Organisationsinformationsteori

Organizational Information Theory ( OIT ) är en kommunikationsteori , utvecklad av Karl Weick , som erbjuder systemisk insikt i bearbetning och utbyte av information inom organisationer och bland dess medlemmar. Till skillnad från den tidigare strukturcentrerade teorin fokuserar OIT på processen att organisera sig i dynamiska, informationsrika miljöer. Med tanke på det, innehåller det att huvudaktiviteten för organisationer är processen att skapa mening med tvetydig information. Organisationsmedlemmar är avgörande för att minska tvetydighet och uppnå meningsskapande genom vissa strategier - antagande, urval och bevarande av information. Med ett ramverk som är tvärvetenskapligt till sin natur, bygger organisationsinformationsteorins önskan att eliminera både tvetydighet och komplexitet från meddelanden på arbetsplatsen på tidigare rön från allmän systemteori och fenomenologi .

Inspiration och påverkan av redan existerande teorier

1. Allmän systemteori

Den allmänna systemteorin beskriver på sin mest grundläggande premiss fenomenet med en sammanhållen grupp av sammanhängande delar. När en del av systemet ändras eller påverkas kommer det att påverka systemet som helhet. Weick använder detta teoretiska ramverk från 1950 för att påverka sin organisationsinformationsteori. Likaså kan organisationer ses som ett system av relaterade delar som samverkar mot ett gemensamt mål eller vision. Genom att tillämpa detta på Weicks organisationsinformationsteori måste organisationer arbeta för att minska otydlighet och komplexitet på arbetsplatsen för att maximera sammanhållning och effektivitet. Weick använder termen koppling för att beskriva hur organisationer, liksom ett system, kan vara sammansatta av inbördes relaterade och beroende delar. Koppling tittar på relationen mellan människor och arbete.

Det finns två typer av kopplingar:

1. Lös koppling

Lös koppling beskriver att medan människor inom organisationen eller systemet är sammankopplade och ofta arbetar tillsammans, är de inte beroende av varandra för att fortsätta eller helt slutföra individuellt arbete. Beroendena är svaga och arbetsflödet är flexibelt. Till exempel, "om hela vetenskapsavdelningen stänger helt av att alla lärare är sjuka eller av någon anledning, kan skolan fortfarande fortsätta att fungera eftersom andra avdelningar fortfarande är närvarande."

2. Tät koppling

Tight coupling beskriver när kopplingar inom en organisation är starka och beroende. Om en del av organisationen inte fungerar korrekt kan organisationen som helhet inte fortsätta till sin fulla potential. "Till exempel stängs format- och bläcksektionen helt av, varför de efterföljande stegen inte kan fortsätta, så hela processen i organisationen kommer att avbrytas. Således är komponenter i ett system direkt beroende av varandra."

2. Evolutionsteori

Evolutionsteorin, av Charles Darwin, är ett ramverk för de starkastes överlevnad. Enligt Darwin försöker organismer att anpassa sig och leva i en oförlåtande miljö. De som inte lyckas med anpassningen överlever inte, medan de starka organismerna fortsätter att frodas och föröka sig. Weick åberopar inspiration från Darwin för att införliva ett biologiskt perspektiv i sin teori. Det är naturligt för organisationer att behöva anpassa sig till inkommande information som ofta stör den redan existerande miljön. Organisationer som kan planera och ändra strategier i enlighet med deras ständiga behov av organisering och meningsskapande, kommer att överleva och vara de mest framgångsrika. Det finns dock en anmärkningsvärd skillnad mellan djurens evolution och survival of the fittest i organisationer, "Ett givet djur är vad det är; variation kommer genom mutation. Men en organisations natur kan förändras när dess medlemmar ändrar sitt beteende."

Antaganden

1. Mänskliga organisationer finns i en informationsmiljö

Till skillnad från avsändar- och mottagaremodeller står OIT på situationsperspektivet. Karl Weick ser en mänsklig organisation som ett öppet socialt system . Människor i det systemet utvecklar en mekanism för att fastställa mål, erhålla och bearbeta information eller uppfatta miljön. I denna process kommer människor och miljön till slutsatser om "vad är det som händer här?". Colville menar att denna tillskrivningsprocess är retrospektiv.

Ta en utbildningsanstalt som exempel. Ett universitet kan få information om studenters behov på många sätt. Det kan skapa feedbacksektion på sin webbplats. Den kan organisera alumnpaneler eller akademiska frågor för att attrahera blivande studenter och samla in konkreta frågor de är intresserade av. Den kan också genomföra enkäten eller vara värd för fokusgruppen för att få informationen. Efter det måste universitetets saker bestämma hur de ska hantera denna information, baserat på vilket det måste sätta upp och uppnå sina mål för nuvarande och blivande studenter.

2. Informationen som en organisation får skiljer sig åt när det gäller tvetydighet

Weicks hävdar att det finns många möjliga tolkningar av verkligheten när organisationer bearbetar information. Deras varierande nivåer av förståelighet leder till olika resultat av informationsinmatningar. I andra akademiska verk tenderar forskare att säga att budskap är osäkra eller tvetydiga. Även om meddelanden enligt OIT beskrivs som tvetydiga. anser att människor proaktivt utesluter ett antal möjligheter att uppfatta vad som händer i miljön. På grund av OIT:s situationsperspektiv består meddelandenas betydelser av meddelanden, tolkningar av mottagare och det interaktionella sammanhanget. Tvetydighet och osäkerhet kan dock innebära att ett standardsvar - den enda sanna objektiva tolkningen - existerar.

Weick betonar också att "det tvetydiga är motorn som motiverar människor att organisera sig". Maitlis och Christianson konstaterar att tvetydigheten utlöser meningsskapande av tre skäl: miljöskakningar och organisatoriska kriser, hot mot identitet och planerade förändringsinsatser.

3. Mänskliga organisationer ägnar sig åt informationsbehandling för att minska informationens tvetydighet

Baserat på de två första antagandena, föreslår OIT att informationsbehandling inom organisationer är en social aktivitet. Att dela är nyckeln i organisationens informationsbehandling. I det specifika sammanhanget förstår medlemmarna tillsammans verkligheten genom att minska tvetydigheten. Med andra ord, meningsskapandet är ett gemensamt ansvar som inkluderar många ömsesidigt beroende personer att utföra. I denna process kombinerar organisationer och dess medlemmar handlingar och attributioner tillsammans för att hitta balansen mellan tankarnas komplexitet och handlingars enkelhet. Weick föreslår också att människor skapar sin egen miljö genom enactment, vilket är handlingen att göra meningsfull. Detta beror på att människor har olika perceptuella scheman och selektiv uppfattning, så människor skapar olika informationsmiljöer. Genom att skapa olika informationsmiljöer kan människor komma fram till samma eller nära samma förståelse eller lösning genom olika tankeprocesser och övergripande förståelse.

Nyckelbegrepp

Organisationen

För att placera Weicks vision om organisationsinformationsteori i ett korrekt arbetssammanhang, kan utforskandet av hans syn på vad som utgör organisationen och hur dess individer förkroppsligar den konstruktionen ge betydande insikter.

Ur en grundläggande synvinkel delade han en övertygelse om att organisatorisk validering härleds --- inte genom tegelstenar och murbruk, eller lokal - utan från en serie händelser som gör det möjligt för enheter att "samla, hantera och använda informationen de får." När han utvecklade ytterligare vad som utgör en organisation under tidiga skrifter som beskriver OIT, sa Weick: "Ordet organisation är ett substantiv och det är också en myt. om man letar efter en organisation kommer man inte att hitta den. Det som kommer att hittas är att det finns händelser kopplade till varandra, som sker inom betongväggar och dessa sekvenser, deras vägar, deras timing, är de former vi felaktigt gör till substanser när vi talar om en organisation."

När den ses på detta modulära sätt, möter organisationen Weicks teoretiska vision genom att omfatta parametrar som är mindre bundna av betong, trä och strukturella begränsningar och mer av en förmåga att fungera som ett arkiv där information kan kanaliseras konsekvent och effektivt. Med hänsyn till dessa definierande egenskaper, förlitar sig korrekt kanalexekvering på maximering av meddelandens klarhet, sammanhang, leverans och utveckling genom vilket system som helst.

Ett exempel på hur dessa interaktioner kan utvecklas på en mer detaljerad nivå inom dessa gränser kan hämtas genom Weicks dubbla interaktionsslinga, som han anser vara "byggstenarna i varje organisation". Enkelt uttryckt beskriver dubbla interagerar mellanmänskliga utbyten som, i sig, sker över den organisatoriska befälskedjan och i själva livet.

Således:

"En handling inträffar när du säger något (Kan jag få en Popsicle ?).

En interaktion uppstår när du säger något och jag svarar ("Nej, det kommer att förstöra din middag).

En dubbel interaktion uppstår när du säger något, jag svarar på det, sedan svarar du på det, och justerar det första påståendet ("Tja, vad sägs om en halv Popsicle?)

Weick föreställer sig organisationen som ett system som tar in tvetydig information från sin omgivning, försöker förstå den informationen och använder det man lärt sig för framtiden. Som sådan utvecklas organisationer som de gör vettiga av sig själva och miljön".

"Dessa kommunikationscykler är anledningen till att Weick fokuserar mer på relationer inom en organisation än han gör på en individs talang eller prestation. Han tror att många externa konsulter spolar över vikten av dubbelinteraktionen eftersom de lämnar scenen innan effekterna av deras rekommenderade action studsar tillbaka för att påverka skådespelaren". Genom att tillåta oss att betrakta organisationen i detta alternativa ramverk ger organisationsinformationsteori oss en robust plattform för att utforska kommunikationsprocessen, bokstavligen, när den utvecklas.

Det är viktigt att notera att flödet av tvetydig information för organisationer är konstant och pågående. Organisering, processen att skapa mening ur information, är en kontinuerlig cykel för organisationer. På grund av detta föredrar Weick att använda verb när han beskriver organisationer. Substantiv avger en stationär och fast konnotation. Till exempel, istället för ordet "ledning" skulle Weick föredra att använda verbet "managera". Genom att använda verb, förespråkar och återspeglar den flytbarheten i sensationsprocessen, som håller på att förändras, i motsats till att använda substantiv; eftersom substantiv återspeglar stationära eller fixerade enheter, vilket är emot vad Weick föreslår.

Lös koppling och informationsmiljön

När Weick utvecklade organisationsinformationsteori intog Weick en "socialpsykologisk hållning som noterar att individuellt beteende är mer en funktion av situationen än av personliga egenskaper eller rolldefinitioner. Därför är människor "löst sammankopplade" i de flesta organisationer och har ett stort utrymme för handling". Som ett sätt att formalisera detta fenomen, "inbjuder han oss att använda metaforen " lös koppling " för att bättre förstå organisationer och aspekter av organisationer - särskilt de olika typer av kopplingar som finns inom organisationer - som antingen är marginaliserade, ignorerade , eller undertryckt av normativ byråkrati ".

Så, på ungefär samma sätt som han föreslog att organisationer ses genom en icke-traditionell lins i strukturen, erkänner han att man genom att göra det kan behöva överväga omständigheter där "flera sätt kan ge samma resultat, samtidigt som de erbjuder utseendet att bristande samordning, avsaknad av regler och mycket långsamma återkopplingstider är normen”.

Även om många kanske ser dessa nyanser som vägspärrar eller hinder för framsteg, ser organisationsinformationsteori var och en som en katalysator för förbättrad prestation och positiv förändring genom: "ökad känslighet för en föränderlig miljö, utrymme för anpassning och kreativa lösningar att utveckla, subsystem sammanbrott utan att skada hela organisationen, uthållighet genom snabba miljöfluktuationer och främjande av en attityd där självbestämmande av aktörerna är nyckeln”.

En annan överordnad komponent i Weicks tillvägagångssätt är att information som tillhandahålls av organisationens miljö --- inklusive kulturen i själva organisationsmiljön --- kan påverka beteendet och tolkningen av beteenden hos personer inom organisationen. Sålunda påverkas skapande av organisatorisk kunskap av varje persons personliga schema såväl som bakgrunden av organisationens mål. Organisationen måste sålla igenom tillgänglig information för att filtrera bort det värdefulla från det främmande. Dessutom måste organisationen både tolka informationen och samordna informationen för att "göra den meningsfull för medlemmarna i organisationen och dess mål." För att konstruera mening från dessa budskap i sin omgivning måste organisationen minska tvetydigheten, samtidigt som den förbinder sig till en tolkning av budskapet som matchar dess kultur och övergripande uppdrag.

Följaktligen används "blixtljusanalogin" för att förklara den oskiljaktiga handlingen och kunskapen som finns i denna teori. Man bör föreställa sig att han är i ett mörkt fält på natten med bara en ficklampa. Han kan vagt plocka ut föremål runt sig, men kan inte riktigt säga vad de är. Är den där klumpen i fjärran en buske eller ett farligt djur? När han tänder sin ficklampa skapar han dock en cirkel av ljus som gör att han kan se klart och agera med relativ klarhet. Handlingen att tända ficklampan skapade effektivt en ny miljö som gjorde det möjligt för honom att tolka världen omkring honom. Det finns dock fortfarande bara en enda cirkel av ljus, och det som finns kvar utanför den cirkeln är fortfarande lika mystiskt, om inte ficklampan omdirigeras. Med organisationsinformationsteori är ficklampan mental. Miljön ligger i skådespelarens sinne och påtvingas honom av hans erfarenheter, vilket gör dem mer meningsfulla.

Tvetydighet

Baserat på antalet snabbt rörliga delar inom någon organisation (dvs. informationsflöden, individer, etc...) skiftar grunden på vilken meddelanden tas emot hela tiden, vilket ger utrymme för oavsiktliga konsekvenser i förhållande till verklig avsikt och mening. Tvetydighet uppstår när kommunikationsuppsökande "kan ges olika tolkningar eftersom innehållet är tvetydigt, motstridigt, dunkelt eller introducerar osäkerhet i en situation".

Organisationsinformationsteori tillhandahåller en kunskapsbas och ett ramverk som kan hjälpa till att mildra dessa risker genom att minska nivån av oklarhet under relevanta kommunikationsaktiviteter. Samtidigt fungerar det som en konstruktion vars tillväxtpotential härrör från aktiv användning "kommunicera och organisera" och "minska mängden tvetydighet" inom en specificerad domän.

När man tittar på hur tvetydighet utvecklas närmare, kan den också visa sig som en signatur för mycket tolkande händelser, tillsammans med sådana där parametrarna (och osäkerhetsnivåerna) traditionellt sett är mycket mer konkreta. Till exempel beskriver "tvetydighet också situationer där det råder enighet om en uppsättning beskrivande kriterier (säg önskvärd marknad/oönskad marknad) men oenighet om antingen deras gränser (dvs. den punkt då marknader går från att vara önskvärda till oönskade) eller om deras tillämpning på en viss situation (oavsett om en viss marknad är önskvärd eller oönskad). Att hantera tvetydighet kräver samordnande mening bland medlemmar i en organisation och är en väsentlig del av organiseringen. Tvetydighet uppstår eftersom allas erfarenheter är unika; individer och samhällen utvecklar sina egna uppsättningar av värderingar och övertygelser och tenderar att tolka händelser på olika sätt. Tvetydighet kan också bero på opålitliga eller motstridiga informationskällor, bullriga kommunikationskanaler, olika eller tvetydiga mål och preferenser, vaga roller och ansvarsområden eller olika politiska intressen".

Sensemaking

Karl Weicks organisationsinformationsteori betraktar organisationer som "' sensskapande system' som oupphörligt skapar och återskapar föreställningar om sig själva och om alla omkring dem".

Ur ett mindre kliniskt (och mer intuitivt) perspektiv beskriver Weick och hans medarbetare, Kathleen M. Sutcliffe , gemensamt sensemaking som en handling som "involverar att förvandla omständigheter till en situation som förstås explicit i ord eller tal och som fungerar som en språngbräda för att handling".

I dess mer definierade organisatoriska sammanhang kan sensemaking ses som en process "som tillämpas på både individer och grupper som ställs inför ny information som är oförenlig med deras tidigare övertygelser". Genom att ta hänsyn till den oro (eller kognitiva dissonans ) som blir resultatet av denna upplevelse, kommer de att skapa berättelser som passar berättelsen som fungerar både som en buffert och ett vägledande ljus för ytterligare återgivningar av berättelsen. "Detta förklarar hur till exempel religiösa grupper kan ha så stränga övertygelser, hur politiska partier kan vara säkra på sina diametralt motsatta positioner, hur organisationer kan utveckla väldigt olika kulturer och hur individer kan utveckla väldigt olika tolkningar för samma händelse." .

Processen för sensemaking börjar vanligtvis med en omständighet eller ett problem som kräver en viss nivå av tolkning av andra (dvs. något hände eller inte hände). Oavsett om det är medvetet eller omedvetet drivs, engagerar sig de inblandade i en upplevd syn på dessa fakta. "Engagemang bildas kring tolkningen för att binda tolkningen till framtida handling. När det kommuniceras offentligt är engagemanget särskilt starkt. Individer är motiverade att motivera sina åtaganden, så de initierar framtida åtgärder och ständigt förfinar sin tolkning av den ursprungliga händelsen så att deras engagemang för att ett tillvägagångssätt bedöms vara lämpligt. Dessa nya åtgärder producerar "bevis" som validerar tolkningen och används för att öka beslutsförtroendet.

Dessa är kritiska aspekter som omger sensationsprocessen:

a) sensemaking börjar med att lägga märke till och parentes

b) sensemaking handlar om märkning

c) sensemaking är retrospektivt

d) sensemaking handlar om presumtion

e) sensemaking är socialt och systemiskt

f) sensemaking handlar om handling

g) sensemaking handlar om att organisera genom kommunikation

Tanken med sensemaking är också ett tema inom organisationsinformationsteori. Organisatoriskt meningsskapande står i kontrast till organisatorisk tolkning. När en organisation tolkar information finns det redan en referensram på plats och detta är tillräckligt med information för att en organisation ska kunna ändra kurs. Sensemaking uppstår dock när ingen initial referensram existerar och ingen uppenbar koppling uppstår. Enligt Weick kan sensemaking drivas av övertygelser eller handlingar. Övertygelser formar vad människor upplever och ger form för de handlingar de vidtar. Till exempel kan oenighet om övertygelser i en organisation leda till argument. Detta är en form av förnuft.

Särskilt meningsskapande påverkar organisationer i tre aspekter: strategisk förändring, organisatoriskt lärande och innovation och kreativitet. När det gäller strategisk förändring triggas individer att förändra sina egna roller och beteenden och även hjälpa andra att samordna sig med sina nya förändringar. Sedan ska en ny organisationsordning om strategier konstrueras. När det gäller lärande kommer människor å ena sidan att lära sig av misstag. Organisatoriska förståelser och rutiner kommer att revideras, uppdateras och stärkas som svar på felen. Å andra sidan ger meningsskapande om insamlat material och tillgängliga alternativ ett stort bidrag till lärande i mer konventionella sammanhang, särskilt i kunskapsintensiva arbetsmiljöer. Detaljerna om dess inverkan på innovation kan ses i avsnittet "förlängning".

Valpoäng, beteendecykler och monteringsregler

När informationsmeddelanden förblir en oklar variabel, kommer organisationer vanligtvis att återgå till ett antal organisatoriska informationsteori-baserade metoder som är utformade för att uppmuntra till att minska tvetydighet:

1. Valpoäng --Beskriver en organisations beslut att fråga: "ska vi ta hand om någon aspekt av vår miljö som förkastades tidigare?" Att spåra om sina steg kan ge både ledning och individer en komfortzon när det gäller att ta itu med frekvens och volym när det gäller meddelanden, så att något inte har missats.

2. Beteende/kommunikationscykler --Representerar "avsiktliga kommunikationsaktiviteter från en organisations sida för att minska nivåerna av oklarhet". Viktigt är att grader av tvetydiga meddelanden har en direkt inverkan på hur många cykler som krävs för att lindra dess effekter. Inom detta område uppstår tre distinkta steg som vart och ett är fokuserade på att tillhandahålla klarhet i meddelanden: handling, respons och justering. Var och en är utformad för att underlätta bevarande- och urvalsprocessen. Handling sker när det meddelas att oklar eller tvetydig information föreligger. Respons är ansträngningen att hjälpa till att minska den osäkra informationen. Slutligen sker justering när beteendet eller informationsutvärderingen ändras eller justeras. Många gånger måste denna cykel upprepas. Detta beror på att tvetydiga informations- och kommunikationscykler har en positiv korrelation: Ju större mängd komplex information det finns, desto större behov av flera kommunikationscykler. Griffin et al. (2015) relaterar en kommunikationscykel till en våt handduk genom att säga, "precis som en vridning av en våt handduk pressar ut vatten, pressar varje kommunikationscykel ut tvetydigheten ur situationen." Exempel på beteendecykler är personalmöten, rykten om kafferast, e-postkonversationer, interna rapporter etc.

3. Monteringsregler-- Betecknar en bredare konstruktion, "som kan inkludera utvärdering av hur standardoperativa procedurer (SOP) utförs, tillsammans med kommandokedjan". Till sin natur utforskar detta tillvägagångssätt protokollåtgärder som kan vara effektiva för att hantera oklarheter, såväl som hur relaterade processer kan utvecklas. Det är regler som har fungerat väl tidigare och därför blivit standard i organisationen. Exempel på monteringsregler är en manual eller handbok. Vanligtvis används monteringsregler när nivån på oklar information är låg.

Strategier

Principerna om tvetydighet

Tre kritiska principer, eller relation, styr processen för att minska tvetydigheten. De är: förhållandet mellan tvetydighet, reglerna och cyklerna måste analyseras noggrant; förhållandet mellan antalet regler och antalet cykler; förhållandet mellan antalet cykler och mängden tvetydighet.

För att vara specifik hävdar Weick att mängden upplevd tvetydighet påverkar antalet regler. Generellt sett finns det ett negativt samband mellan nivån på oklarhet och mängden regler. För att vara specifik, ju mer tvetydigt budskapet är, de få regler som finns tillgängliga för att behandla den informationen. Samtidigt finns ett omvänt förhållande mellan regler och cykler. Med andra ord leder färre regler till mer användning av cykler. Sedan kan det ökande antalet använda cykler minska tvetydigheten. Genom att använda ett högre antal cykler kan denna teori användas som en rubrik från vilken delad meningsskapande kan åstadkommas i processorganisering. Denna rubrik anger layouten för hur tankeprocesser förändras och kommer att modifieras baserat på ny information, olika miljöer (arbete, socialt, boende) och av de olika människor du är runt och använder monteringscykler med.

Stadier av tvetydighetsminskning

Enligt Weick upplever organisationer kontinuerliga förändringar och anpassar sig ständigt, i motsats till en förändring som följs av en period av stagnation. Med utgångspunkt i Orlikowskis idé att förändringarna som sker inte nödvändigtvis är planerade, utan snarare oundvikligen inträffar över tid, förklarar organisationsinformationsteori hur organisationer använder information som finns i miljön för att tolka och anpassa sig till förändringar. I händelse av att informationen som finns tillgänglig i informationsmiljön är mycket tvetydig, engagerar sig organisationen i en serie cykler som fungerar som ett sätt att minska osäkerheten kring budskapet. Ett mycket tvetydigt meddelande kan kräva flera iterationer av beteendecyklerna. Det finns ett omvänt samband mellan antalet regler som upprättats av organisationen för att minska tvetydigheten och antalet cykler som krävs för att minska tvetydigheten. På samma sätt, ju fler cykler som används, desto mindre tvetydighet kvarstår.

Enactment

Weick betonar rollen av handling, eller enactment i förändring inom en organisation. Genom en kombination av individer med befintlig data och extern kunskap, och genom iterativ process av försök och misstag, förfinas idéer tills de blir aktualiserade. Enactment spelar också en nyckelroll i idén om sensemaking , den process genom vilken människor ger mening åt erfarenhet. I huvudsak hjälper åtgärden till att definiera innebörden, vilket gör de inom organisationens miljö ansvariga för själva miljön.

Urval

Efter att ha analyserat den information organisationen besitter, inkluderar urvalsstadiet en utvärdering av utestående information som är nödvändig för att ytterligare minska tvetydigheten. Organisationen måste bestämma den bästa metoden för att få den återstående informationen. I allmänhet spelar organisationens beslutsfattare en nyckelroll i detta skede.

Det finns tre kritiska processer som sker i detta skede: 1) medlemmar gör ett val bland tolkningar; 2) medlemmar väljer typen och mängden av regler för behandling av dessa tolkningar; 3) kommunikationscykler börjar fungera på dessa tolkningar.

Bibehållande

Det sista skedet inträffar när organisationen sållar igenom den information den har sammanställt i försök att anpassa sig till förändringar, och avgör vilken information som är nyttig och värd att använda igen. Ineffektiv, överflödig och i övrigt onödig information som inte bidrar till projektets slutförande eller minskning av oklarhet kommer med största sannolikhet inte att behållas för framtida tillämpning av liknande projekt.

Ansökningar

Tillämpning inom hälso- och sjukvården

En av de viktigaste tillämpningarna i den verkliga världen när det gäller Weicks koncept för organisationsinformationsteori kan hittas inom sjukvården. Där gick han så långt att han personligen utvecklade en dedikerad hälsokommunikationsstrategi som "betonar den centrala rollen för kommunikation och informationsbehandling inom sociala grupper och institutioner". Specifikt drar Weicks arbete korrelationer mellan korrekt information och organisationers förmåga att anpassa sig till förändringar.

Weicks organisationsmodell spelar en kraftfull roll för att förbättra kommunikationen om hälsovård och hälsofrämjande . OIT gör det möjligt för konsumenter och leverantörer att minska tvetydigheten när de står inför komplexa hälsovårds- och hälsofrämjande situationer. "Inom hälso- och sjukvård och hälsofrämjande används enactmentprocesser för att förstå olika hälsorelaterade utmaningar, urvalsprocesser används för att välja olika handlingssätt som svar på dessa utmaningar, och retentionsprocesser används för att bevara det som har lärts av enactment och urvalsprocesser för att vägleda framtida hälsovård/främjande verksamhet”.

Till exempel kan teorin utvärdera problemen med överdriven sjuksköterskeomsättning på offentliga sjukhus och utveckla insatser för att lösa problemen. Sjukhusadministratörer brukade ta itu med problemet genom att anstränga sig för att rekrytera sjuksköterskor. Även om strategin lockade fler nya sjuksköterskor var det dyrt att behålla rekryteringsinsatserna. Således genererades ett retentionsprogram under Weicks modell för att organisera. Programmet använde frågeformulär, djupintervjuer och fokusgruppsdiskussion för att ta reda på sjuksköterskors oro (enactment). Forskningens resultat identifierade strategier för att lösa dessa problem (urval). Därefter samlade programmet ytterligare information om sjuksköterskors inställning och råd för dessa strategier och implementerade förfinade strategier (retention).

Tillämpning inom utbildning

Vissa forskare förespråkar att löst kopplade system och skräp kan garantera flexibiliteten hos organisationer för högre utbildning. Förespråkare av lös kopplingssystem tror att universitetets akademiska frihet och studenters individuella identitet kommer att förstöras om administratörer skärper den lösa kopplingen. Weick menar dock att "oförutsägbarheten (en organisation) är otillräckligt bevis för att dra slutsatsen att elementen i ett system är löst kopplade". Andra forskare lägger märke till Weicks varning om att lös koppling inte bör användas som en normativ modell. Universiteten kommer inte att förlora sin akademiska frihet med ett stramare kopplat system. Frank W. konstaterar att "De (universitet) är tätt kopplade i vissa aspekter och okopplade i andra aspekter. Tät koppling uppstår när en fråga stöder status quo. Frånkoppling sker när en fråga utmanar status quo".

Weicks organisationsmodell kan tillämpas för att minska oklarheten i det stora föreläsningsrummet och för att öka elevernas engagemang. Klassrum med stora föreläsningar kan ses som en informationsmiljö med olika grader av tvetydighet. Eleverna stiftar monteringsregler för att förstå meddelanden i klassen med låg otvetydighet. Beteendecykler som fokuserar på handling, respons och anpassning kan användas av eleverna för att klargöra budskap med hög tvetydighet. "Eleverna bedömer hur de tillämpade reglerna och cyklerna påverkade deras förmåga att tolka den ursprungliga inputens tvetydighet och avgöra om ytterligare regler och cykler behövs för att utveckla ett effektivt svar på inputen". Vissa studenter känner sig skrämda när de ställer frågor i det stora föreläsningsrummet. mikrobloggens synkronitet och anonyma karaktär sig själv till en andra kanal för att underlätta elevernas frågor och minskar deras tvetydighet. Fakulteten gör det möjligt att behålla organisatorisk intelligens genom mikrobloggformat.

Applikation inom konflikthantering

Det är svårt att hitta två parter som delar exakt samma intresse. Konflikt och samarbete samexisterar alltså med varandra i organisationer. Institutionaliserad konflikthantering används ofta av chefer för att skapa hållbara organisationer. Metaforer ger ett heltäckande tillvägagångssätt för att förstå och tolka informationsmiljön som inkluderar ny kunskap och nya metoder. "Metafor skapad av dotterbolag representanter för konflikthantering praxis återspeglar kvaliteten och djupet av institutionalisering ". Metaforer kan erkännas som ett kollektivt meningsskapande och en skildring av organisatorisk miljö. Individer kan fatta beslut som beror på deras metaforer om konflikter i organisationer.

Kritik

Verktyg

Denna teori fokuserar på kommunikationsprocessen istället för enskilda aktörers roll. Den undersöker komplexiteten i informationsbehandling i stället för att försöka förstå människor inom en grupp eller organisation. Dessutom undersöker denna teori noggrant handlingen att organisera, snarare än organisationerna själva. Weick definierar organisering som "att lösa tvetydighet i en enacted miljö med hjälp av sammankopplade beteenden inbäddade i villkorligt relaterad process" och att "människor organiserar sig i första hand för att hjälpa dem att minska informationsosäkerheten i sina liv".

Logisk konsekvens

Vissa forskare hävdar att denna teori inte klarar testet av logisk konsekvens och att människor inte nödvändigtvis styrs av regler i en organisation. Vissa organisationsmedlemmar kanske inte har något intresse av kommunikationsregler och deras handlingar kan ha mer att göra med intuition än något annat.

Andra kritiker hävdar att organisatorisk informationsteori ser organisationen som en statisk enhet, snarare än en som förändras över tiden. Dynamiska justeringar, såsom nedskärningar, outsourcing och till och med tekniska framsteg bör beaktas när man undersöker en organisation – och organisatorisk informationsteori tar inte hänsyn till detta.

Kritiker av denna teori hävdar att den inte nämnvärt handlar om hierarki eller konflikter , två framträdande teman förknippade med organisationskommunikation. I vissa fall gör den hierarkiska kontexten svårigheter för meningsskapande och föreslår ett flöde av negativ feedback nedåt. Sensemaking process kan användas för att förklara varför anställda förblir tysta i organisationen. Två meningsskapande resurser som är förväntan och identitet hindrar anställda från att ge negativ feedback uppåt. Anställda förväntar sig att deras negativa feedback till arbetsledare kommer att utgöra ett hot mot deras anställningstrygghet eller kan försummas av arbetsledare. Dessutom förstår medarbetarna sin egen förståelse och identifierar sig som bristfälliga experter som inte kan fatta de bästa besluten.

Omfattning

Teorin försummar också det större sociala, historiska och institutionella sammanhanget . Det institutionella sammanhangets och kulturkognitiva institutioners roll i sensemaking bör ägnas större uppmärksamhet. Enligt Taylor och Van Every, "det som saknas [i Weicks 1995 Sensemaking in Organizations version av enactment] ... är en förståelse av organisationen som en kommunikationskonstruktion eller en medvetenhet om institutionaliseringen av det mänskliga samhället som åtföljer organisationen med dess många interna motsättningar och spänningar". Aktörer begränsas av kognition genom socialisering i jobbet, skolsystemet och media när de gör meningsskapande på institutioner. Det orsakar mindre variation och mer stabilitet i institutionerna. För att utöka teorin sociala mekanismer tillämpas för att överväga hur institutioner primer, redigerar och utlöser sensemaking förutom de traditionella kognitiva begränsningarna.

Förlängning av OIT

Dr. Brenda Dervin: Sense-Making Approach

Som ett komplement till Weicks arbete med organisationsinformation, följde den noterade akademikern (och forskarkollegan), Dr. Brenda Dervin , en liknande väg för att utforska hur tvetydighet och osäkerhet hanteras på olika plattformar.

Men när Dr. Dervin tog upp dessa frågor ur ett mer kommunikationsdrivet perspektiv fann Dr. Dervin att dessa frågor utvecklas från en annan plats; en, i själva verket, som till skillnad från Weick, antar "diskontinuitet mellan enheter, tider och rum". Istället för modularitet , "är varje individ en enhet som rör sig genom tid och rum, som hanterar andra enheter som inkluderar andra människor, artefakter, system eller institutioner. Individens mening som en strategi för att överbrygga dessa klyftor är den centrala metaforen för Förnuftsskapande tillvägagångssätt".

Genom att använda detta alternativa prisma fann Dr. Dervin att "mönster av klyftöverbryggande beteende förutsägs bättre av hur individer definierar de klyftor de befinner sig i, än av några attribut som vanligtvis kan användas för att definiera individer över rymden och tid, såsom demografiska kategorier eller personlighetsindikatorer. Situationer och människor förändras ständigt, men interaktionsmönster mellan människor och situationer som de definieras av människor verkar vara något mer stabila".

Organisatorisk informationsteori och innovation

"År 2000 upptäckte forskarna Doughtery, Borrelli, Munir och O'Sullivan att nivån på innovationsförmåga inom organisationer var kopplad till förmågan att skapa rätt känsla av kollektiva erfarenheter i osäkra eller tvetydiga situationer som radikala förändringar på marknaden eller teknologiska paradigmskiften".

Instinktivt, verkar det som, verkade meningsskapande system hos mindre innovativa företag hämmas av tendenser att "spela inom befintliga regler...filtrera bort oväntad information eller oortodoxa kompetensuppsättningar, vilket resulterade i grupptänkande och mer av detsamma " . Samtidigt, "innovativa organisationer ... vågade utmana befintlig affärslogik och använde sig av nya insikter" ... dessa användes i sin tur för att "förändra befintliga tolkningar och scheman och därmed påverka den övergripande utvecklingen av organisationen så att själva tolkningsscheman blev mer lämpade att hantera yttre krafter”.

Weick föreslår tre dynamik som är nära relevanta för innovation: "att kunskapen är både tyst och artikulerad, att länkande processer går över flera nivåer av organisatoriskt agerande och att länkande processer förkroppsligar flera spänningar". En studie tillämpar denna dynamik och organisatoriska meningsskapande för att analysera hur människor förstår marknads- och teknikkunskap för produktinnovation. Innovativa organisationer har ett system för meningsskapande som gör det möjligt för aktörer att "konstruera, fästa, tolka och ompröva rätt sorts marknads- och teknikkunskap på rätt sätt för innovation". Men aktörer i icke-innovativa organisationer förstår kunskap på ett separat sätt.

Se även :

Datormedierad kommunikation (CMC) och sensemaking

Datorförmedlad kommunikation har successivt blivit en väsentlig del av kommunikation i nuvarande arbetssammanhang och organisatoriska sammanhang. Weick föreslår att sensemaking borta från terminaler upplever fem procedurer: effektuera, triangulera, anslut, avsiktligt och konsolidera.

Enligt Garphart, jämfört med på traditionella arbetsplatser, blir sensemaking på en elektroniskt aktiverad arbetsplats mer komplex och tvetydig. och agera annorlunda i ovanstående fem procedurer. Att vara specifik. fyra distinkta funktioner kan ses. För det första är ömsesidighetsprocessen mycket begränsad. Ömsesidigheten mellan perspektiv kan försenas när kommunikatörer är vid olika "terminaler". Dessutom saknas sensoriska signaler nästan i denna process, medan textkommunikation vanligtvis används. Med andra ord är kommunikationssätten begränsade. För det andra ökar nivåerna av tvetydighet och svårigheterna med förnuftsskapande. Problemen med att förstå dator eller nya tekniska termer framstår som ett nytt hinder som måste övervinnas för att uppnå meningsskapande i organisationer. För det tredje kan mindre etcetera-principer användas till i CMC. Med andra ord tenderar CMC att bygga upp en rigid strukturerad kommunikationsmiljö, vilket gör att människor kommer att få svårare att få ytterligare information utanför datorsystemet. Slutligen ändrar CMC yrkesuppgifterna. Viss teknisk bakgrund eller datorrelaterade kunskaper krävs för att stödja allmänna yrkesuppgifter.

Det finns två huvudmodeller som föreslås för att förklara meningsskapandet med CMC i organisationer: Weicks kognitiva modell och en social interaktionsmodell.

Weick tror att människor i allt större utsträckning kommer att stöta på problem med att få vettig information med ny teknik. Cognitive Model hävdar att ny datorteknik har en enorm inverkan på meningsskapande i organisationer i fem aspekter. För det första inträffar alltid brister i handlingar eftersom verkliga objekt inte helt kan fångas och representeras av simulerade bilder och symboler. För det andra är jämförelser ofta bristfälliga på grund av begränsad ömsesidighet av perspektiv och nästan frånvarande feedback baserad på direkta åtgärder. För det tredje är arbeten vid terminaler alltid ensamma och kommer att minska anknytningen till kommunikation. Fjärde, konstant inflöde av information i datorn avbryta eller till och med förhindra överläggningen. Slutligen leder sensemaking vid terminaler alltid till konsolideringsbrister på grund av datorns fristående natur.

Social Interactional Model, som härrör från fenomenologisk sociologi och etnometodologi , betonar de intersubjektiva och objektiva dragen hos sensemaking. Intersubjektiva drag avslöjar att människor alltid försöker få subjektiva betydelser av andra. I CMC måste kommunikatörer aktivt ta reda på om de delar betydelser med andra, inklusive datorer. I denna process förväntas människor använda normala objekt, termer och yttranden för att korrekt skildra sammanhang och upplevelser för att låta datorn känna igen. Men det krävs ett ökande antal kunskaper för att uppnå meningsskapande än på traditionella arbetsplatser. Således kommer etcetera principen till användning för att hantera vaga eller implicita betydelser. Människor kommer aktivt att söka ytterligare information för att klargöra innebörden. Samtidigt används beskrivande vokabulär som indexiska uttryck för att hjälpa människor att lösa tvetydiga betydelser baserat på kontextuell, kulturell, teknisk kunskap och information.

Se även

Vidare läsning

Daft, Richard L.; Macintosh, Norman B. (1981). "En tentativ undersökning av mängden och tvetydigheten av informationsbehandling i organisatoriska arbetsenheter". Kvartalsbok för förvaltningsvetenskap . 26 (2): 207–224. doi : 10.2307/2392469 . JSTOR 2392469 .
Jay R. Galbraith , Organization Design Reading, Massachusetts: Addison-Wesley Publishing Company, 1977.
Gattiker, Thomas F.; Goodhue, Dale L. (2004). "Förstå de lokala kostnaderna och fördelarna med ERP genom teori om organisatorisk informationsbehandling". Information och förvaltning . 41 (4): 431–443. doi : 10.1016/s0378-7206(03)00082-x .
Weick, Karl E. (1991). "Den icke-traditionella kvaliteten på organisatoriskt lärande". Organisationsvetenskap . 2 : 116-124. doi : 10.1287/orsc.2.1.116 .
Karl E Weick, "The Collapse of Sensemaking in Organizations: The Mann Gulch Disaster." Administrative Science Quarterly , 38, nr 4 (1993): 628-652.
Karl E. Weick, Att förstå organisationen . Malden: Blackwell Publishing Ltd, 2004.
Weick, Karl E. (1991). "Den icke-traditionella kvaliteten på organisatoriskt lärande". Organisationsvetenskap . 2 : 116-124. doi : 10.1287/orsc.2.1.116 .
Karl E. Weick, Sensemaking in Organisations . London: SAGE Publication, Inc., 1995.
Karl E. Weick och Susan J. Ashford, (2001) "Lärande i organisationer". I Frederic M. Jablin och Linda L. Putnam (Ed.) The New Handbook of Organizational Communication: Advances in Theory, Research, and Methods . s. 704–731. London: Sage Publications, Inc.