System för godkännande av lagerinformation

Inventory Information Approval System , eller IIAS , är en teknik för försäljningsställen som används av återförsäljare som accepterar FSA-betalkort , som utfärdas för användning med medicinska flexibla utgiftskonton (FSAs), hälsoersättningskonton (HRA) och vissa hälsokonton sparkonton (HSA) i USA.

I slutet av 2007 måste alla livsmedelsbutiker , lågprisbutiker och onlineapotek som accepterar FSA-betalkort ha ett IIAS; i slutet av 2008 har de flesta apotek också ett IIAS.

Föregångaren till det nuvarande IIAS utvecklades av online-återförsäljaren drugstore.com för dess "FSA-butik" 2005; Walgreens introducerade för första gången i fysisk detaljhandel 2006. Wal-Mart blev den första lågprisbutiken med en IIAS i slutet av 2006.

Hur IIAS fungerar

IIAS liknar det system som använts av livsmedelsbutiker ända sedan de introducerade de första streckkodsläsarna på 1970-talet för att separera varor som kan köpas under Food Stamp Program från de som inte är berättigade. Varje vara i livsmedelsbutikens databas är flaggad med "ja" eller "nej" för rättighet till matstämpel; skannern behåller automatiskt en separat summa för matvaror. I början tryckte kassörskan på en speciell "mat-frimärke totalt"-tangent, och kunden presenterade pappersmatfrimärken; idag drar kunden ett elektronisk förmånsöverföring (EBT)-kort och väljer "matfrimärke"-kontot, och registret debiterar endast matstämpelsumman på EBT-kortet. Det återstående beloppet måste betalas på annat sätt.

IIAS fungerar på ungefär samma sätt, men med medicinska FSAs, HRAs eller HSAs istället för matkuponger: (vanligtvis används termen "FSA" för att täcka dem alla; HRAs, HSAs och icke-medicinska FSAs är relativt sällsynta , och HSA:er kan också ha vanliga betalkort , men många av dem har FSA-betalkort istället.)

Varje vara i butikens skannerdatabas är flaggad med "ja" eller "nej" för FSA-berättigande. (Denna flagga är separat från den för matkuponger, om det finns en.)
Receptbelagda läkemedel finns vanligtvis inte i huvudskannerdatabasen (även om de kan göras skanningsbara genom att koppla apotekssystemet till skannrarna), men de är nästan alltid FSA-berättigade; därför är apoteksavdelningen ofta kategoriskt flaggad som FSA-berättigad, den enda avdelningen som behandlas så. (Däremot är flera avdelningar i de flesta livsmedelsbutiker kategoriskt flaggade som livsmedelsstämplar, inklusive kött-, råvaru- och torrvaruavdelningarna.)
I kassan håller skannern (för fysiska återförsäljare) eller kundvagnen (för onlineåterförsäljare) en separat summa för de artiklar som är "FSA-berättigade".
Om ett FSA-betalkort visas upp för betalning, kommer skannern eller kundvagnen att debitera kortet, men inte mer än summan "FSA-berättigad".
Om det finns andra artiklar i beställningen (eller om FSA-betalkortet inte betalade för alla kvalificerade artiklar), kräver skannern eller kundvagnen en annan betalningsmetod, såsom kontanter , check , kreditkort eller betalkort , för att betala för de återstående föremålen.

IIAS har ytterligare ett krav som normalt inte finns med matkuponger, även om det amerikanska jordbruksdepartementet kan granska återförsäljare direkt för liknande ändamål: Från och med den 1 januari 2007 måste handlaren göra ett register över varje transaktion tillgänglig för arbetsgivaren, eller vanligare till arbetsgivarens FSA- eller HRA-leverantör. Detta kan göras samtidigt med transaktionen, eller det kan tillhandahållas senare om Internal Revenue Service någonsin granskar arbetsgivaren.

Terminologin som används av IRS i sina beskrivningar av IIAS kan till en början verka ovanlig. Detta härrör från IIAS historia, eftersom det först utvecklades av en onlineåterförsäljare (drugstore.com) och först senare anpassades till fysisk detaljhandel. Till exempel beskrivs IIAS av IRS som ett "lagerkontroll"-system kopplat till SKU:er ; men det är i allmänhet lättare att förstå eftersom det implementerades av Walgreens och Wal-Mart, dvs. som ett kassasystem kopplat till UPC:er .

IRS krav för att använda IIAS

Även om IIAS först användes 2005, godkändes det inte officiellt av Internal Revenue Service förrän i juli 2006, i IRS Notice 2006–69. Samtidigt beslutade IRS att slå ner på FSA/HRA-leverantörer som inte följde tidigare IRS-vägledning om FSA-betalkort. Som en del av detta beslutade IRS att livsmedels- och lågprisbutiker inte skulle få acceptera FSA-betalkort om de inte installerade en IIAS; de beslutade att det skulle vara för lätt att missbruka korten om de kunde användas hos livsmedelsbutiker och lågprisbutiker för allt de sålde, även om livsmedelsaffären eller lågprishandlaren också hade ett apotek. Däremot tillät de fristående kedja eller oberoende apotek (så kallade "äkta apotek") att acceptera kortet utan IIAS.

Livsmedelsaffärer och lågprisbutiker ifrågasatte omedelbart IRS-beslutet och hävdade att deras apotek diskriminerades, och att eftersom de flesta "äkta apotek" också sålde icke godkända varor, var risken från dem lika stor. Därför gjordes två ändringar av IRS Ruling 2007–02 i december 2006:

Livsmedelsaffärer och lågprishandlare får fortsätta att acceptera korten fram till den 31 december 2007; detta var för att ge dem tillräckligt med tid för att installera en IIAS.
"Äkta apotek" är skyldiga att installera en IIAS efter den 30 juni 2009, såvida inte minst 90 % av det enskilda apotekets försäljning är av "FSA-berättigade" varor, det vill säga receptbelagda läkemedel eller receptfria (OTC) varor .

De flesta stora apotekskedjorna rapporterar att 60–65 % av deras försäljning kommer från apoteket; Därför måste OTC stå för 25–30 % av deras totala försäljning för att de ska kvalificera sig, vilket är osannolikt – särskilt eftersom varje enskilt apotek måste kvalificera sig separat. Därför är det sannolikt endast oberoende apotek som är berättigade till undantaget.

På grund av denna dom måste de flesta livsmedelsbutiker, lågprisbutiker och kedjor eller internetapotek i USA ha ett IIAS på plats för att acceptera FSA-betalkort.

Vikten av IIAS

Utöver ovanstående IRS-krav är IIAS viktigt för att främja användningen av skattegynnade hälsokonton, särskilt FSAs (som vanligtvis ställs in av anställda), av dessa skäl:

Medan andra IRS-godkända "auto-avgörande"-system för elektronisk bekräftelse av FSA-betalkortsavgifter är inriktade på utgifter för hälsoplaner, såsom matchning av kopior eller elektronisk överföring av förklaringar av förmåner, är IIAS det enda som är designat för användning med över -receptfria läkemedel och liknande (OTC) samt receptbelagda läkemedel.
IIAS är det första systemet med 100 % "auto-adjudication" av en hel klass av FSA-betalkortsavgifter som har antagits allmänt av FSA-branschen. Ett fåtal FSA-leverantörer hade tidigare använt proprietära system som tillhandahöll 100 % automatisk bedömning av receptavgifter genom en apoteksförmånschef , men de stötte på många tekniska och pedagogiska problem och kunde inte anpassas till OTC.
Vissa av IRS-reglerna om vad OTC-artiklar är och inte är berättigade till FSAs har visat sig vara ganska svåra i praktiken; till exempel kondomer OK eftersom de förhindrar graviditet, men KY Jelly är det inte om den används för att smörja dem. IIAS hanterar detta problem effektivt genom att verifiera valbarheten för varje OTC-vara vid försäljningsstället.
Både pappersanspråk och manuell bekräftelse av FSA-betalkortsavgifter krävde ofta inlämnande av kvitton med "fullständiga namn" på OTC-artiklar; men många butiker förkortar varunamn på ett sådant sätt att det är nästan omöjligt att säga om varan är berättigad eller inte. De flesta leverantörer återbetalade inte heller omsättningsskatt på pappersanspråk med "blandade" FSA/icke-FSA-kvitton eftersom de inte kunde "dela upp" skatteraden utan att vara insatta i omsättningsskattelagarna i varje stat och ort i USA, en nästan omöjlighet. IIAS undviker detta genom att låta återförsäljaren själv verifiera varornas valbarhet och "dela upp" momsen.
Processen att kräva kvitton eller återbetalning för FSA-betalkortsavgifter som inte är "auto-adjudicated", känd som "pay and chase" i branschen (en term som erkändes av IRS i Notice 2007–02), visade sig vara särskilt besvärlig för OTC föremål på grund av bristen på system för automatisk bedömning och den höga potentialen för bedrägliga eller felaktiga åtal; IIAS eliminerar detta genom att tillhandahålla ett "auto-adjudication"-system för OTC samtidigt som det förhindrar många bedrägliga eller felaktiga avgifter hos återförsäljare.

Eftersom IIAS eliminerar många av de vägspärrar som tidigare fanns för användning av medicinska FSAs hos återförsäljare (särskilt för OTC-artiklar), hoppas man att det kommer att leda till ökad registrering i medicinska FSAs.