionen gav texthämtning ).

Medan många EDM-system lagrar dokument i sitt ursprungliga filformat (Microsoft Word eller Excel, PDF), börjar vissa webbaserade dokumenthanteringssystem lagra innehåll i form av HTML . Dessa HTML-baserade dokumenthanteringssystem kan fungera som publiceringssystem eller policyhanteringssystem. Innehåll fångas antingen genom att använda webbläsarbaserade redigerare eller genom att importera och konvertera innehåll som inte är HTML. Att lagra dokument som HTML möjliggör ett enklare fulltextarbetsflöde eftersom de flesta sökmotorer hanterar HTML inbyggt. DMS utan HTML-lagringsformat krävs för att extrahera texten från det proprietära formatet, vilket gör arbetsflödet för fulltextsökning något mer komplicerat.

Sökfunktioner inklusive booleska frågor , klusteranalys och stemming har blivit kritiska komponenter i DMS eftersom användare har vant sig vid att söka på internet och spenderar mindre tid på att organisera sitt innehåll.

Komponenter

Dokumenthanteringssystem tillhandahåller vanligtvis lagring, versionshantering, metadata, säkerhet samt indexering och hämtning. Här är en beskrivning av dessa komponenter:

Ämne	Beskrivning
Metadata	Metadata lagras vanligtvis för varje dokument. Metadata kan till exempel inkludera datumet då dokumentet kommer att lagras och identiteten på användaren som lagrar det. DMS kan också extrahera metadata från dokumentet automatiskt eller uppmana användaren att lägga till metadata. Vissa system använder också optisk teckenigenkänning på skannade bilder eller utför textextraktion på elektroniska dokument. Den resulterande extraherade texten kan användas för att hjälpa användare att lokalisera dokument genom att identifiera troliga nyckelord eller tillhandahålla fulltextsökning, eller kan användas på egen hand. Extraherad text kan också lagras som en komponent av metadata, lagras med dokumentet eller separat från dokumentet som en källa för att söka i dokumentsamlingar.
Integration	Många dokumenthanteringssystem försöker tillhandahålla dokumenthanteringsfunktioner direkt till andra applikationer, så att användare kan hämta befintliga dokument direkt från dokumenthanteringssystemets arkiv, göra ändringar och spara det ändrade dokumentet tillbaka till arkivet som en ny version, allt utan att lämna ansökan. Sådan integration är allmänt tillgänglig för en mängd olika programvaruverktyg som arbetsflödeshantering och innehållshanteringssystem , vanligtvis genom ett applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) som använder öppna standarder som ODMA , LDAP , WebDAV och SOAP eller RESTful webbtjänster.
Fånga	Capture innebär i första hand att ta emot och bearbeta bilder av pappersdokument från skannrar eller multifunktionsskrivare . Programvara för optisk teckenigenkänning (OCR) används ofta, oavsett om den är integrerad i hårdvaran eller som fristående programvara, för att konvertera digitala bilder till maskinläsbar text. Optical mark recognition (OMR) programvara används ibland för att extrahera värden av kryssrutor eller bubblor. Infångning kan också innebära att man accepterar elektroniska dokument och andra datorbaserade filer.
Datavalidering	Datavalideringsregler kan söka efter dokumentfel, saknade signaturer, felstavade namn och andra problem, och rekommendera realtidskorrigeringsalternativ innan data importeras till DMS. Ytterligare behandling i form av harmonisering och förändringar av dataformat kan också tillämpas som en del av datavalideringen.
Indexering	Indexering spårar elektroniska dokument. Indexering kan vara så enkelt som att hålla reda på unika dokumentidentifierare; men ofta tar det en mer komplex form och ger klassificering genom dokumentens metadata eller till och med genom ordindex som extraherats från dokumentens innehåll. Indexering finns huvudsakligen för att stödja informationssökning och hämtning. Ett område av avgörande betydelse för snabb hämtning är skapandet av en indextopologi eller ett schema.
Lagring	Lagra elektroniska dokument. Lagring av dokumenten inkluderar ofta hantering av samma dokument; var de lagras, hur länge, migrering av dokumenten från ett lagringsmedium till ett annat ( hierarkisk lagringshantering) och eventuell dokumentförstöring.
Hämtning	Hämta de elektroniska dokumenten från förrådet. Även om idén att hämta ett visst dokument är enkel, kan hämtning i elektroniska sammanhang vara ganska komplex och kraftfull. Enkel hämtning av enskilda dokument kan stödjas genom att tillåta användaren att specificera den unika dokumentidentifieraren och låta systemet använda grundindexet (eller en icke-indexerad fråga på dess datalager) för att hämta dokumentet. Mer flexibel hämtning gör att användaren kan ange partiella söktermer som involverar dokumentidentifieraren och/eller delar av förväntad metadata. Detta skulle vanligtvis returnera en lista med dokument som matchar användarens söktermer. Vissa system ger möjlighet att specificera ett booleskt uttryck som innehåller flera nyckelord eller exempelfraser som förväntas finnas i dokumentets innehåll. Hämtning för denna typ av fråga kan stödjas av tidigare byggda index, eller kan utföra mer tidskrävande sökningar genom dokumentens innehåll för att returnera en lista över potentiellt relevanta dokument. Se även Dokumenthämtning .
Distribution	Ett dokument som är klart för distribution måste ha ett format som inte enkelt kan ändras. En originalkopia av dokumentet används vanligtvis aldrig för distribution; snarare är en elektronisk länk till själva dokumentet vanligare. Om ett dokument ska distribueras elektroniskt i en regulatorisk miljö måste ytterligare kriterier uppfyllas, inklusive garantier för spårbarhet och versionshantering, även över andra system. Detta tillvägagångssätt gäller för båda de system som dokumentet ska utbytas med, om dokumentets integritet är absolut nödvändigt.
säkerhet	Dokumentsäkerhet är avgörande i många dokumenthanteringsprogram. Efterlevnadskrav för vissa dokument kan vara ganska komplicerade beroende på typen av dokument. Till exempel, i USA , föreskriver standarder som ISO 9001 och ISO 13485 , såväl som amerikanska Food and Drug Administration- bestämmelser, hur dokumentkontrollprocessen ska hanteras. Dokumenthanteringssystem kan ha en rättighetshanteringsmodul som tillåter en administratör att ge åtkomst till dokument baserat på typ till endast vissa personer eller grupper av personer. Dokumentmärkning vid tidpunkten för tryckning eller PDF-skapande är en viktig del för att förhindra ändring eller oavsiktlig användning.
Arbetsflöde	Arbetsflöde är en komplex process, och vissa dokumenthanteringssystem har antingen en inbyggd arbetsflödesmodul eller kan integreras med verktyg för arbetsflödeshantering. Det finns olika typer av arbetsflöden. Användningen beror på den miljö som det elektroniska dokumenthanteringssystemet (EDMS) tillämpas på. Manuellt arbetsflöde kräver att en användare ser dokumentet och bestämmer vem det ska skickas till. Regelbaserat arbetsflöde tillåter en administratör att skapa en regel som dikterar flödet av dokumentet genom en organisation: till exempel passerar en faktura en godkännandeprocess och dirigeras sedan till leverantörsreskontraavdelningen. Dynamiska regler gör att grenar kan skapas i en arbetsflödesprocess. Ett enkelt exempel skulle vara att ange ett fakturabelopp och om beloppet är lägre än ett visst satt belopp följer det olika vägar genom organisationen. Avancerade arbetsflödesmekanismer kan manipulera innehåll eller signalera externa processer medan dessa regler är i kraft.
Samarbete	Samarbete bör vara inneboende i ett EDMS. I sin grundläggande form bör samverkande EDMS möjliggöra att dokument kan hämtas och bearbetas av en auktoriserad användare. Åtkomst bör spärras för andra användare medan arbete pågår med dokumentet. Andra avancerade former av samarbete agerar i realtid, vilket gör att flera användare kan se och ändra (eller markera) dokument samtidigt. Det resulterande dokumentet är omfattande, inklusive alla användartillägg. Samarbete inom dokumenthanteringssystem innebär att de olika markeringarna av varje enskild användare under samarbetssessionen registreras, vilket gör att dokumenthistoriken kan övervakas.
Versionering	Versionering är en process genom vilken dokument checkas in eller ut ur dokumenthanteringssystemet, vilket tillåter användare att hämta tidigare versioner och fortsätta arbetet från en vald punkt. Versionering är användbart för dokument som ändras över tiden och kräver uppdatering, men det kan vara nödvändigt att gå tillbaka till eller referera till en tidigare kopia.
Sökande	Genom att söka hittar dokument och mappar med mallattribut eller fulltextsökning. Dokument kan sökas med hjälp av olika attribut och dokumentinnehåll.
Federerad sökning	Detta syftar på möjligheten att utöka sökmöjligheterna för att dra resultat från flera källor eller från flera DMS inom ett företag.
Publicering	Att publicera ett dokument involverar procedurerna för korrekturläsning , kollegial eller offentlig granskning, auktorisering, utskrift och godkännande etc. Dessa steg säkerställer försiktighet och logiskt tänkande. All vårdslös hantering kan leda till felaktigheter i dokumentet och därför vilseleda eller uppröra dess användare och läsare. I lagreglerade branscher måste vissa av procedurerna slutföras, vilket framgår av deras underskrifter och datumet/datumen då dokumentet undertecknades. Se ISO- avdelningarna för ICS 01.140.40 och 35.240.30 för ytterligare information. Det publicerade dokumentet bör vara i ett format som inte är lätt att ändra utan en specifik kunskap eller verktyg, och ändå är det skrivskyddat eller bärbart.
Papperskopia reproduktion	Dokument-/bildreproduktion är ofta nödvändig inom ett dokumenthanteringssystem, och dess utdataenheter och reproduktionsmöjligheter som stöds bör övervägas.

Standardisering

Många branschorganisationer publicerar sina egna listor över specifika dokumentkontrollstandarder som används inom sitt specifika område. Nedan följer en lista över några av de relevanta ISO-dokumenten. Divisionerna ICS 01.140.10 och 01.140.20. ISO har också publicerat en serie standarder för teknisk dokumentation som omfattas av avdelningen 01.110.

ISO 2709 Information och dokumentation – Format för informationsutbyte
ISO 15836 Information och dokumentation – Dublin Core- metadataelementuppsättningen
ISO 15489 Information och dokumentation – Registerhantering
ISO 21127 Information och dokumentation – En referensontologi för utbyte av information om kulturarv
ISO 23950 Information och dokumentation – Informationshämtning (Z39.50) – Applikationstjänstdefinition och protokollspecifikation
ISO 10244 Dokumenthantering – Baslinje och analys av affärsprocesser
ISO 32000 Dokumenthantering – Portabelt dokumentformat
ISO/IEC 27001 Specifikation för ett ledningssystem för informationssäkerhet

Dokument kontroll

Statliga regler kräver att företag som arbetar i vissa branscher kontrollerar sina dokument. Dessa branscher inkluderar redovisning (till exempel: 8:e EU-direktivet , Sarbanes–Oxley Act ), livsmedelssäkerhet (t.ex. Food Safety Modernization Act i USA), ISO (som nämns ovan), tillverkning av medicintekniska produkter ( FDA ), tillverkning av blod, människor celler och vävnadsprodukter (FDA), hälsovård ( JCAHO ) och informationsteknologi ( ITIL ). Vissa industrier arbetar under strängare dokumentkontrollkrav på grund av den typ av information de behåller för sekretess, garanti eller andra mycket reglerade ändamål. Exempel inkluderar skyddad hälsoinformation (PHI) som krävs av HIPAA eller byggprojektdokument som krävs för garantiperioder. En strategiplan för informationssystem (ISSP) kan forma organisatoriska informationssystem över medellång till lång sikt.

Dokument som lagras i ett dokumenthanteringssystem – såsom procedurer, arbetsinstruktioner och policyförklaringar – ger bevis på dokument under kontroll. Underlåtenhet att följa kan orsaka böter, förlust av affärer eller skada på ett företags rykte.

Följande är viktiga aspekter av dokumentkontroll:

granska och godkänna dokument före releasegranskningar
- och godkännanden
se till att ändringar och revisioner är tydligt identifierade
se till att relevanta versioner av tillämpliga dokument finns tillgängliga på deras "användningsställen"
se till att dokument förblir läsbara och identifierbara
säkerställa att externa dokument (såsom kundlevererade dokument eller leverantörsmanualer) identifieras och kontrolleras
förhindra "oavsiktlig" användning av föråldrade dokument

Integrerad DM

Integrerad dokumenthantering omfattar de teknologier, verktyg och metoder som används för att fånga, hantera, lagra, bevara, leverera och kassera "dokument" i ett företag. I detta sammanhang är "dokument" vilken som helst av en myriad av informationstillgångar inklusive bilder, kontorsdokument, grafik och ritningar såväl som de nya elektroniska objekten som webbsidor, e-post, snabbmeddelanden och video.

Programvara för dokumenthantering

Pappersdokument har länge använts för att lagra information . Men papper kan vara dyrt och, om det används överdrivet, slösaktigt. Programvara för dokumenthantering är inte bara ett verktyg utan låter en användare hantera åtkomst, spåra och redigera lagrad information. Programvara för dokumenthantering är ett elektroniskt skåp som kan användas för att organisera alla pappers- och digitala filer. Programvaran hjälper företagen att kombinera papper till digitala filer och lagra dem i ett enda nav efter att det skannats och digitala format har importerats. En av de viktigaste fördelarna med digital dokumenthantering är en "felsäker" miljö för att skydda alla dokument och data. Specifikt inom den tunga byggbranschen tillåter dokumenthanteringsmjukvaran att teammedlemmar säkert kan se och ladda upp dokument för projekt som de är tilldelade från var som helst och när som helst för att effektivisera den dagliga verksamheten.

Se även

externa länkar

Programvara/dokumenthantering på Curlie