Projektstadga
I projektledning är en projektstadga , en projektdefinition eller en projektförklaring en redogörelse för omfattning , mål och deltagare i ett projekt. Den ger en preliminär avgränsning av roller och ansvarsområden, beskriver projektets huvudmål, identifierar de viktigaste intressenterna och definierar projektledarens auktoritet .
I Initiative for Policy Dialogue (IPD) är detta dokument känt som projektstadgan. Inom kundrelationshantering (CRM) kallas det projektdefinitionsrapporten. Både IPD och CRM kräver detta dokument som en del av projektledningsprocessen.
Syfte
Projektstadgan är vanligtvis ett kort dokument som förklarar ett projekt tydligt och koncist, och hänvisar till mer detaljerade dokument för ytterligare information. En projektstadga bör:
- Identifiera projektets omfattning.
- Ge en delad förståelse för projektets mål.
- Fungera som ett kontrakt mellan projektsponsorn, nyckelintressenter och projektteamet, och specificerar ansvar.
En projektstadga dokumenterar vanligtvis de flesta av följande:
- Skäl för att genomföra projektet
- Mål och begränsningar för projektet, inklusive poster inom och utanför omfattningen
- De viktigaste intressenternas identitet
- Risker och problem (en riskhanteringsplan bör vara en del av den övergripande projektledningsplanen )
- Fördelar med projektet
- Budget- och utgiftsmyndighet på hög nivå
Inrättande myndighet
Projektstadgan fastställer den behörighet som tilldelas projektledaren, särskilt i en matrishanteringsmiljö . Det anses vara branschens bästa praxis.
Används
De tre huvudsakliga användningsområdena för projektstadgan är:
- För att auktorisera projektet – med hjälp av ett jämförbart format, kan projekt rangordnas och auktoriseras av Return on Investment .
- Fungerar som det primära försäljningsdokumentet för de projektrankande intressenterna har en sammanfattning på 1-2 sidor att distribuera, presentera och ha till hands för att avvärja andra projekt- eller operationskörningar med projektresurser .
- Fungerar som en samlingspunkt under hela projektet. Det är till exempel en baslinje som kan användas i teammöten och i förändringskontrollmöten för att hjälpa till med scope management.
Utveckling
En projektstadga kommer att skapas i den initierande processgruppen för en fas eller ett projekt redan från början. Att utveckla stadgan och identifiera intressenterna är de två huvudåtgärderna för den initierande processgruppen. Vanligtvis tar en projektledare ledningen för att utveckla stadgan. Projektledaren kommer att använda sin expertis och erfarenhet för att utveckla stadgan. Projektledaren kommer att arbeta med nyckelintressenter (kunder och företagssponsorer), PMO , ämnesexperter inom och utanför organisationen, andra enheter inom organisationen och kan också arbeta med branschgrupper eller professionella organ för att utveckla stadgan. Projektledaren kommer att använda faciliteringstekniker som brainstorming, problemlösning, konfliktlösning, möten, förväntningshantering etc. för att utveckla stadgan.
Input för att utveckla en charter kan vara:
- Projektbeskrivning av arbete
- Business Case
- Avtal
- Antaganden
- Företagsstandarder, industristandarder, föreskrifter och normer
- Organisationsprocess, tillgångar och mallar
När stadgan väl har undertecknats ger projektledaren befogenhet att officiellt genomföra projektet och anställa organisatoriska medel och resurser för att göra projektet framgångsrikt.
För ett stort flerfasprojekt kan stadgan skapas för varje enskild fas. Till exempel kan det finnas en initial charter under Scope and Seek-fasen av ett projekt, följt av en Planning Charter och en Execution Charter under byggfasen av projektet.