Programvara för inköp

Inköpsprogramvara är en typ av affärsprogramvara som hjälper till att automatisera de organisatoriska inköpsfunktionerna .

Mjukvarufunktionerna inkluderar att utfärda och utvärdera anbud , ta fram och godkänna inköpsorder , välja och beställa produkten eller tjänsten, ta emot och matcha fakturan och beställningen samt betalning av fakturor, vilket gör att inköpsavdelningen kan se allt som är beställt, se till att ingenting kan beställas utan korrekta godkännanden, och säkra det bästa värdet genom att kombinera flera beställningar på samma typ av vara eller till och med få leverantörer att lägga bud på verksamheten. En inköpsorganisations val av programvara kan styras av de särskilda styrkor som varje enskilt system erbjuder och antalet leverantörer som är tillgängliga via dem. En multinationell eller annan stor organisation kommer att använda ett delat upphandlingssystem för att dra fördel av stordriftsfördelar för att sänka kostnaderna för inköp. Även om vissa tjänster är tillgängliga att köpa via automatiserade system, ligger nyckelstyrkan hos dessa system i upphandlingen av varor som är mycket lättare att standardisera.

Fördelar

De viktigaste fördelarna för organisationer som använder inköpsprogramvara inkluderar enkel administration, tillgång till information och potentiella långsiktiga kostnadsbesparingar. Att ha ett enda gränssnitt för inköpsrelaterad hanteringsinformation minskar tiden och ansträngningen som krävs för att övervaka organisationens utgifter. Användningen av sådan programvara gör det också möjligt för inköpschefer att kontrollera de leverantörer som används av den bredare organisationen så att alla anställda drar fördel av förhandlade priser och andra servicevillkor. Anmärkningsvärda företag på marknaden inkluderar GEP SMART, Oracle , SAP , Coupa , Basware , Infor och Workday .

Gemensamma egenskaper hos inköpsprogramvarusystem

• Rekvisitioner – Skapande av en inköpsorder med rader som ska uppfyllas av en leverantör. Automatisk sändning via fax eller e-post.
• Leverantörsuppföljning – Automatiserad, eller påminnelser om att följa upp med leverantörer för att bekräfta inköpsorder.
• Mottagande av varor eller tjänster – Upprätthålla ett fysiskt varulager .
• Finansiell avräkning – Skapande av finansiella och/eller lagerrelaterade transaktioner när varor tas emot fysiskt.
• Dokumenthanteringssystem – För att arkivera relevanta dokument.
• Elektronisk signatur – Verktyg för att signera dokument online.

Vidare läsning

• Olson, N. (2010). Tagen för givet - Ordningskonstruktionen i processen för beslutsfattande av biblioteksledningssystem (Vol. 45). Göteborg / Borås: Valfrid förlag.
• Global Trade Review (2009). Handelstjänster och försörjningskedjan