Personalpolitik

Personalpolicyer . är fortlöpande riktlinjer för det tillvägagångssätt som en organisation avser att använda för att hantera sina medarbetare De representerar specifika riktlinjer för HR-chefer i olika frågor som rör anställning och anger organisationens avsikter om olika aspekter av Human Resource Management såsom rekrytering , befordran , kompensation , utbildning , urval etc. De fungerar därför som en referenspunkt vid personalhantering. praxis utvecklas eller när beslut fattas om en organisations personalstyrka.

En bra HR-policy ger generell vägledning om hur organisationen, och därmed dess anställda, har antagit olika aspekter av anställningen. En procedur anger exakt vilka åtgärder som bör vidtas i linje med policyerna.

Varje organisation har olika omständigheter och utvecklar därför en individuell uppsättning personalpolicyer. Den plats en organisation verkar på kommer också att diktera innehållet i deras policyer.

Syften

Fastställandet av policyer kan hjälpa en organisation att visa, både internt och externt, att den uppfyller kraven på mångfald, etik och utbildning samt sina åtaganden i förhållande till reglering och bolagsstyrning av sina anställda . För att exempelvis säga upp en anställd i enlighet med arbetsrättsliga krav kommer det normalt att vara nödvändigt att uppfylla bestämmelser i anställningsavtal och kollektivavtal. Inrättandet av en personalpolicy som anger skyldigheter, beteendestandarder och dokumenterar disciplinära förfaranden, är nu standardmetoden för att uppfylla dessa skyldigheter. HR-policyer ger ramar inom vilka konsekventa beslut fattas och främjar rättvisa i det sätt på vilket människor behandlas.

HR-policyer kan också vara mycket effektiva för att stödja och bygga den önskade organisationskulturen . Till exempel kan rekryterings- och retentionspolicyer beskriva hur organisationen värdesätter en flexibel arbetsstyrka, kompensationspolicyer kan stödja detta genom att erbjuda ett 48/52 lönealternativ där anställda kan ta fyra extra veckors semester per år och få lägre lön under året.

I själva verket tjänar policyer och procedurer ett antal syften:

De ger tydlig kommunikation mellan organisationen och deras anställda angående deras anställningsvillkor.
De utgör en grund för att behandla alla anställda rättvist och lika.
De är en uppsättning riktlinjer för arbetsledare och chefer.
De skapar underlag för att utveckla medarbetarhandboken.
De skapar en grund för att regelbundet granska eventuella förändringar som påverkar anställda.
De utgör ett sammanhang för utbildningsprogram för handledare och program för medarbetarorientering.

När man utvecklar HR-policyer bör det finnas en tydlig och konsekvent redogörelse för organisationens policyer avseende alla anställningsvillkor och förfaranden för att de ska genomföras på ett lika och rättvist sätt. För att uppnå detta mål bör policyer och förfaranden vara:

Tydlig och specifik, men ger tillräckligt med flexibilitet för att möta förändrade förutsättningar.
Följ alla tillämpliga lagar och förordningar.
Konsekventa inbördes och återspeglar en övergripande sann och rättvis syn på alla anställda.

HR-policyer utvecklas genom att fatta beslut och vidta åtgärder på de dagliga problemen i organisationen. Processen att utveckla HR-policyer innefattar bedömning av följande faktorer:

Identifiera syftet och målen som organisationen vill uppnå med sin personalavdelning .
Analys av alla faktorer under vilka organisationens HR-policy kommer att fungera.
Undersöka möjliga alternativ inom varje område där HR-policyn är nödvändig.
Implementering av policyn genom utveckling av ett förfarande för att stödja policyn.
Kommunikation av policy och rutiner anpassade till hela organisationen.
Revision av policyn för att avslöja de nödvändiga områden som kräver förändring.
Kontinuerlig omvärdering och revidering av policy för att möta organisationens nuvarande behov.

Formulering

Human resource management består av medvetna organisatoriska aktiviteter utformade för att förbättra de anställdas produktivitet och administration genom till exempel rekrytering, ersättning, prestation, utvärdering, utbildning, journalföring och efterlevnad. HR-policyer bör utvecklas för viktiga HR-ledningsfunktioner som täcker åtta allmänt accepterade ansvarsområden:

Arbetsledningsrelationer
Anställningspraxis och placering
Mångfald på arbetsplatsen
Hälsa, säkerhet och säkerhet
Informationssystem för mänskliga resurser
Forskning om mänskliga resurser
Träning och utveckling

Följande steg bör vidtas när policyer formuleras eller revideras:

Få förståelse för företagskulturen och dess gemensamma värderingar
Analysera befintliga policyer: både skrivna och oskrivna befintliga policyer.
Analysera extern påverkan: HR-policyer är föremål för inflytande från många lagar , förordningar och myndigheter , därför bör de praxis som utfärdats av professionella institutioner också konsulteras.
Bedöm alla områden där ny policy behövs eller befintlig policy är otillräcklig.
Kontrollera med chefer, gärna med början i organisationens ledningsgrupp, om deras syn på HR-policyer och var de tror kan förbättras.
Sök medarbetarnas syn på HR-policyerna, särskilt i den mån de i sig är rättvisa och rättvisa och implementeras rättvist och konsekvent.
Sök syn från förbundets företrädare .
Analysera informationen som sparats i de föregående stegen och förbered utkasten till policyer.
Konsultera, diskutera och komma överens om policyer med ledningen och fackliga företrädare.

För att skriva det första utkastet av policyerna som steg 7 har angett, bör följande innehåll inkluderas:

Policynamn
Ikraftträdandedatum för policyn och datum för eventuella ändringar
Godkännandestatus - I detta skede bör statusen vara "UTKAST"
Referenser - lista andra policyer eller dokument relaterade till denna policy
Syftet med policyn - vad är det avsett att främja eller uppnå
Huvudsaklig policyförklaring
Definitioner av alla nyckelbegrepp eller termer som nämns i policyn måste definieras
Behörighet eller omfattning - Eventuella intressenter omfattas av policyn
Hur man hanterar potentiella undantag
Positioner i de organisationer som ansvarar för implementering och uppföljning av policyn
Rutiner för att genomföra policyn - gärna skrivna i numrerade steg

Typer

HR-policyer kan klassificeras utifrån källor eller beskrivningar.

På grundval av källan

På grundval av deras källa skulle personalpolitiken kunna klassificeras i

Ursprungliga policyer - Dessa är de policyer som vanligtvis fastställs av de högre cheferna för att vägleda deras underordnade .
Implicita policyer - Dessa är policyer som inte är formellt uttryckta; de härleds från chefers beteende. De är också kända som underförstådda policyer.
Påtvingade policyer – Politiker påtvingas ibland verksamheten av externa myndigheter som myndigheter , branschorganisationer och fackföreningar .
Överklagade försäkringar - Överklagade försäkringar uppstår eftersom det specifika fallet inte täcks av de tidigare försäkringarna. För att veta hur man hanterar vissa situationer kan underordnade begära eller vädja om utformningen av specifika policyer. Nu för tiden finns det

På grundval av beskrivning

På basis av beskrivningen kan policyer vara generella eller specifika.

Allmänna riktlinjer - Dessa policyer hänför sig inte till någon specifik fråga. Allmänna riktlinjer formuleras av en organisations ledningsgrupp. Den här typen av policyer kallas "allmänna" eftersom de inte relaterar till någon specifik fråga.
Specifika policyer - Dessa policyer är relaterade till specifika frågor som bemanning , ersättning , kollektiva förhandlingar etc. Specifika policyer måste överensstämma med det mönster som fastställs av de allmänna policyerna.

Fördelar

Följande fördelar uppnås genom att upprätta HR-policyer:

De hjälper chefer på olika nivåer av beslutsfattande att fatta beslut utan att rådfråga sina överordnade. Underordnade är mer villiga att ta ansvar eftersom policyer anger vad som förväntas av dem och de kan citera en skriftlig policy för att motivera sina handlingar.
De säkerställer långsiktig välfärd för anställda och skapar ett bra förhållande mellan arbetsgivare och anställd eftersom favorisering och diskriminering minskar. Väletablerade policyer säkerställer enhetlig och konsekvent behandling av alla anställda i hela organisationen.
De lägger fast de riktlinjer som eftersträvas i organisationen och minimerar därmed chefernas personliga partiskhet .
De säkerställer snabba åtgärder för att fatta beslut eftersom policyerna fungerar som standarder som ska följas. De förhindrar slöseri med tid och energi vid upprepade analyser för att lösa problem av liknande karaktär.
De etablerar konsekvens i tillämpningen av policyerna över en tidsperiod så att var och en i organisationen får en rättvis och rättvis behandling. Anställda vet vilka åtgärder de kan förvänta sig under omständigheter som omfattas av policyerna. Policyer sätter beteendemönster och tillåter anställda att arbeta mer självförtroende.

Inflytelserika faktorer

Följande faktorer kommer att påverka en organisations personalpolicy:

landets lagar

De olika arbetslagarna och lagstiftningen som gäller arbete måste beaktas. Policyer bör överensstämma med lagarna i landet, staten och/eller provinsen, annars är de skyldiga att orsaka problem för organisationen.

Sociala värderingar och seder

Sociala värderingar och seder måste respekteras för att upprätthålla konsekvent beteende i hela organisationen. Alla samhällens värderingar och seder bör beaktas när politik utformas.

Ledningsfilosofi och värderingar

Ledningsfilosofi och värderingar påverkar dess agerande i frågor som rör anställda. Utan en tydlig, bred filosofi och fastställda värderingar skulle det därför vara svårt för medarbetarna att förstå ledningen.

Finansiell påverkan

HR-policyer kan påverka produktiviteten och en organisations övergripande ekonomi om de skapar onödiga bördor eller byråkrati för organisationens personal. Organisationer kanske också vill överväga hur realistiskt det är att tillämpa en policy rättvist eller hålla den uppdaterad eftersom dessa har potential att skapa problem bland anställda.

15. HR Tookit (2009): HR Process & Management Documents }