Styrelsens portal

En styrelseportal är en samarbetsmjukvara som gör det möjligt för styrelsen att säkert få tillgång till styrelsedokument och samarbeta med andra styrelseledamöter elektroniskt.

Historia

Antagandet av Sarbanes-Oxley-lagen har lagt ett betydande juridiskt och ekonomiskt ansvar på styrelsen för att säkerställa att de uppfyller sin förtroendeplikt gentemot aktieägarna och har drivit många företag att öka antalet externa, oberoende styrelseledamöter i styrelsen. Följaktligen har detta lett till tätare möten, ökad informationsgenomgång och ökad kommunikation mellan mötena. Syftet med en styrelseportal är att på ett säkert sätt stödja styrelsekommunikation och styrelsearbetsflöden . Direktörernas "läskvitto" av dokument är ofta ett juridiskt dokument som externa revisorer kräver.

Funktioner i en styrelseportal

En styrelseportal kan vara en specialbyggd, intern applikation, en kommersiell applikation från hyllan som distribueras av IT, eller en prenumerationsbaserad mjukvara som en tjänst . Styrelseportaler har följande funktioner:

Strikt säkerhet: På grund av styrelseinformationens känsliga natur är säkerhet och konfidentialitet avgörande. Ibland kommer styrelseportaler att använda tvåfaktorsautentisering för användarinloggningar, rollbaserad åtkomstkontroll till information och fullständig kryptering av lagrad information och kommunikation mellan medlemmar.
Tillgänglighet online: Styrelsemedlemmar kan granska dokument eller kommunicera med andra medlemmar när som helst, även när de är på resande fot.
Offlinetillgänglighet: Styrelsemedlemmar kan ladda ner dokument till sin dator för granskning offline. Styrelseportaler säkerställer dock att nedladdade dokument fortfarande stöder samma strikta säkerhetsnivå.
Skapa, modifiering och distribution av styrelsepaket: Företagssekreterare kan använda styrelseportalen för att skapa styrelsematerial och sprida det online. Sekreterare och protokollkontrollanter kan granska mötesprotokoll. Redigering eller radering av dokument kan göras och ändringarna distribueras omedelbart. Detta sparar krångel i samband med utskrift och hantering av ändringar efter att kortpaket har skrivits ut. Board-paket är ofta ganska tjocka, med 600 sidor på den låga delen till så många som 2 000+ sidor.
Instrumentpanel för nyckelprestandaindikatorer: för att ge styrelseledamöter en snabb överblick över KPI:n för organisationens prestation, är en flexibel instrumentpanel ofta en integrerad del av styrelseportalpaketen
Online samarbetsstöd tillåter dokument och styrelsepaket för att göra det möjligt för styrelseledamöter att spela in sina kommentarer och spara ett register över desamma medan de granskar sådan information.
Stöd för datalagringspolicy: För att mildra företagets ansvar tillämpar styrelseportaler datalagringspolicyer på dokument, såväl som styrelsemedlemmarnas kommunikation.
Läs Mottagandet av meddelanden, policydokument och andra juridiska dokument registreras och underhålls av styrelseportaler.
Elektronisk signering av dokument som mötesprotokoll.
Granskningsspår: För att spåra användarnas aktivitet inom brädportalen, till exempel tillgång till dokument eller misslyckade inloggningsförsök
Användarkatalog: Styrelseledamöter kan komma åt kontaktuppgifter till övriga styrelseledamöter när det finns behov av kommunikation eller samarbete.

Fördelar med en styrelseportal

Minska pappersanvändning och avfall
Snabbare skapande och distribution av styrelseböcker
Bättre källkontroll av dokument och informationssäkerhet
Mer aktuell kommunikation med styrelseledamöter
Tillgång till information för styrelseledamöter från var som helst och när som helst
Sökförmåga för arkiverade kortpaket
Instrumentpanel för organisationens Key Performance Indicators
En plats för alla viktiga meddelanden och dokument som kräver ett "läskvitto"
Förbättrad bredare styrningsstrategi
Bättre samarbete mellan regissörer
Mer styrelsesamarbete inför möten

Används för att förbättra styrningen

Styrelsens portalprogramvara har en roll att spela för att stödja informationsdelning, beslutsfattande, riskhantering och ansvarsskyldighet som följer med god förvaltning. Styrmjukvara tillhandahåller en enda plattform för styrelse- och kommittémöten, risker, beslutsfattande och andra styrningsrelaterade aktiviteter. Den ger en översikt över styrning i hela organisationen och dess aktieägare, hjälper till att identifiera problem och driva på förbättringar.

externa länkar

Nina Locker och Laura Grant, The Case for Board Portals: A Litigator's View, juni 2006
Business Week , Corporate Boards Get Busy Online , 14 augusti 2007