Lagringsperiod

En lagringsperiod (associerad med ett lagringsschema eller ett lagringsprogram ) är en aspekt av register- och informationshantering (RIM) och registerlivscykeln som identifierar hur lång tid informationen ska behållas eller "bevaras", oavsett format (papper, elektroniskt eller annat). Lagringstider varierar med olika typer av information, baserat på innehåll och en mängd andra faktorer, inklusive interna organisatoriska behov, myndighetskrav för inspektion eller revision, juridiska preskriptionsregler, inblandning i rättstvister och behov av beskattning och finansiell rapportering, samt andra faktorer som definieras av lokala, regionala, statliga, nationella och/eller internationella styrande organ.

När en tillämplig lagringsperiod har löpt ut för en given typ eller serie av information, och alla innehav/moratorier har släppts, förstörs informationen vanligtvis med en godkänd och effektiv destruktionsmetod, vilket gör informationen helt och irreversibelt oanvändbar på något sätt. Alternativt kan den konverteras från ett formulär till ett annat (t.ex. från papper till elektroniskt), beroende på den definierade lagringsperioden per format. Information med historiskt värde utöver dess "användningsvärde" kan komma att förvaras i en arkivorganisation för permanent eller långvarigt bevarande.

Försvarbar läggning

Försvarbar disposition hänvisar till förmågan hos en identifierad och tillämpad lagringsperiod att effektivt tillhandahålla försvar av journalen och dess eventuella förstörelse eller anslutning när den granskas i en domstol eller genom annan granskning.

Det rekommenderas vanligtvis av specialister inom register- och informationshantering (RIM) att alla lagringsperioder som tillämpas på organisationsinformation bör granskas och godkännas för användning av behörig juridisk rådgivare, som representerar organisationen och som är bekant med de specifika affärsbehoven och juridiska och regulatoriska krav från organisationen. Dessutom krävs ett praktiskt tillvägagångssätt för informationsbedömning/klassificering, korrekt dokumentation av dispositionsprogrammet, strategisk översyn av dispositionspolicyn över tid för effektivitet för korrekt försvarbar disposition.

Väglednings- och utbildningsorganisationer

Se även

Retentionsschema

^ ^a ^b Cunningham, GC; Montaña, JC (2006). "Rekordsretention och disposition" . Advokatguiden för registerhantering och lagring . American Bar Association. s. 103–118. ISBN 9781590314500 . Hämtad 18 maj 2018 .
^ ^a ^b Hamer, AC (2011). ICSA Guide to Document Retention . ICSA Publishing Ltd. sid. 338. ISBN 9781860724732 .
^ Kahn, R. (2014). "Försvarbart bortskaffande: Det enda riktiga sättet att hantera terabyte och petabyte". I Smallwood, RF (red.). Informationsstyrning: koncept, strategier och bästa praxis . John Wiley & Sons. s. 130–137. ISBN 9781118218303 .

[CunninghamTheLaw06-1] Cunningham, GC; Montaña, JC (2006). "Rekordsretention och disposition" . Advokatguiden för registerhantering och lagring . American Bar Association. s. 103–118. ISBN 9781590314500 . Hämtad 18 maj 2018 .

[HamerTheICSA11-2] Hamer, AC (2011). ICSA Guide to Document Retention . ICSA Publishing Ltd. sid. 338. ISBN 9781860724732 .

[SmallwoodInfo14-3] Kahn, R. (2014). "Försvarbart bortskaffande: Det enda riktiga sättet att hantera terabyte och petabyte". I Smallwood, RF (red.). Informationsstyrning: koncept, strategier och bästa praxis . John Wiley & Sons. s. 130–137. ISBN 9781118218303 .