Regler för arkivbeskrivning

Regler för arkivbeskrivning ( RAD ) är den kanadensiska arkivbeskrivande standarden. Den tillhandahåller en uppsättning regler baserade på traditionella arkivprinciper, vars syfte är att tillhandahålla en konsekvent och gemensamt delad beskrivande grund för att beskriva arkivmaterial inom ett givet arkiv. RAD publicerades först 1990 efter att ha utvecklats av Bureau of Canadian Archivists (BCA) Planning Committee on Descriptive Standards. Det övervakas för närvarande av Canadian Committee on Archival Description of the Canadian Council of Archives. RAD reviderades senast 2008.

Allmän ram

I likhet med AACR2 ger RAD arkivarier ett ramverk för att generera arkivbeskrivningar och hitta hjälpmedel . Det är en beskrivande metadatastandard på flera nivåer som är strukturerad för att spegla kontexten för en grupp poster baserat på det sätt på vilket de skapades, användes och hanterades.

RAD tar en top-down-strategi för arkivbeskrivning, som börjar med en allmän beskrivning av arkiven på arkivnivå och blir mer specifik när beskrivningen fortskrider på lägre nivåer. Ifyllda beskrivningar varierar i djupled, men innehåller ofta en biografisk skiss om arkivbildaren, information om materialets fysiska omfattning samt en översikt – i form av en omfattning och innehållsanteckning – om vad arkivarkivet består av.

Sex nivåer av beskrivning

RAD betecknar sex beskrivningsnivåer, som är ordnade i hierarkisk karaktär. Arkivet representerar den bredaste beskrivningsnivån och toppen av det hierarkiska trädet, och objektet som representerar den lägsta beskrivningsnivån.

De sex beskrivningsnivåerna som beskrivs i RAD, som förklaras av Saskatchewan Council for Archives and Archivists ( SCAA), är:

1. Arkivet: Den bredaste intellektuella beskrivningsenheten, som är samlingen av alla register som skapats av en enda enhet.
2. Sous-fonden: Beskrivs på samma sätt som fonden. Sous-arkivet innehåller alla register för en underenhet av organisationen som skapade arkivet.
3. Serien: En grupp av poster i ett arkiv eller sous-arkiv, som skapas eller samlas in från samma ämne, enhet eller funktion, som alla delar någon relation som är relaterad till deras skapande eller användning. Serien är länken mellan de poster som skapats med arkivet.
4. Underserien: Beskrivs på samma sätt som serien. En underserie innehåller poster inom en serie som lätt kan identifieras som beroende på klassificering eller innehåll.
5. Filen: Består av dokument som arkiverats tillsammans för att spegla samma ämne eller aktivitet, tillsammans med samma titel. En fil ska inte förväxlas med en mapp, som anses vara en dokumentlagringsenhet, medan filen är en intellektuell beskrivningsnivå. En enskild fil kan innehålla ett hemligt antal mappar.
6. Objektet: Objektet representerar den lägsta beskrivningsnivån och den minsta intellektuella enheten som finns i ett arkiv. Som ett resultat av att föremålet är en intellektuell enhet kan det innehålla ett antal enskilda saker.

RAD-element

Beskrivningar inom RAD-ramverket är sammansatta av vad som kallas ett element. Det finns olika element som innehåller specifika typer av information om både posten och den skapande enheten, och dessa element listas i en specifik ordning. Även om dessa element är listade i en specifik ordning i en beskrivning, tillåter RAD flexibilitet i hur ordningen av element presenteras eftersom den inte specificerar någon standardpresentation av information.

Nödvändiga element

Titel, datum, omfattning, administrativ historia, biografisk skiss samt omfattning och innehåll krävs RAD-element:

• Titel (regel 1.1)
• Datum (regel 1.4)
• Omfattning (regel 1.5)
• Administrativ historik (regel 1.7B1)
• Biografisk skiss (regel 1.7B2)
• Omfattning och innehåll (regel 1.7D)

Ytterligare element

Enligt SCAA bör sex ytterligare element också beaktas för en grundläggande RAD-beskrivning:

• Förvaringshistorik (regel 1.7C)
• Källa till tillhandahållen titel (regel 1.8B2)
• Fysisk beskrivning (regel 1.8B9)
• Anmärkning om arrangemang (regel 1.8B13)
• Begränsningar (Regel 1.8B16)
• Periodiseringar (regel 1.8B19)

externa länkar

• "Regler för arkivbeskrivning" (PDF) . cdncouncilarchives.ca . Canadian Council of Archives . Hämtad 2 december 2022 .