Registrerar livscykel

Registrerar livscykeln som består av tre steg: skapande, underhåll och disponering av posten.

Posters livscykel i registerhantering hänvisar till följande stadier av en posts "livslängd": från dess skapande till dess bevarande (i ett arkiv) eller bortskaffande. Även om olika modeller av posternas livscykel finns, har de alla skapande eller kvitto, användning och disposition.

Översikt

Registerhanteringsfasen av registerlivscykeln består av skapande, klassificering, underhåll och disposition. Skapandet sker under mottagandet av information i form av register. Poster eller deras information klassificeras i något logiskt system. Eftersom register används kräver de underhåll. Disponering omfattar förstörelse eller överföring till ett arkiv för framtida referens.

Därefter följer en andra, arkiveringsfas som består av ett arkivs urval eller anskaffning av arkiven, en beskrivning av arkiven i inventeringar, fyndhjälpmedel och liknande samt bevarande av arkiven eller kanske uppgifterna i skivorna. Forskare och forskare kan fortsätta att referera och använda informationen i journalerna.

Kontinuum modell

På 1930-talet hade Emmett Leahy från United States National Archives en central roll i att utveckla ett program för att definiera arkivens livscykel från skapande och användning till eventuell förstörelse eller arkivering. Richard Berner från University of Washington föreslog ett enda mål för registerhantering och arkiv: "ansvarsfull användning och administration av dokument som leder till antingen auktoriserad förstörelse eller arkivbevarande och administration".

Professionerna för registerhantering och arkiv, även om de är åtskilda, arbetar säkert mot samma mål: effektiv hantering av registrerad information genom alla stadier av kontinuumet, från skapande till bortskaffande. Effektiv hantering av registrerad information (vad Berner kallar "ansvarsfull journalanvändning och förvaltning") kräver en pågående samverkan mellan arkivansvarig och arkivarien för att:

  • säkerställa skapandet av rätt register, som innehåller rätt information, i rätt format;
  • organisera journalerna och analysera deras innehåll och betydelse för att underlätta deras tillgänglighet;
  • göra dem tillgängliga omedelbart för dem (både administratörer och forskare) som har en rättighet och ett krav att se dem;
  • systematiskt förfoga över register som inte längre behövs; och
  • skydda och bevara informationen så länge den kan behövas (om nödvändigt, för alltid).

Viktiga senare bidrag gjordes av Frank Upward och hans utveckling av Records Continuum Model .

Se även

Vidare läsning