Lockbox (reskontra)
Inom bankväsendet är en lockbox en tjänst som erbjuds organisationer av affärsbanker för att förenkla insamling och hantering av kundfordringar genom att dessa organisationers kunders betalningar skickas direkt till en plats som banken har tillgång till.
Allmän
I allmänhet är en låsbox en postbox (PO-box) som är tillgänglig för en bank. Ett företag kan skapa en lockbox-tjänst med sin bank för att ta emot kunders betalningar. Företagets kunder skickar sina betalningar till postboxen. Sedan samlar och behandlar banken dessa betalningar direkt och sätter in dem på företagets konto. Företag som verkar i flera regioner kan ha separata låsboxar med banker i olika regioner. De kan sedan förse sina kunder med respektive lockbox-adresser de ska skicka sina checkar till. En lockbox-betalning är ett sätt att ta emot checkar från kunder med hjälp av en banks postbox som tilldelas ett företag. Typiska kostnader är flera cent per transaktion till så högt som en dollar eller mer.
Det finns vanligtvis två typer av lockbox-tjänster tillgängliga, en där betalningarna (checkar i det här fallet), deras tillhörande remitteringsmeddelanden och all annan korrespondens, och vanligtvis kuvertet de alla skickades i, alla fysiskt skannas. Detta är standardtjänsten. Den dyrare tjänsten ger samma nivå av ovannämnda skanning, och där det finns information om remittering, vilket vanligtvis är en lista över fakturanummer, kreditnotor etc som betalaren förväntar sig att betalningen ska användas för att stämma av, så är detta också inmatat i det huvudsakliga textbaserade dokumentet som innehåller kontrolldata (via MICR-koden). Där denna tjänst används debiteras normalt per knapptryckning.
Lockbox-tjänster kallas ibland "remittance services" eller "remittance processing".
En fördel med lockbox-tjänsten till den kommersiella kunden är att den kan upprätthålla speciella brevlådor på olika platser runt om i landet och en kund skickar betalning till närmaste låsbox. Företaget bemyndigar sedan en bank att kontrollera dessa brevlådor så ofta det är rimligt med tanke på antalet betalningar som kommer att tas emot. Eftersom banken gör indrivningen sätts de inkomna medlen omedelbart in på företagets konto utan att först behandlas av företagets bokföringssystem, vilket påskyndar kontantinsamlingen.
Grossist-och detaljhandel
Lockbox-tjänster är i allmänhet uppdelade i grossist- och detaljhandel.
Låsboxar för detaljhandeln är för företag med stora volymer av konsumentinriktade betalningar som betalningar av allmännyttiga tjänster, lånbetalningar etc., och dessa remitteringar inkluderar ofta en standardiserad "betalningskupong".
Låsboxar i grossistledet är för betalningar från företag till företag och tenderar att vara högre i dollar än transaktioner med låsboxar i detaljhandeln. Dessa transaktioner inkluderar vanligtvis inte en standardiserad betalningskupong och kräver mer manuell ansträngning för banken att behandla.
Elektronisk konvertering
Med tillkomsten av trunkering av checkar har det blivit vanligt att "fånga" bilder av checkarna och tillhörande dokumentation (till exempel betalningskuponger) till ett digitalt format för användning i datorsystem (t.ex. TIFF , JPEG eller PDF -filer). Dessa filer kan sedan genomgå OCR och datavalidering när teckenförtroendet är lågt och sedan kan ytterligare specialiserad bearbetning ske. Banker använder ofta specialiserad postbehandling och dokumentskannerutrustning som kan skanna hundratals eller tusentals kontroller per minut.
Specialiserad mjukvara ökar produktiviteten för bankkunderna så att de kan ta emot elektroniska data och bilder från banken och det finns automation som snabbt kan flytta bilderna till dokumenthanteringssystem, arbetsflödessystem och redovisningssystem. Inom hälso- och sjukvårdsindustrin omvandlas dessa data till edi 835 5010 ERA-format (elektronisk remitteringsrådgivning).
På grund av Check 21 Act konverterar de flesta lockbox-tjänster checkar till elektroniska bilder, och papperscheckarna strimlas och de elektroniska checkarna skickas elektroniskt till ursprungsbanken.
Online betalningstjänster för räkningar
Många elektroniska räkningsbetaltjänster online är inte 100 procent online. Betalningsmottagaren kanske inte är inställd på att acceptera elektroniska betalningar, så tjänsten för betalning av räkningar skriver ut ett stort antal papperscheckar och skickar dem sedan till låsboxen, där de kommer att behandlas tillsammans med alla andra papperscheckar.
Offshoring
Att överföra data från papper till elektroniskt format innebär arbetskrävande datainmatningsarbete . Detta har föranlett en rörelse att "offshore" datainmatning av information om kontroller till länder (t.ex. Indien) som har många anställda – vilket hjälper till att i slutändan sänka kostnaderna.
