Avstämning (redovisning)

För annan användning, se Avstämning .

Inom redovisning är avstämning processen för att säkerställa att två uppsättningar poster (vanligtvis saldot på två konton ) är överens . Det är en allmän praxis för företag att skapa sin balansräkning i slutet av räkenskapsåret, eftersom den anger läget för finanserna för den perioden. Avstämning används för att säkerställa att pengarna som lämnar ett konto matchar de faktiska pengarna som spenderas. Detta görs genom att se till att saldonen matchar i slutet av en viss redovisningsperiod.

Definition

Följande två definitioner ges av Oxford Dictionary of Accounting.

i) "En procedur för att bekräfta att saldot i ett checkhäfte överensstämmer med motsvarande kontoutdrag . Detta görs normalt genom att ett bankavstämningsutdrag upprättas.

ii) En procedur för att bekräfta tillförlitligheten i ett företags bokföring genom att regelbundet jämföra [transaktionsbalanser]. En kontoavstämning kan förberedas på daglig, månads- eller årsbasis."

De allmänt accepterade redovisningsprinciperna (GAAP) är en uppsättning redovisningsprinciper, procedurer och standarder som organisationer använder för att sammanställa sina finansiella rapporter . GAAP anger att syftet med kontoavstämning är att ge exakthet och konsekvens i finansiella konton . För att säkerställa att alla kontantutlägg och inlägg överensstämmer mellan kassaflödesanalyser och resultaträkningar är det nödvändigt att utföra avstämningskonton.

Avstämning är en process som kan gynna företag eftersom detta kan hjälpa till att undvika balansräkningsfel som kan ha lett till skadliga konsekvenser; dessutom kan avstämning hjälpa mot bedrägerier och kan bidra till att ingjuta finansiell integritet.

Bokföringsprogram är ett av ett antal verktyg som organisationer använder för att utföra denna process, vilket eliminerar fel och därför fattar korrekta beslut baserat på den finansiella informationen. Avstämning av konton avgör om transaktioner är på rätt plats eller ska flyttas till ett annat konto.

Avstämning i redovisning är inte bara viktigt för företag, utan kan också vara praktiskt för hushåll och privatpersoner. Det är klokt att till exempel stämma av kreditkortskonton och checkhäften regelbundet. Detta görs genom att jämföra betalkortskvitton eller checkkopior med en persons kontoutdrag.

Fördelarna med att stämma av:

• mildrar misstag som har gjorts av finansiella institutioner eller om det har skett några bedrägliga uttag från ett konto.
• hjälper till att skapa en övergripande bild av utgifter och hjälper till att bedöma om en person spenderar för mycket på avgifter.

Kontoavstämning är en viktig intern kontroll i den finansiella rapporteringsprocessen. Offentliga företag måste utföra dessa steg som en del av sin finansiella stängning.

Metoder

För att säkerställa tillförlitligheten i de finansiella dokumenten måste därför avstämningar utföras för alla balanskonton regelbundet och löpande. En robust avstämningsprocess förbättrar noggrannheten i den finansiella rapporteringsfunktionen och gör att ekonomiavdelningen kan publicera finansiella rapporter med tillförsikt.

Det finns två sätt på vilka avstämning kan ske:

1. Med hjälp av en dokumentationsgranskning är "dokumentgranskning en formaliserad teknik för datainsamling som involverar granskning av befintliga register eller dokument." Detta är den vanligaste metoden för kontoavstämning. Denna metod görs med hjälp av bokföringsprogram.
2. Den andra metoden som används är analysgranskning. "Varje process genom vilken en person eller ett företag tittar på ett konto eller finansiell rapport och försöker identifiera eventuella oegentligheter. Det kan handla om att jämföra finansiell och icke-finansiell information.” Avstämning av konton med denna metod görs genom att uppskatta de transaktioner som bör finnas på ett konto, vanligtvis baserat på andra data, till exempel historisk aktivitet.

I båda fallen där misstag upptäcks som ett resultat av avstämningen bör justeringar göras för att kontosaldot ska matcha underlagsinformationen.

Nuvarande övning

För närvarande finns det inga specifika kontostandarder för redovisningsavstämning i sig . Det finns dock olika regler för att balansera många typer av konton. Det finns inga specifika regler som nämns av IAS, ICAW och HMRC. GAAP ger olika regler när det gäller avstämning för att balansera olika typer av konton. Enligt GAAP är kontoavstämning en process som utförs genom kontokonvertering eller dubbelbokföring.

Manuell avstämning mot automatisering

I USA har passagen 2002 av Sarbanes-Oxley Act (SOX) understrukit behovet av att balansräkningsavstämning inkluderas i ett företags egna rutiner, utan att endast förlita sig på externa revisorer . Lagstiftningen antogs "för att skydda aktieägare och allmänheten från redovisningsfel och bedrägliga praxis i företaget, samt förbättra riktigheten av företagens upplysningar." SOX och andra liknande handlingar över hela världen har ökat stressen på organisationer att följa. Som ett resultat har redovisningsbranschen sökt sätt att automatisera en tidigare ansträngande manuell process. Trycket från SOX tillsammans med det fleråriga behovet av att mildra felaktig avstämning i processen.

Genom att använda tillgänglig informationsteknik kan organisationer enklare automatisera sin avstämning och för varje ekonomisk slutcykel skulle mindre manuellt arbete krävas. Så sent som 2012 avstämde fortfarande 90 % av företagen manuellt med hjälp av Microsoft Excel- kalkylblad. Denna process är mödosam vilket möjliggör ytterligare mänskliga misstag . Att automatisera avstämningen kan avsevärt minska ovannämnda fel och öka effektiviteten. Ytterligare fördelar med automatiserad avstämning inkluderar centraliserad kontroll, förbättrad övervakning, minskade driftskostnader, ökad produktivitet och effektivitet, förbättrad tillgänglighet, förbättrad datasäkerhet och minskade revisionsrisker och -kostnader.

Se även

• bankavstämning