Företagssekreterare

En företagssekreterare är en ledande befattning i ett medborgarföretag. Även känd som Compliance Officers, är det en av positionerna som är en del av nyckelpersonalen (som vanligtvis inkluderar VD och CFO) i alla företag. I stora amerikanska och kanadensiska börsnoterade företag kallas en företagssekreterare vanligtvis en företagssekreterare . En företagssekreterare är ansvarig för en effektiv administration av ett företag, särskilt när det gäller att säkerställa efterlevnad av lagstadgade och regulatoriska krav och för att säkerställa att styrelsens beslut genomförs.

Trots namnet är rollen inte kontorist eller sekreterare . Bolagssekreteraren säkerställer att en organisation följer relevant lagstiftning och förordningar och håller styrelseledamöter informerade om deras juridiska ansvar. Företagssekreterare är företagets namngivna representant på juridiska dokument, och det är deras ansvar att se till att företaget och dess styrelseledamöter verkar inom lagen. Det är också deras ansvar att registrera och kommunicera med aktieägare , att se till att utdelningar betalas ut och att upprätthålla företagets register, såsom styrelse- och aktieägarlistor och årsbokslut.

I många länder har privata företag traditionellt sett varit skyldiga att utse en person som företagssekreterare, och denna person kommer vanligtvis också att vara en högre styrelseledamot. ^{[ citat behövs ]}

Roller och ansvar

Företagssekreterare inom alla sektorer har ansvar på hög nivå, inklusive styrningsstrukturer och mekanismer, företagsuppförande inom en organisations regleringsmiljö, styrelse-, aktieägar- och förvaltarmöten, efterlevnad av lagar, reglerings- och noteringskrav, utbildning och introduktion av icke-ledande befattningshavare och förvaltare, kontakt med tillsynsorgan och externa organ, rapporter och cirkulär till aktieägare/förvaltare, hantering av personalförmåner såsom pensioner och personalaktiesystem , försäkringsadministration och organisation, förhandling av kontrakt, riskhantering , fastighetsförvaltning och organisation samt tolkning av finansiella räkenskaper .

Bolagssekreterare är den primära källan till rådgivning om hur verksamheten bedrivs och detta kan sträcka sig över allt från juridisk rådgivning kring intressekonflikter, via redovisningsrådgivning om finansiella rapporter, till utveckling av strategi och företagsplanering.

Bland offentliga företag i Nordamerika är rådgivning i frågor om företagsstyrning en allt viktigare roll för företagssekreterare . Många aktieägare, särskilt institutionella investerare, ser sund bolagsstyrning som avgörande för styrelse och företags prestationer. De är ganska högljudda när det gäller att uppmuntra styrelser att utföra frekventa granskningar av bolagsstyrning och att utfärda skriftliga uttalanden om bolagsstyrningsprinciper. Företagssekreteraren är vanligtvis den verkställande befattningshavaren för att bistå styrelseledamöter i dessa ansträngningar, tillhandahålla information om andra företags praxis och hjälpa styrelsen att skräddarsy principer och praxis för företagsstyrning för att passa styrelsens behov och förväntningar på investerare. I vissa företag har bolagssekreterarens roll som rådgivare för bolagsstyrning formaliserats, med en titel som Chief Governance Officer lagt till deras befintliga titel.

Med tanke på de viktiga roller som företagssekreteraren spelar i näringslivet, kräver PLC:er och stora företag att företagssekreteraren är lämpligt utbildad, erfaren och professionellt kvalificerad för dessa uppgifter.

I Storbritannien kan företagssekreteraren vara kvalificerad på grund av examen och medlemskap i The Chartered Governance Institute (CGI), som är den huvudsakliga kvalifikationen specifikt för företagssekreterare. CGI är det organ som ägnar sig åt att främja och erkänna professionell administration baserat på en kombination av studier på examensnivå, noggrant granskad erfarenhet och sponsring av två personer med professionell status. Endast en person som är kvalificerad på detta sätt har rätt att utses till "Chartered Secretary" eller "Chartered Company Secretary". Fakulteten för sekreterare och administratörer som grundades 1930 är det andra organet av företagssekreterare i Storbritannien och har nu en stark tonvikt på jämställdhetsarbete och styrning och dess medlemmar utses till "företagssekreterare" eller "certifierade offentliga sekreterare". Det förväntas att företagssekreterare i börsnoterade företag kommer att vara yrkesmässigt kvalificerade genom CGI, en av de godkända yrkesorganisationerna inom revisorsyrket, eller ha lämplig utbildning och erfarenhet genom ett annat organ.

Malaysia

I Malaysia kräver Companies Act 2016 att varje företag ska utse minst en sekreterare. Sekreteraren måste utses inom de första 30 dagarna efter inkorporeringen, annars har en påföljd utdömts för styrelseledamöterna, vilket riskerar att bli svartlistad. Sekreterarens ansvar inkluderar följande:

Förbereda styrelsemöten och årsstämman - Från och med år 2016 enligt den reviderade aktiebolagslagen är årsstämma inte längre nödvändig för privata aktiebolag (Sendirian Berhad eller Sdn Bhd)
Lämna in årliga deklarationer till SSM (CCM på engelska)
Ändringar i bolagsordningen
Upprätthålla lagstadgade dokument
Inlämning av uppdateringar till SSM i frågor som byte av företagsnamn eller adress, emission av aktier, förändringar i styrelseledamöter, aktieägare m.m.

Endast en person som uppfyller kravet i Companies Act 2016 , avsnitt 235 (2) får utses till företagssekreterare. Det enda yrkesorganet i Malaysia som tilldelar certifieringen Chartered Secretary (FCIS/ACIS) är Malaysian Institute of Chartered Secretaries and Administrators (MAICSA), som är en avdelning av Chartered Governance Institute , Storbritannien. Utöver de kvalifikationer som anges i Companies Act 2016 , avsnitt 235 (2), måste en företagssekreterare också inneha ett certifikat för aktuellt praktiserande utfärdat av Companies Commission of Malaysia (Suruhanjaya Syarikat Malaysia).

Indien

I Indien reglerar "The Institute of Company Secretaries of India" (ICSI) yrket som företagssekreterare. ICSI är ett lagstadgat yrkesorgan som har mer än 65 000 associerade medlemmar.

Chartered sekreterare är anställda som ordförande, verkställande direktörer och icke verkställande direktörer, såväl som chefer och företagssekreterare. Vissa chartrade sekreterare är också kända i sina egna företag som företagssekreterarchefer/chefer eller företagssekreterare.

Många företagssekreterare i nordamerikanska offentliga företag är advokater och vissa fungerar som sina företags chefsjurister . Även om detta kan vara till hjälp för att utföra sina uppgifter, kan det också skapa oklarheter om vad som är juridisk rådgivning, skyddad av privilegier och vad som är affärsrådgivning.

Storbritannien

Sedan den 8 april 2008 har det inte funnits något lagkrav för ett privat företag i Storbritannien att ha en bolagssekreterare om inte bolagets bolagsordning anger något annat. Om ett privat företag inte har en företagssekreterare faller företagets sekreteraruppgifter och ansvar på företagets direktörer. Med ökningen av antalet sociala företag och samhällsintresseföretag efterfrågas ofta en företagssekreterare inom frivillig- och samhällssektorn samt vanliga privata handelsföretag. Ett publikt företag i Storbritannien måste fortfarande ha en formellt utsedd företagssekreterare.

Chartered Secretaries är de sjätte högst betalda anställda i Storbritannien enligt Office for National Statistics Annual Survey of Hours and Earnings (mars 2010). ^{[ citat behövs ]}

Företagssekreterarens exakta ansvar beror på företagets storlek och karaktär och det finns ingen lagstadgad definition av vad dessa är, men det inkluderar i allmänhet några eller alla av följande:

upprätthålla bolagets lagstadgade register;
uppdatering av register som innehas av Companies House ;
upprätthålla bolagets säte ;
ge råd till styrelsen om deras juridiska och företagsansvar och frågor om företagsstyrning ;
anordnande av bolagets styrelsemöten och årsstämma ;
protokollföra styrelsemöten;
säkerställa företagets efterlevnad av juridiska skyldigheter;
hantera och lagra företagets register, t.ex. återinvesteringar, fastigheter, löner, försäkringar, redovisning, beskattning ( moms , PAYE , bolagsskatt ); och
kontakt mellan bolaget och dess intressenter och aktieägare

Singapore

I Singapore kräver Companies Act, Section 171 att varje företag har en företagssekreterare som måste vara bosatt i Singapore. Sekreteraren måste utses inom de första 6 månaderna efter stiftelsen. Om företaget bara har en styrelseledamot kan han eller hon inte vara företagssekreterare. Företagssekreterarens ansvar inkluderar följande:

Förbereda styrelsemöten och årsstämman
Lämna in årliga deklarationer till ACRA
Ändringar i företagets stadgar
Föra lagstadgade register
Lämna in uppdateringar till ACRA om frågor som byte av företagsnamn eller adress, emission av aktier, förändringar i styrelseledamöter, aktieägare etc.

För offentliga företag måste sekreteraren vara en registrerad arkiveringsagent eller en kvalificerad person.

Bangladesh

Kina

I Kina måste varje börsbolag ha en styrelsesekreterare. Enligt artikel 124 i 2005 års bolagslag är varje börsnoterat företag skyldigt att ha en sekreterare till styrelsen. Styrelsesekreterarens ansvar inkluderar att förbereda aktieägar- och styrelsemöten, upprätthålla bolagsregister och aktieägarinformation, hantera informationsutlämnande etc. Relevanta noteringsregler i Kina klargör ytterligare att styrelsens sekreterare är en ledande befattning. Sådana noteringsregler diskuterar styrelsesekreterarens uppgifter i detalj. Enligt " Särskilda bestämmelser från det statliga rådet rörande aktiebolags börsnotering och notering utomlands", " Vägledning för börsnoterade bolags bolagsordning", "Shanghaibörsens börsnoteringsregler" och "aktienoteringsregler för Shenzhen Stock Exchange", är styrelsens sekreterare klassad som den högsta ledningsgruppen. Från dessa noteringsregler är styrelsesekreteraren, eller styrelsens sekreterare, i Kina jämförbar med företagssekreteraren i många andra länder.

Sydafrika

I Sydafrika måste alla offentliga och statligt ägda företag utse en företagssekreterare. Företagssekreterarens roller och ansvar definieras i aktiebolagslagen nr 71 från 2008 . För börsnoterade bolag förtydligades och utökades dessa roller genom King IV-rapporten . Dessutom måste ideella företag som frivilligt har antagit bestämmelserna om "Enhanced Accountability and Transparency" i aktiebolagslagen utse en företagssekreterare vars roll är jämförbar med den för ett publikt företag.

Sri Lanka

I Sri Lanka kräver aktiebolagslagen nr 07 från 2007 att varje registrerat företag har en företagssekreterare. En företagssekreterare måste vara registrerad hos Department of Registrar of Companies för att fungera som företagssekreterare. Behörighet att fungera som sekreterare är;

Sri Lankas medborgare
En [advokat], en [godkänd revisor] eller någon som efterfrågas har följt ett studieprogram av ämnesministern
Sökande med över 20 års erfarenhet inom området företagssekreterare kan utses efter en intervju med Registrar of Companies.

externa länkar