DIRKS

DIRKS , en förkortning för Designing and Implementing Recordkeeping Systems , är en omfattande manual som beskriver processen för att skapa registerhanteringssystem inklusive olika affärsinformationsposter och transaktioner som beskrivs i Australian Standard for Records Management-AS ISO 15489 . DIRKS utvecklades av National Archives of Australia i samarbete med State Records Authority of New South Wales .

Manualen består av två delar, del ett är användarhandboken och del två är själva uppsättningen av stegen. DIRKS är en process i åtta steg där alla aspekter, eller så många som möjligt, av ett företag studeras för att uppnå en komplett praxis för registerhantering . Utöver dessa åtta steg innehåller DIRKS flera mallar och frågeformulär för att vägleda en genom DIRKS-metoden.

DIRKS ersattes 2007 på Australian Commonwealth-nivå, men fortsätter att användas på statlig nivå i New South Wales som ett icke-verktyg för att hjälpa den offentliga sektorn att följa State Records Authority of New South Wales State Records Act 1998.

Steg i DIRKS-metoden

Steg A: Förundersökning;

Innan en förundersökning sker föreslår DIRKS att en förundersökning görs där det konstateras om det finns behov av ett journalhanteringsprogram på organisationen och finns det stöd för att ett journalföringssystem ska införas. I så fall kan förundersökning ske. Det finns fyra komponenter i DIRKS förundersökning.

Bestäm förundersökningens omfattning
Samla information
Dokumentera forskningen i utredningen
Rapportera till högsta ledningen

Steg B: Analys av affärsaktivitet;

Syftet med steg B är att skapa en uppsättning rådgivande uttalanden från vilka en analys av organisationens affärsverksamhet kan fastställas. DIRKS föreslår en uppsättning systematiska tillvägagångssätt för att analysera en organisation på ett systematiskt sätt för att avslöja olika affärsaktiviteter, hur de genomförs och vem som slutför dem.

Steg C: Identifiering av journalföringskrav;

Steg C har två huvudmål. Den första är att fastställa en organisations krav på att skapa och bevara register över dess affärsverksamhet. Det andra målet är att dokumentera de fastställda kraven på ett tydligt sätt som kan användas som referens i framtiden.

Steg D: Utvärdering av befintliga system;

Huvudsyftet med steg D är att bedöma befintliga registerföringssystem och alla andra relaterade informationshanteringssystem som har kapacitet att samla in och underhålla register. Denna bedömning syftar till att identifiera svagheter och styrkor inom det befintliga systemet.

Steg E: Identifiering av strategier för journalföring;

Huvudsyftet med Steg E är att bestämma vilka policyer, procedurer, standarder och olika andra verktyg som kommer att hjälpa organisationen att uppnå sina journalföringsmål. Med dessa strategier etablerade kan en modell för både journalhantering och arkivering skapas.

Steg F: Design av ett journalföringssystem;

Målet i steg F är att använda den information som erhållits i steg A till E en plan kan utvecklas som uppfyller kraven i steg C. Konstruktionen ska reparera eventuella fel som hittats i steg D och inkludera en fullständig plan för att integrera den nya journalföringssystem

Steg G: Implementering av ett registerföringssystem;

Syftet med steg G är att införa det journalföringssystem som utformades i steg F.

Steg H: Granskning efter implementering.

Målet med steg H är att mäta effektiviteten hos det installerade systemet och att säkerställa att det i praktiken uppfyller alla krav som fastställts och dokumenterats genom hela DIRKS-manualen.

Se även

externa länkar

Strategier för att dokumentera statlig verksamhet: DIRKS-manualen