Arkiveringsskåp
Ett arkivskåp (eller ibland arkivskåp på amerikansk engelska ) är en kontorsmöbel för förvaring av pappersdokument i arkivmappar . I det enklaste sammanhanget är det en hölje för lådor där föremål förvaras. De två vanligaste formerna av arkivskåp är vertikala filer och sidofiler. Ett vertikalt arkivskåp har lådor som sträcker sig från kortsidan (vanligtvis 15 tum eller 380 mm) av skåpet. Ett sidoarkivskåp har lådor som sträcker sig från skåpets långsida (olika längder). Dessa kallas även sidofiler i Storbritannien . Det finns också hyllfiler, som går i hyllor. I USA är arkivskåp vanligtvis byggda för att rymma 8,5 × 11 papper, och i andra länder är arkivskåp ofta utformade för att hålla andra pappersstorlekar, till exempel A4-papper .
Konstruktion
Kontorsarkivskåp är vanligtvis gjorda av plåt eller trä. Lådorna " outstop" för att förhindra att lådan dras helt ut ur skåpet. För att öppna en låda på de flesta metallarkivskåp måste en liten glidmekanism känd som en "thumblatch" tryckas ned för att frigöra och öppna lådan. Varje låda har ett handtag att greppa och dra lådan med. På framsidan av varje låda finns det vanligtvis en etiketthållare så att användaren kan identifiera innehållet i lådan.
Många arkivskåp har ett nyckellås för att förhindra obehörig åtkomst till de dokument som lagras. Det finns två typer av lås. Ett "kamlås" aktiveras med en nyckel som vrider låset. Ett "kolvlås" öppnas med en nyckel men kan stängas genom att bara trycka ner låskroppen. Kolvlåset tillåter en användare att snabbt stänga och låsa flera skåp på kort tid.
Vissa arkivskåp har en metallplåt eller trådstruktur på baksidan av varje låda som är känt som ett följeblock. Följarblocket kan justeras framåt för att minska längden på lådan så att arkivmapparna som finns i förblir upprätt och på framsidan av lådan för enklare åtkomst.
Horisontell fil
Henry Brown, en amerikansk uppfinnare, patenterade ett "kärl för att lagra och bevara papper" den 2 november 1886. Detta var en brand- och olyckssäker behållare gjord av smidd metall, som kunde förseglas med ett lås. Det var speciellt genom att det höll pappren åtskilda.
Vertikal fil
Uppfinningen av den vertikala filen förblir ett olöst mysterium. Sektionen Vertical Filing Cabinet på Early Office Museums webbplats börjar med en diskussion om de felaktiga slutsatserna från mycket meriterade "sekundära källor", angående ursprunget till vertikal arkivering. Sekundära källor hävdade att en guldmedalj delades ut på världsutställningen 1893 för en vertikal fil. Early Office Museum fann inga bevis för att styrka dessa påståenden. Men den information som presenterades i Early Office Museums diskussion om vertikala arkivskåp tyder på att det kommersiella införandet av vertikal arkivering kan ha inträffat år 1900 när ett företag namngav Library Bureau (grundat 1876, senare en division av Remington Rand ) publicerade en katalog som inkluderade ett vertikalt arkivskåp. Ett amerikanskt patent lämnades in 1902 av Library Bureau som krediterade David E. Hunter som uppfinnaren.
Forskning av Ester Ellen-Poe validerade The Early Office Museums resultat och antyder att det mest trovärdiga anspråket på uppfinningen av vertikal arkivering, som vi känner det idag, verkar ha varit av Library Bureau. Biblioteksbyråns broschyr från 1903 med titeln "Library Bureau Systems of Vertical Filing with Interchangeable Unit Cabinets", börjar med: "Vertikal arkivering, såsom den härstammar [understrykning tillagd] och fulländad av Library Bureau, är den mest kompletta, exakta och praktiska metoden som någonsin uppfunnits [understrykning tillagd] för att ta hand om korrespondens, kataloger, rapporter, fakturor, beställningar, dubbletter av räkningar och lösa ark, eller papper av något slag för alla företag - stora, små eller speciella.").
Utöver biblioteksbyrån inkluderade tidiga tillverkare av vertikala arkivskåp Globe-Wernicke, Yawman och Erbe Manufacturing Company och Art Metal Construction Company.
Före introduktionen av kommersiella vertikala arkivskåp förvarade företagen papper i kuvert i sin tur förvarade i rader av duvhål som ofta kantade en vägg. Att hitta och öppna kuvert och vika upp papper var besvärligt och ineffektivt. Begreppet vertikal arkivering praktiserades dock tydligt redan 1895 när ett amerikanskt patent (533053) utfärdades till WA Cooke, Jr. för A Receptacle for Letters or Other Papers.
Efter andra världskriget grundades Home-O-Nize Company i Muscatine, Iowa för att förse återvändande veteraner med jobb. Företaget grundades för att tillverka köksskåp i stål och mötte snart av verkligheten med den begränsade tillgängligheten av stål. Så företaget började tillverka produkter för andra. Till slut säkrades en liten mängd stål och företaget började tillverka indexkortlådor i stål. Strax därefter började större skåp tillverkas inklusive arkivskåp. Genom att designa för att minimera mängden stål, var produkten en extremt kostnadseffektiv design och hade enorma kommersiella framgångar. Home-O-Nize gjorde aldrig köksskåp och 1961 ändrades företagets namn till HON. Idag är The HON Company , en division av HNI Corporation, den dominerande nordamerikanska tillverkaren och marknadsföraren av arkivskåp.
Efterfrågan på arkivskåp utökades kraftigt som ett resultat av den kommersiella distributionen av Xerography-maskiner som började 1950. Denna händelse gjorde det möjligt för kontorsanställda att "ha sin egen kopia" av tryckt material. En annan påverkan är utvidgningen av statliga regleringar som kräver att företag skapar och förvarar formulär och andra dokument. Vissa prognostiker har föreslagit att framtiden för arkivskåpet är osäker eftersom elektroniska arkivsystem växer och blir lägre i kostnad. Ändå köper de flesta företag fortfarande datorsystem med utskriftsmöjligheter. Om inte denna trend vänds är arkivering av papper fortfarande en genomförbar praxis.
I USA finns dessa i två storlekar: för papper i Letter-storlek och för papper i Legal-storlek . De flesta moderna kommersiellt orienterade vertikala arkivskåp i USA tillverkas i versioner med två, tre, fyra och fem lådor på djupen 25, 26 + 1 ⁄ 2 och 28 tum (640, 670 och 710 mm) . Lådorna stöds vanligtvis av ett tredelat upphängningssystem som gör att lådan kan dras ut helt för fullständig åtkomst.
Den vertikala filen med fyra lådor, bokstavsbredd, är den version som köps av de flesta företag. Filen med två lådor säljs mest för användning vid sidan av ett skrivbord. Filen med fem lådor köps oftast av federala, statliga och lokala myndigheter (i en 28-tums djup eller 710 mm version), eftersom den vanligtvis ger den lägsta kostnaden per arkiveringstum. Tre lådfiler, den minst populära versionen, har fördelen att vara på "bänkskivans" höjd så att slutanvändare enkelt kan hämta filer och använda toppen av skåpet som ett arbetsområde för att undersöka filens innehåll.
Lådorna i de flesta vertikala arkivskåp är konstruerade för att acceptera hängande mappar, eftersom dessa har kommit att dominera hur de flesta användare lagrar information. Vissa filer har fortfarande ett "följarblock" i varje låda. Detta är en anordning som justerar det skenbara djupet på lådans insida så att filerna hålls upprätt i lådan. Dessa är arvet från en tid då de flesta arkiveringen gjordes med manila mappar snarare än hängande filer.
För hemmakontor eller lättare användningsapplikationer tillverkas vertikala filer i 18-tums djupa (460 mm) versioner. Dessa har vanligtvis tvåledsupphängningar och lådorna är inte helt utdragna.
Lateral fil
Sidofiler är vanligtvis 20 tum (510 mm) djupa och tillverkade i 30,-36, och 42-tums (760, 910 och 1 070 mm) bredder och 2-, 3-, 4- och 5-lådorsversioner . Den 30 tum breda (760 mm), versionen med två lådor är populär för användning i skåpsarbetsstationer, eftersom den är konstruerad för att passa under eller bredvid skåpens arbetsytor. Logiken för användning av 3-, 4- och 5-lådorsfiler liknar den för vertikala filer. Till skillnad från vertikala filer tillåter de flesta sidofiler filning från sida till sida eller framifrån mot baksida.
För filer i Letter-storlek som är ordnade framifrån och bakifrån är de 30 och 42 tum breda (760 och 1 070 mm) filerna de mest effektiva, eftersom den maximala mängden arkivering per skåp är aktiverad. En 36 tum bred (910 mm) fil, med arkivering i brevbredd fram till bak, har inte mer kapacitet än en motsvarande 30 tum bred (760 mm) fil, eftersom det extra utrymmet skulle gå till spillo.
Vissa användare föredrar arkivering från sida till sida, eftersom de kan söka i indexflikar från sittande läge. All-width laterala filer kan rymma denna konfiguration, även om filens kapacitet är något minskad.
En fördel med sidofiler är att åtkomst och visning av alla filer kan vara enklare än med en vertikal fil eftersom lådorna inte sträcker sig lika långt.
I de flesta fall är den översta "5:e lådan" på en sidofil med fem lådor en lucka med utdragbar hylla, eftersom de flesta inte skulle kunna komma åt toppen av en låda på denna höjd.
Hylla fil
En hyllmapp är ett skåp utformat för att rymma mappar med flikar på sidan snarare än på toppen. Skåpet har inga lådor, bara hyllor. Vissa hyllpärmar kommer med dörrar som går in i skåpet. Dessa skåp är vanligtvis 12 tum (300 mm) eller 18 tum (460 mm) djupa, för mappar i storleken Letter respektive Legal. Liksom sidofiler är de gjorda i 30 tum (760 mm), 36 tum (910 mm), 42 tum (1 100 mm) och 45 tum (1 100 mm) bredder men installeras vanligtvis bara i 5-hög och 6-höjd applikationer.
Filer med sidflikar använder ofta färgkoder som representerar ett alfanumeriskt arkiveringssystem. Denna metod är ett sätt att säkerställa att filer som ofta hämtas och returneras är lätta att hitta och inte går vilse. Att hitta en fil är lätt eftersom färgkodade flikar enkelt leder det mänskliga ögat till rätt plats i arkivsystemet. På samma sätt är en felarkiverad mapp uppenbar eftersom en färgkod som inte är i sekvens är uppenbar för användaren.
Företag som läkare, tandläkare, veterinärer, poliser och statliga myndigheter använder hyllfiler och mappar med flikar för att hantera stora arkivsystem.
Variationer på traditionella hyllfiler, utformade för att erbjuda ökad kapacitet för en given golvyta, inkluderar Rotary Storage- system.
Specifikationer
Inom USA är den primära standarden för vertikala arkivskåp Business and Institutional Furniture Manufacturer's Association (BIFMA) Standard X5.3. BIFMA brukade upprätthålla en separat standard X5.2 för sidoarkivskåp, men den standarden har dragits tillbaka. Standarderna ställer krav på bland annat skåpstabilitet, hållbarhet och styrka. General Services Administration (GSA) upprätthåller även standarder för vertikala och laterala stålarkivskåp, AA-3186 respektive AA-3187. GSA-standarderna definierar två sorters arkivskåp, medel- och tunga. De hänvisar till BIFMA-standarden för de medelstarka skåpen och ger ytterligare prestandakrav för de tunga skåpen. GSA ansvarar också för att upprätthålla standarderna för arkivskåp och säkerhetsbehållare för förvaring av sekretessbelagt material; mer information om det ämnet finns i artikeln om sekretessbelagd information i USA .
I Storbritannien täcks dimensionerna och vissa aspekter av styvhet, konstruktion och säkerhet av BS 4438:1969 och BS EN 14073-2:2004 . Säkerhetsnormerna kretsar särskilt mot stabilitet med helt öppna lådor. Förreglingsmekanismer för att förhindra att två lådor öppnas samtidigt är inte obligatoriska, men arbetsgivarens ansvar enligt arbetsmiljölagen gör dem tillrådliga. I andra EU-länder kommer den EN 14073-2:2004 att godkännas av den relevanta standardiseringsmyndigheten, såsom DIN i Tyskland .
I Australien bör arkivskåp vara enligt AS 5079 en modifierad version av ANSI BIFMA X5.2-1997 .
Arkivering utanför USA
Icke-amerikanska företag erbjuder arkivskåp som tillåter användning av A4-papper utöver Letter-storlek. Dubbla arkivskåp har lådor som vardera rymmer två hyllor för mappar sida vid sida.
Många europeiska företag konstruerar arkivsystem som endast rymmer hängmappar; det finns inga lådbottnar. I USA har de flesta mapplådor fortfarande botten i lådorna så att material av alla slag kan förvaras.
De brittiska arkivskåpen skiljer sig något från USA i bredden på skenorna som stödjer upphängningsmapparna, de amerikanska är smalare; Storlekarna i Storbritannien är kända som A4 , foolscap och A3.
Nedgång
Eftersom vissa kontor har tenderat mot papperslös drift - dvs att lagra mer och mer information på datorer, snarare än på papper - har arkivskåp, och faktiskt andra kontorsmöbler för långtidsarkivering, varit mindre efterfrågade. [ citat behövs ]
Fördelar med ett arkivskåp
Arkivskåp är viktiga i moderna kontor eftersom kontor måste hantera stora volymer pappersarbete och filer dagligen.
- Arkivskåp är det mest pålitliga sättet att lagra viktiga pappersdokument.
- Skåpet sparar tid och energi under arbetet genom att erbjuda filer och papper förvarade på anvisad plats.
- Arkivskåpet är ett användbart verktyg för alla kontor eftersom det belamrade ditt skrivbord och andra ställen.
- Arkivskåp minskar risken för förlust av företagsinformation och papper.
Se även
Vidare läsning
- Robertson, Craig (2021). Arkivskåpet: A Vertical History of Information . University of Minnesota Press.
Kapitel 3, "En kort historik om vertikal arkivering," i Organisera dig hemma! Hur du alltid hittar det du letar efter, av Ester Ellen-Poe, Kindle Edition, 2014 B00LBMY7WI