Personalhanteringssystem

Ett human resources management system (HRMS) eller Human Resources Information System (HRIS) eller Human Capital Management (HCM) är en form av Human Resources (HR) programvara som kombinerar ett antal system och processer för att säkerställa enkel hantering av mänskliga resurser, affärsprocesser och data. Personalprogramvara används av företag för att kombinera ett antal nödvändiga HR-funktioner, såsom lagring av personaldata, hantering av löner, rekrytering, förmånsadministration (totala belöningar), tid och närvaro, personalens prestationshantering och spårning av kompetens- och utbildningsregister.

Ett personalledningssystem säkerställer att de dagliga personalprocesserna är hanterbara och lätta att komma åt. Området förenar mänskliga resurser som en disciplin och i synnerhet dess grundläggande HR-aktiviteter och processer med informationsteknologiområdet. Denna programvarukategori är analog med hur databehandlingssystem utvecklades till de standardiserade rutinerna och paketen för företagsresursplanering ( ERP). Sammantaget har dessa affärssystem sitt ursprung från mjukvara som integrerar information från olika applikationer till en universell databas. Länkningen av finansiella och mänskliga resurser moduler genom en databas skapar skillnaden som skiljer ett HRMS-, HRIS- eller HCM-system från en generisk ERP-lösning.

Historia

Trenden att automatisera löne- och personalhanteringsprocesser började under 1970-talet. På grund av begränsad teknik och stordatorer förlitade företag sig fortfarande på manuell inmatning för att genomföra utvärdering av anställda och för att digitalisera rapportering. [ citat behövs ]

Det första ERP-systemet (Enterprise Resource Planning) som integrerade personalfunktioner var SAP R/2 (som senare skulle ersättas av R/3 och S/4hana), som introducerades 1979. Detta system gav användare möjligheten att kombinera företagsdata i verkligheten tid och reglera processer från en enda stordatormiljö. Många av dagens populära HR-system erbjuder fortfarande betydande affärssystem och lönefunktioner.

Det första helt HR-centrerade klient-serversystemet för företagsmarknaden var PeopleSoft , som släpptes 1987 och senare köptes av Oracle 2005. PeopleSoft var värd och uppdaterad av klienter och gick om stordatormiljökonceptet i popularitet. Oracle har också utvecklat flera liknande BPM- system för att automatisera företagets verksamhet, inklusive Oracle Cloud HCM .

Med början i slutet av 1990-talet började HR-leverantörer erbjuda molnbaserade HR-tjänster för att göra denna teknik mer tillgänglig för små och avlägsna team. Istället för en klient-server började företag använda onlinekonton på webbaserade portaler för att komma åt sina anställdas prestationer. Mobilapplikationer har också blivit vanligare.

HRIS- och HRMS-teknologier har gjort det möjligt för HR-proffs att dra sig undan från sitt traditionella administrativa arbete och har infogat dem som strategiska tillgångar för företaget. Till exempel inkluderar dessa roller medarbetarutveckling, såväl som att analysera personalstyrkan för att rikta in sig på talangrika områden.

Funktioner

Personalavdelningarnas funktion är administrativ och gemensam för alla organisationer. Organisationer kan ha formaliserade urvals-, utvärderings- och löneprocesser. Hantering av " humankapital " har utvecklats till en absolut nödvändig och komplex process. HR-funktionen består av att spåra befintlig personaldata, som traditionellt inkluderar personlig historia, färdigheter, förmågor, prestationer och lön. För att minska den manuella arbetsbelastningen för dessa administrativa aktiviteter började organisationer elektroniskt automatisera många av dessa processer genom att introducera specialiserade personalhanteringssystem.

HR-chefer förlitar sig på interna eller externa IT-proffs för att utveckla och underhålla ett integrerat HRMS. Innan klient-server- arkitekturer utvecklades i slutet av 1980-talet förpassades många HR-automatiseringsprocesser till stordatorer som kunde hantera stora mängder datatransaktioner. Till följd av den höga kapitalinvestering som krävs för att köpa eller programmera proprietär programvara, var dessa internt utvecklade HRMS begränsade till organisationer som hade en stor mängd kapital. Tillkomsten av klient-server, applikationstjänsteleverantör och programvara som en tjänst (SaaS) eller personalhanteringssystem möjliggjorde högre administrativ kontroll av sådana system. För närvarande tenderar personalhanteringssystem att omfatta:

  1. Behåller personal
  2. Anställning
  3. Onboarding & Offboarding
  4. Administrering
  5. Hantera löner
  6. Spåra och hantera personalförmåner
  7. HR- planering
  8. Rekrytering/ Learning management
  9. Prestationsstyrning och utvärderingar
  10. Anställd självbetjäning
  11. Schemaläggning och rotationshantering
  12. Frånvarohantering
  13. Lämna ledningen
  14. Rapportering och analys
  15. Omplacering av anställda
  16. Klagomålshantering genom att följa prejudikat

Lönemodulen automatiserar löneprocessen genom att samla in data om anställdas tid och närvaro, beräkna olika avdrag och skatter och generera periodiska lönekontroller och anställdas skatterapporter . Data matas vanligtvis från mänskliga resurser och tidtagningsmoduler för att beräkna automatisk insättning och manuell checkskrivning. Denna modul kan omfatta alla medarbetarrelaterade transaktioner samt integreras med befintliga ekonomisystem.

Tids- och närvaromodulen samlar standardiserade tids- och arbetsrelaterade insatser. De mest avancerade modulerna ger bred flexibilitet i datainsamlingsmetoder, arbetsfördelningsmöjligheter och dataanalysfunktioner. Kostnadsanalys och effektivitetsmått är de primära funktionerna.

Modulen för förmånsadministration tillhandahåller ett system för organisationer att administrera och spåra anställdas deltagande i förmånsprogram. Dessa omfattar vanligtvis försäkring, ersättning, vinstdelning och pension.

HR -ledningsmodulen är en komponent som täcker många andra HR-aspekter från ansökan till pensionering. Systemet registrerar grundläggande demografiska data och adressdata, urval, utbildning och utveckling, kapacitets- och kompetenshantering, kompensationsplanering och andra relaterade aktiviteter. Ledande system ger möjlighet att "läsa" ansökningar och mata in relevant data till tillämpliga databasfält, meddela arbetsgivare och tillhandahålla positionshantering och positionskontroll. Human resource management-funktionen involverar rekrytering, placering, utvärdering, kompensation och utveckling av anställda i en organisation. Till en början använde företag datorbaserade informationssystem för att:

  • producera lönecheckar och lönerapporter;
  • upprätthålla personalregister;
  • bedriva talanghantering .

Onlinerekrytering har blivit en av de primära metoderna som används av HR-avdelningar för att samla in potentiella kandidater till tillgängliga positioner inom en organisation . Talent management system , eller rekryteringsmoduler, erbjuder en integrerad anställningslösning för HRMS som vanligtvis omfattar:

  • analysera personalanvändning inom en organisation;
  • identifiera potentiella sökande;
  • rekrytering genom företagsintroduktioner;
  • rekrytering genom onlinerekryteringssajter eller publikationer som marknadsförs till både rekryterare och sökande;
  • analys inom anställningsprocessen (tid till anställning, anställningskälla, omsättning);
  • efterlevnadshantering för att säkerställa att jobbannonser och introduktion av kandidater följer myndighetsföreskrifter.

De betydande kostnaderna för att upprätthålla en organiserad rekryteringsinsats, korspostering inom och över allmänna eller branschspecifika jobbbrädor och upprätthålla en konkurrenskraftig exponering av tillgänglighet har gett upphov till utvecklingen av en dedikerad modul för sökandespårningssystem (ATS ) .

Utbildningsmodulen tillhandahåller ett system för organisationer att administrera och spåra anställdas utbildning och utvecklingsinsatser . Systemet, normalt kallat ett "learning management system" (LMS) om det är en fristående produkt, tillåter HR att spåra utbildning, kvalifikationer och färdigheter för de anställda, samt beskriver vilka utbildningar, böcker, CD-skivor, webbaserad inlärning eller material finns för att utveckla vilka färdigheter. Kurser kan sedan erbjudas i datumspecifika sessioner, där delegater och utbildningsresurser kartläggs och hanteras inom samma system. Sofistikerade LMS:er tillåter chefer att godkänna utbildning, budgetar och kalendrar tillsammans med prestationshantering och utvärderingsstatistik.

Medarbetarsjälvbetjäningsmodulen tillåter anställda att fråga HR-relaterad data och utföra vissa HR - transaktioner över systemet. Anställda kan fråga sina närvarouppgifter från systemet utan att fråga om informationen från HR-personal. Modulen låter även handledare godkänna OT-förfrågningar från sina underordnade genom systemet utan att överbelasta uppgiften på HR-avdelningen.

Många organisationer har gått längre än de traditionella funktionerna och utvecklat informationssystem för personalhantering, som stödjer rekrytering, urval, anställning, arbetsförmedling, prestationsbedömningar, analys av personalförmåner, hälsa, säkerhet och säkerhet, medan andra integrerar ett utlokaliserat sökandespårningssystem som omfattar en delmängd av ovanstående.

Analysmodulen gör det möjligt för organisationer att utöka värdet av en HRMS-implementering genom att extrahera HR-relaterad data för användning med andra business intelligence-plattformar . Till exempel kombinerar organisationer HR-mått med andra affärsdata för att identifiera trender och anomalier i antalet anställda för att bättre förutse effekten av personalomsättning på framtida produktion.

Det finns nu många typer av HRMS eller HRIS, av vilka några vanligtvis är lokala maskinbaserade programvarupaket; den andra huvudtypen är ett online molnbaserat system som kan nås via en webbläsare.

Personalutbildningsmodulen gör det möjligt för organisationer att gå in i , spåra och hantera personal- och personalutbildning. Varje typ av aktivitet kan registreras tillsammans med ytterligare data. Varje anställds eller personals prestation lagras sedan och kan nås via Analytics- modulen.

för omplacering av anställda är en ny ytterligare funktionalitet i HRMS. Denna modul har funktionerna överföring, befordran, lönerevision, ombeteckning, deputation, bekräftelse, byte av betalningssätt och brevform.

Anställd självbetjäning

Medarbetarsjälvbetjäning (ESS) ger anställda tillgång till sina personliga register och detaljer. ESS-funktioner inkluderar att tillåta anställda att ändra sina kontaktuppgifter, bankinformation och förmåner. ESS tillåter även administrativa uppgifter som att ansöka om ledighet, se frånvarohistorik , granska tidrapporter och uppgifter, fråga om tillgängliga låneprogram, begära övertidsbetalning, se ersättningshistorik och skicka in ersättningsbesked. Med framväxten av ESS kan anställda göra transaktioner med sitt personalkontor på distans.

Med ESS-funktioner kan anställda ta mer ansvar för sitt nuvarande jobb, kompetensutveckling och karriärplanering . Som en del av HRIS ges feedback för kompetensprofiler, utbildning och lärande, målsättning, bedömningar och rapportering/analys. Dessa system är särskilt användbara för företag med distansarbetare, där anställda är mycket rörliga, har flexibelt arbete eller inte samlokaliseras med sin chef.

Se även

Vidare läsning

  • Maier, Christian; Laumer, Sven; Eckhardt, Andreas; Weitzel, Tim (september 2013). "Analysera effekten av HRIS-implementeringar på HR-personalens arbetstillfredsställelse och omsättningsintention". The Journal of Strategic Information Systems . 22 (3): 193–207. doi : 10.1016/j.jsis.2012.09.001 .
Hämtad från " https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Human_resource_management_system&oldid=1140501288 "