Elektroniskt mötessystem

Ett elektroniskt mötessystem ( EMS ) är en typ av datorprogramvara som underlättar kreativ problemlösning och beslutsfattande av grupper inom eller mellan organisationer. Termen myntades av Alan R. Dennis et al. år 1988. Begreppet är synonymt med gruppstödsystem (GSS) och i huvudsak synonymt med gruppbeslutsstödsystem (GDSS). Elektroniska mötessystem utgör en klass av applikationer för datorstödt kooperativt arbete .

Främst genom (valfritt) anonymisering och parallellisering av input, övervinner elektroniska mötessystem många skadliga och hämmande egenskaper i grupparbete.

I likhet med en webbkonferens bjuder en värd in deltagarna till ett elektroniskt möte via e-post. Efter att ha loggat in på sessionen deltar mötesdeltagarna huvudsakligen via sina tangentbord och skriver svar på frågor och uppmaningar från mötesvärden.

Avgränsning

Elektroniska mötessystem måste särskiljas å ena sidan från klassiska gruppprogram , å andra sidan från webbkonferenssystem . I verkligheten finns det viss överlappning mellan mindre egenskaper hos produkter i de namngivna kategorierna.

Den största skillnaden från groupware är intensiteten i samarbetet. Enligt Lubichs klassificering stödjer groupware samarbete inom grupper där de individuella bidragen förblir identifierbara. Däremot gör EMS det möjligt för gruppen att i samarbete producera ett resultat som gruppen är ansvarig för som helhet. I en affärsprocess kompletterar gruppprogram och elektroniska mötessystem varandra: Groupware stödjer team när de forskar och skapar dokument inför en EMS-session eller när resultaten av en sådan session implementeras.

Webbkonferenssystem och elektroniska mötessystem kompletterar varandra i onlinemötet eller workshopen: EMS utökar webbkonferenssystemet genom att tillhandahålla interaktiva verktyg för att producera och dokumentera gruppresultat. Å andra sidan kompletterar webbkonferenssystem EMS med den funktionalitet för skärmdelning och röstkonferenser som krävs vid synkrona onlinemöten och som inte finns i EMS.

Historia

Början

Nunamaker et al. citera CASE-projektet PSL/PSA från mitten av sextiotalet som början på EMS-teknik. De första systemen som kan kännas igen som EMS ur dagens perspektiv utvecklades i början av 1980-talet som universitets- och forskningsprojekt. (1) Vid University of Arizona utvecklades en prototyp som heter Plexsys som bygger på PSL/PSA-projektet. (2) Vid University of Minnesota skapades ett system kallat SAMM (Software Aided Meeting Management). (3) På Xerox PARC utvecklades Colab. (4) Forskare vid University of Michigan utvecklade MAC-baserade EMS-verktyg.

Insatserna skilde sig åt i sina mål: Medan arbetet på Xerox PARC fokuserade på små samarbetsgrupper om 2 - 6 personer, fokuserade arbetet vid University of Arizona på grupper om 16 - 24 personer.

I slutet av 1980-talet började en kommersiell marknad för EMS. 1989 grundade University of Arizona Ventana Corporation för att överföra Plexsys-teknologin från laboratoriet till arbetsplatsen. 1992 drev Xerox PARC Live Works Inc som utvecklade produkten LiveBoard baserat på projektet Colab.

1990-talet: Tidiga LAN-baserade system

Group Systems, som utvecklades av Ventana Corporation, är allmänt erkänt för att vara förfadern till modern EMS. Group Systems tillhandahöll standardfunktionerna för moderna EMS såsom brainstorming och kategorisering, röster och diskussioner i samband med en kronologisk agenda. Bidrag kunde läggas in parallellt och anonymt. Resultaten av ett steg i mötesprocessen, t.ex. en brainstorming, kan kopieras till ett uppföljningsverktyg, t.ex. en omröstning.

Produkten var baserad på klienter som kördes på Microsoft Windows-maskiner som fick åtkomst till en server som körde en Paradox-databas via en mappad enhet på det lokala nätverket (LAN). Begränsningen till lokala ("samma plats") möten, de betydande infrastrukturkraven och komplexiteten i att kontrollera programvaran förhindrade en utbredd användning. Följaktligen utvecklades Group Systems som ett verktyg för experthjälp vid datorstödda möten. Dessa möten genomfördes ofta i skräddarsydda datorutrustade konferensrum eller av specialiserade konsultföretag med dedikerat kit.

I slutet av 1990-talet och början av 2000-talet växte ytterligare EMS som holländska Inteam eller American Meetingworks upp. Som LAN-baserade klient-serversystem delade de begränsningarna för sådana system. Däremot antog facilitate.com HTML som lider av de (då) allvarliga funktionella begränsningarna av den tekniken för fördelen att arbeta över Internet.

Webbapplikationer

Sedan 2005 har EMS-utvecklingen fokuserat på webbläsarbaserade system och lättanvända GUI. Prototypiska för denna generation av EMS är produkten Thinktank som är baserad på Group Systems, den senare MeetingSphere den anonyma elektroniska brainstorming fokuserade Monsoon och den rena HTML ännu ett möte . Alla dessa produkter levererar funktionaliteten hos ett EMS över Internet, men de skiljer sig åt när det gäller fokus och funktionellt djup: MeetingSphere och Spilter är mycket kompletta, funktionella, användarvänliga och professionella. ThinkTank tillhandahåller och utökar rik funktionalitet med sikte på professionellt faciliterade workshops. yaM och andra rena HTML-alternativ positionerar sina produkter som integrerade verktygssatser för vardagliga onlinemöten och workshops såväl som virtuella teams asynkrona arbete.

En speciell roll spelas inom EMS av produkten nextModerator som tillhandahåller interaktiva verktyg till mycket stora grupper samlade på en plats för en speciell händelse.

På territoriet för postsovjetiska länder och Västeuropa har en viktig roll i popularisering och utveckling av EMS under de senaste åren spelat lokalt utvecklade system som SW 6000 , PATENTEM, GlavCom etc.

Standardfunktionalitet

Ett elektroniskt mötessystem är en svit av konfigurerbara samarbetande mjukvaruverktyg som kan användas för att skapa förutsägbara, repeterbara samarbetsmönster mellan människor som arbetar mot ett mål. Med ett elektroniskt mötessystem har varje användare vanligtvis sin egen dator och varje användare kan samtidigt bidra till samma delade objekt (session). Således behöver ingen vänta på en tur att tala och folk glömmer inte vad de vill säga medan de väntar på ordet. När en grupp eller en grupps värd anser att det är lämpligt kan människor bidra anonymt till de flesta elektroniska mötessystemverktyg: detta gör att gruppen kan fokusera på innehållet i idéer snarare än deras källor.

De flesta EMS tillhandahåller de standardfunktioner som beskrivs nedan men skiljer sig markant i hanteringen och funktionsdjupet för dessa verktyg. Dessutom skiljer de sig åt genom uppsättningen av ytterligare verktyg de tillhandahåller och genom hur de administreras eller integreras i en företags IT-miljö. De skiljer sig också i graden av interoperabilitet med webbkonferenssystem för skärmdelning och röstkonferenser.

Brainstorming och kategorisering

I en elektronisk brainstorming skapar gruppen en gemensam lista med idéer. Till skillnad från pappersbaserade brainstorming- eller brain-writing-metoder, skrivs bidrag direkt in av deltagarna och är omedelbart synliga för alla, vanligtvis i anonymt format. Genom att övervinna sociala barriärer med anonymitet och processbegränsningar med parallelliserad input genereras och delas fler idéer med mindre överensstämmelse än i en traditionell brainstorming eller brain-writing session. Fördelarna med elektronisk brainstorming ökar med gruppstorleken.

I många fall, efter en brainstorming eller insamling av bidrag, kräver idéer kategorisering. För detta, i modern EMS, drar deltagarna bidrag från den delade listan till kategorimappar eller hinkar.

Diskussion

Diskussionsverktyg i EMS liknar en strukturerad chatt som kan genomföras om separata ämnen parallellt, ofta baserat på en överordnad uppgift eller fråga. Parallellisering sker på flera nivåer: (1) På nivån för flera ämnen som presenteras för diskussion samtidigt. Deltagare är fria att bidra till vissa ämnen samtidigt som de bara skannar andra. (2) Vidare sker parallellisering på nivån av bidrag som deltagarna kan lägga in oberoende av varandra. Diskussioner förs anonymt eller namngivna. I de flesta EMS är gruppidentitet också tillgänglig (t.ex. "marknadsavdelning").

Jämfört med en muntlig diskussion möjliggör en elektronisk diskussion ett mycket mer intensivt utbyte av argument på kortare tid. Med anonymitet minimeras mellanmänskliga konflikter, grupptrycket minskar. I många fall möjliggör en parallell elektronisk diskussion utforskning av ämnen som skulle ha förbigåtts i traditionella miljöer på grund av tidsbrist.

Rösta

Sofistikerat EMS tillhandahåller en rad röstmetoder som numerisk skala, rangordning, budget eller flerval. I mer avancerade system kan en valsedel bli föremål för flera omröstningar på flera kriterier med olika röstmetoder för nytto- eller konsekvensanalys. Resultaten är tillgängliga i realtid, vanligtvis både som tabeller och diagram.

Ytterligare funktioner inkluderar integration med sociala medier samt ett fråge- och svarssystem.

Till skillnad från röstningsmetoder som finns tillgängliga i traditionella workshops, som att räcka upp handen eller placera klisterlappar på en vit tavla, är elektroniska omröstningar anonyma och ger en mer differentierad bedömning av idéer, åsikter eller fakta. Vissa EMS tillhandahåller röstning med gruppidentitet för extra insikt i strukturen för konsensus eller oliktänkande.

Dagordning

Modern EMS organiserar processen för ett möte i en agenda som strukturerar aktiviteterna för ett möte eller workshop efter ämne, kronologi och användningen av ett stödjande verktyg. Från agendan bjuder mötesvärden (facilitatorn) in (”startar”) deltagarna att bidra till de olika aktiviteterna. I vissa EMS kan dagordningar kopieras från ett befintligt möte eller från mötesmallar.

Automatiska minuter

Resultaten av ett EMS-baserat möte finns som innehåll i en databas. Innehållet kan exporteras till en fil, levereras till ett externt integrerat registersystem eller helt enkelt skrivas ut. Formatering och tillgängliga filformat skiljer sig avsevärt mellan EMS, med allmänt tillgängliga alternativ inklusive HTML, Markdown och Office-dokumentformat.

Synkrona och asynkrona möten

Modernt EMS stödjer både synkrona (deltagare träffas samtidigt) och asynkrona (deltagare bidrar vid olika tidpunkter) möten.

Synkrona möten ger omedelbar, spontan interaktion mellan deltagarna. Asynkrona möten ökar deltagarnas tillgänglighet genom att inte sätta mer än en tidsram där deltagarna är fria att bidra på sin egen tid. Asynkrona möten är ett bra alternativ när reflekterad input krävs snarare än omedelbar spontan interaktion.

Tekniskt sett skiljer sig synkrona och asynkrona möten åt med den tid som verktygen är tillgängliga för deltagarna. I ett typiskt synkront möte är alla deltagare aktiva i en gemensam aktivitet. För detta kräver synkrona möten vanligtvis stöd av en röstkonferens för muntlig interaktion inom gruppen och skärmdelning via webbkonferens för att presentera icke-EMS-innehåll.

Däremot involverar asynkrona sessioner ofta flera aktiviteter för bidrag. Själva mötet och direkta samspelet mellan två eller flera deltagare i en viss aktivitet är slumpen. Asynkrona sessioner används ofta för att samla in feedback eller input. Asynkrona sessioner kan genomföras oberoende av synkrona möten eller i upptakten till sådana möten eller i efterhand, t.ex. för att diskutera frågor som inte lösts under mötet.

EMS skiljer sig väsentligt åt i sättet och i vilken utsträckning de stöder asynkrona möten. Skillnaderna inkluderar längden på asynkrona möten (24 timmar/dagar/veckor), stöd för planering och publicering av asynkrona möten (agenda, inbjudningar) och licensmodellen (fastpris, betala per användning, samtidiga möten, samtidiga användare, etc.).

Fördelar

Elektroniska mötessystem har utformats för att förbättra gruppens effektivitet, effektivitet och tillfredsställelse. Grupper ansikte mot ansikte kan drabbas av ett antal processförluster inklusive:

dominerar samtalet av en eller flera medlemmar
individer som undanhåller kommentarer av rädsla för kritik eller negativ utvärdering
medlemmar som inte deltar eftersom de upplever att deras insatser inte krävs
tryck att anpassa sig till seniora medlemmar i gruppen

Följaktligen är fördelarna med EMS-stödda möten jämfört med traditionella möten och workshops ansikte mot ansikte:

ökad öppenhet och mindre personliga fördomar genom anonymitet
valfri plats (online) som undviker restid och kostnader
ökad tillgänglighet för deltagarna (var som helst, när som helst).
ökad interaktivitet och delaktighet genom parallellisering
mer sofistikerad analys genom röstning och analys i realtid
mindre ansträngning vid förberedelser genom att använda mötesmallar
repeterbar mötes- och workshopprocess genom mötesmallar
automatisk, heltäckande, neutral dokumentation

Nackdelar

Majoriteten av nackdelarna med EMS kontra traditionella konferenser eller workshops har övervunnits genom tekniska framsteg eller genom anpassning av EMS till särskilda målgrupper och deras dominerande användningsfall:

de tidigare höga infrastrukturkraven har reducerats till internetåtkomst och en webbläsare
de tidigare höga kraven på facilitatorer har reducerats avsevärt i system som är utformade för att stödja daglig användning av icke-expert användare
de traditionella kulturella hindren för användningen av teknik i möten har övervunnits genom att användarna allmänt blivit förtrogna med telefon- och webbkonferenser.

De återstående nackdelarna beror främst på den fysiska fördelningen av deltagarna när de träffas online. Videokonferenser kan bara delvis kompensera för att inte träffas personligen.

Vidare läsning

Dennis, AR, George, JF, Jessup, LM, Nunamaker Jr, JF och Vogel, DR (1988). Informationsteknik för att stödja elektroniska möten. MIS Quarterly, 591-624.
Fjermestad, J., Hiltz, SR: En bedömning av Group Support Systems experimentella forskning: metodik och resultat. Journal of Management Information Systems, 15(3), (1999) 7-149.
Fjermestad, J., Hiltz, SR: Group Support Systems: A descriptive evaluation of case and field studies. Journal of Management Information Systems, 17(3), (2001) 112-157.
McFadzean, ES (1996), "New Ways of Thinking: An Evaluation of K-Groupware and Creative Problem Solving", doktorsavhandling, Brunel University, Uxbridge, Middlesex.
Jay Nunamaker , Robert Briggs, Daniel Mittleman, Douglas Vogel och Pierre Balthazard, "Lärdomar från ett dussin år av Group Support Systems Research: A Discussion of Lab and Field Findings," Journal of Management Information Systems, Winter 1996-97, 13( 3), s. 163–207.