Phoenix lönesystem
Phoenix lönesystem är ett lönebearbetningssystem för kanadensiska federala regeringsanställda , tillhandahållet av IBM i juni 2011 med hjälp av PeopleSoft- programvara, och som drivs av Public Services and Procurement Canada . Public Service Pay Centre ligger i Miramichi , New Brunswick . Det introducerades första gången 2009 som en del av premiärminister Stephen Harpers Transformation of Pay Administration Initiative, avsett att ersätta Kanadas 40 år gamla system med ett nytt, kostnadsbesparande "automatiserat, kommersiellt system". I juli 2018 har Phoenix orsakat löneproblem till nära 80 procent av den federala regeringens 290 000 offentliga tjänstemän genom underbetalningar, överbetalningar och uteblivna betalningar. Den ständiga senatens kommitté för nationella finanser , som leds av senator Percy Mockler , försökte undersöka orsakerna till misslyckandet och höll "åtta möten med 28 vittnen, inklusive Kanadas riksrevisor, fackliga representanter, avdelningar och byråer, tjänstemän från IBM, Minister of Public Services and Procurement och Clerk of the Privy Council" och besökte Miramichis lönesystem under deras utredning. Deras rapport, "The Phoenix Pay Problem: Working Towards a Solution" den 31 juli 2018, där de kallade Phoenix ett misslyckande och en "internationell pinsamhet". Istället för att spara 70 miljoner dollar per år som planerat, sade rapporten att kostnaden för skattebetalarna att åtgärda Phoenixs problem skulle kunna uppgå till totalt 2,2 miljarder dollar år 2023. Kanadas riksrevisionskontor utförde också en oberoende revision och publicerade en rapport 2018 som drog slutsatsen att Phoenix-projektet "var ett obegripligt misslyckande av projektledning och tillsyn", och att Phoenix Executives inte lyssnade på varningar från Miramachi Pay Centre, vilket kostade den federala regeringen hundratals miljoner dollar och hade en negativ ekonomisk inverkan på tiotusentals av sina anställda.
Historia
Förbereder för utrullning
Den initiala finansieringen 2009, initieringen 2010, implementeringen 2016 och den pågående driften av vad som skulle bli Phoenix-lönesystemet, övervakades av en serie ministrar från Department of Public Services and Procurement Canada , som sträckte sig över den tidigare premiärministern Harpers mandatperiod. (6 februari 2006 – 4 november 2015) och premiärminister Justin Trudeau (2015–). Tre ministrar övervakade dessa olika stadier under Harper— Christian Paradis , från 25 juni 2008 till 19 januari 2010, Rona Ambrose från 19 januari 2010 till 14 juli 2013 och Diane Finley från 15 juli 2013 till 4 november , 2015. Under sitt nya namn Public Services and Procurement— Judy Foote , som utsågs av Trudeau, tjänstgjorde från 4 november 2015 till 24 augusti 2017. Trudeau utsåg Carla Qualtrough att tjänstgöra från 28 augusti 2017 till 20 november , 2019. Namnet på departementet ändrades till Public Services and Procurement and Accessibility medan Qualtrough var i tjänst. Den nuvarande ministern för offentliga tjänster och upphandling är Anita Anand , som utsågs av premiärminister Trudeau den 20 november 2019. Judy Foote blev PSPC-minister och Marie Lemay, biträdande minister, i Trudeaus första kabinett den 4 november 2015, strax efter att höstens val. I maj 2016 hade "Fenixfel och förseningar" redan "påverkat cirka 82 000 offentliga tjänstemän".
Efter lågkonjunkturen 2008 var premiärminister Harper fokuserad på att minska kostnaderna, vilket inkluderade att minska storleken på den offentliga tjänsten. Enligt Ottawa Citizen godkände dåvarande premiärminister Stephen Harpers kabinett i juli 2009 finansieringen av ett initiativ för offentliga arbeten på 310 miljoner dollar kallat Transformation of Pay Administration Initiative (TPA). De två delarna av TPA var Pay Modernization och Pay Consolidation. Lönemodernisering avsåg ersättningen av det 40-åriga befintliga lönesystemet – det regionala lönesystemet (RPS) – med ett kommersiellt off-the-shelf- system (COTS). Den andra aspekten av TPA – Pay Consolidation – hänvisade till överföringen av betaltjänster för avdelningar och byråer som hade använt det befintliga Government of Canada IT-systemet för mänskliga resurser – My Government of Canada Human Resources (My GCHR) – till en ny centraliserat Pay Center med all löneadministration och anställda på ett ställe. Phoenix skulle tjäna "101 avdelningar och nästan 300 000 anställda". Förhoppningen var att ett nytt, mer centraliserat och automatiserat system skulle sänka arbetskraftskraven och minska kostnaderna med 78 miljoner dollar per år genom att "eliminera 650 tjänster, automatisera löneprocesser och eliminera dubbeldatainmatning." Det förväntades vara online 2015.
I augusti 2010 meddelade Stephen Harper att det nya betalcentret för offentliga tjänster skulle placeras i Miramichi , New Brunswick , som kompensation för stängningen av registreringscentret för långvapen i den staden.
I juni 2011 vann IBM kontraktet med ensamkällan för att installera systemet, med hjälp av PeopleSoft- programvaran, det ursprungliga kontraktet var på 5,7 miljoner dollar, men IBM fick så småningom 185 miljoner dollar. Enligt The New York Times användes Oracle Corporations PeopleSoft-programvara "i stor utsträckning av företag och institutioner för att hantera verksamhet, ekonomi och anställda. "
I mars 2014, enligt en IBM-talesman, tog kronan över ansvaret för "utbildningsdesign och genomförande" från IBM, i en kostnadsbesparande åtgärd. Regeringen antog en "träna utbildaren"-metoden snarare än att följa IBM:s rekommenderade system.
Före 2012 "bearbetade cirka 2 000 lönerådgivare/specialister i 101 federala avdelningar och byråer lönen, gav råd till anställda och korrigerade fel" på utspridda platser. När det nya Miramichi Public Service Pay Centre öppnades i maj 2012, började PSPC att ta bort lönerådgivares positioner på 46 enskilda avdelningar och byråer och ersätta dem med "460 lönerådgivare och 90 supportpersonal" på en ny central plats i Pay Centre. År 2016 hade PSPC minskat 1 200 tjänster som lönerådgivare. Efter centraliseringen hade dessa avdelningar och byråadministratörer inte längre "direkt tillgång till det nya lönesystemet." Det fanns ytterligare 55 avdelningar och byråer som hade cirka 800 lönerådgivare som fortsatte att ange löneinformation för sina egna anställda i det nya Phoenix-systemet.
I maj 2015 gav IBM rekommendationen att regeringen skulle försena sin planerade lansering av Phoenix på grund av kritiska problem. I juni 2015, innan Phoenix lanserades, klagade några federala anställda på att de inte fick betalt, och det fanns rapporter om att anställda på Miramachis betalcenter var överväldigade. Riksrevisorns rapport från den 29 maj 2018 "Att bygga och implementera Phoenix Pay System" fann att Public Services and Procurement Canada i juni 2015 avbröt ett pilottest för att testa Phoenix i en enda avdelning för att bedöma om Phoenix var redo för allmänt bruk av myndigheter.
Två rapporter från två oberoende entreprenörer – Gartner Consulting och Calgary-baserade Si Systems – beställdes. Si Systems lämnade in sin rapport till PSPC-avdelningens (Public Services and Procurement Canada) personal i januari 2016. PSPC tog emot Gartner Consulting-rapporten den 11 februari 2016. Båda konsulterna åtalades för att bedöma lönsamheten hos Phoenix lönesystem inför en regeringsomfattande rulla ut. Ingen av rapporten krävde att genomförandet skulle stoppas, men gav förslag för att minska riskerna. Si Systems rapport drog slutsatsen att Phoenix borde gå framåt, eftersom "fördelarna med att göra det verkar överväga riskerna. Nästa fas kommer att bli utmanande, men det är troligt att de problem och svårigheter som kommer att uppstå kommer att vara hanterbara." Gartner-rapporten ger en annan bild, och förutsäger specifikt att det fanns en måttlig möjlighet att "förväntningar på noggrannhet och lönetid kanske inte uppfylls som ett resultat av bristen på verklig end-to-end-testning." Judy Foote, Kanadas minister för offentliga tjänster och upphandling, informerades aldrig om Gartner-rapporten av hennes avdelningspersonal.
Efter utrullning
I februari 2016 lanserades den första vågen av Phoenix-lönesystemet till över 34 regeringsdepartement, som påverkade 120 000 anställda. New York Times rapporterade att när "regeringen gick över till det nya lönesystemet" sades upp "omkring 2 700 lönetjänstemän som inte längre var tänkta att behövas". The Times sa att den kanadensiska federala regeringen "hanterar en lönesumma på 20 miljarder kanadensiska dollar om året, cirka 15 miljarder dollar."
I april 2016 rapporterade CBC News att det fanns tusentals offentliga tjänstemän som upplevde Phoenix löneproblem med initiala klagomål om underbetalningar. PSAC , en federal arbetstagarfackförening, uppmanade den liberala regeringen att fördröja den andra fasen av utbyggnaden av Phoenix . Trots denna begäran rullade den federala regeringen ut Phoenix till de återstående 67 departementen den 21 april 2016 och avvecklade det gamla systemet.
Efter utrullningen fanns det fortsatta klagomål på underbetalningar, överbetalningar och uteblivna betalningar. I juni 2016 lanserade regeringen ett satellitbetalcenter i Gatineau som svar på problemen, med cirka 100 anställda. Den 28 juni inledde ett dussintal federala fackföreningar, inklusive Public Service Alliance of Canada (PSAC), en stämningsansökan i den federala domstolen mot regeringen som försökte tvinga fram betalningar i tid. Kärandena inkluderade 2 000 Parks Canada säsongsanställda representerade av PSAC som hade arbetat från april till juni utan lön.
I juli 2016 blev Marie Lemay, PSPC:s biträdande minister, "ansiktet utåt för det trassliga Phoenix-lönesystemet" efter att PSPC "först avslöjade att dess Phoenix-fel och förseningar hade påverkat omkring 82 000 offentliga tjänstemän." NDP och konservativa utfärdade uttalanden i juli och begärde uppdateringar om Phoenix löneproblem och som ett resultat krävde den federala regeringen ett akut sommarmöte den 28 juli i underhusets operations- och uppskattningskommitté. Dessutom, riksrevisorn, Michael Ferguson , ombads att undersöka och rapportera om Phoenix löneproblem. Då beräknades problemen vara åtgärdade i slutet av oktober 2016, för en extra kostnad på 20 miljoner dollar, men då fanns det fortfarande 20 000 utestående ärenden. Regeringen försenade sitt mål för att fixa eftersläpningen till slutet av 2016, en tidsfrist som inte heller nåddes.
I september 2016 förhördes Judy Foote , som var minister ansvarig för Phoenix lönesystemets utbyggnad 2016, och som tjänstgjorde som minister från 4 november 2015 till 24 augusti 2017, av en underhuskommitté. Medlemmar av oppositionen NDP föreslog att Foote borde ta mer ansvar för Phoenix-problem.
Ett oberoende, tredjepartsföretag – Goss Gilroy Inc. (GGI) – anställd av Treasury Board of Canada Secretariat (TBS) och PSPC i början av 2017 – genomförde en studie av den federala regeringens "aktiviteter relaterade till Transformation of Pay Administration Initiativ (TPA) från 2008 till april 2016." GGI-rapporten, "Lessons Learned from the Transformation of Pay Administration Initiative", lämnades in i oktober 2017.
I maj 2017, efter flera statliga tillkännagivanden, hade den totala kostnaden för att fixa systemet ökat till 400 miljoner dollar. I september 2017 lämnade Kanadas riksrevisor en rapport, "Phoenix Pay Problems" till parlamentet, och drog slutsatsen att Public Services and Procurement Canada hade misslyckats med att både lösa lönefrågor och förse berörda avdelningar med relevant information och stöd för att lösa deras anställda löneproblem. De betonade hur brådskande frågan är eftersom Phoenixs löneproblem ekonomiskt drabbade tusentals offentliga tjänstemän i en regering med en årlig lönesumma 2017 på cirka 22 miljarder dollar. Rapporten sa att PSPC visste att de var tvungna att "analysera alla 200 program" som hade lagts till i PeopleSoft "för att identifiera de systemrelaterade källorna till betalningsfel". PSPC började sin analys först i mars 2017 och hade bara analyserat "6 av de 200 anpassade programmen" när rapporten hade skickats in. I november 2017 hade den totala beräknade kostnaden för att fixa systemet ökat till 540 miljoner dollar, ett belopp som den federala generalrevisorn tyckte var otillräckligt. Ett federalt förbund krävde att Phoenix-systemet skulle skrotas, ett uppmaning som regeringen har avvisat.
PSPC har varit tvungen att betala IBM "ytterligare avgifter" för att "göra betydande förändringar av programvaran" och anställa omkring 1000 anställda för att hantera eftersläpningar orsakade av Phoenix.
Riksrevisionens rapport från den 29 maj 2018 drog slutsatsen att tre PSPC Phoenix-chefer var "ansvariga för att leverera Phoenix-lönesystemet" och att PSPC:s biträdande minister "var ansvarig för att säkerställa att en styrnings- och tillsynsmekanism för att hantera projektet fanns i plats, dokumenterad och underhållen, och att projektet styrdes enligt dess komplexitet och risk”. Revisorns rapport fann att dessa chefer hade möjlighet att ge korrekt information till biträdande ministrar, inklusive biträdande minister för offentliga tjänster och upphandling innan Phoenix implementerades, men misslyckades med att göra det.
Från 2009 till 2016 när Phoenix utvecklades och "till och med dess första våg, var tre olika personer biträdande minister." Rapporten konstaterade att "Med tanke på de breda krångligheterna och omfattningen av dessa processer och system, har Transformation of Pay Administration Initiative varit ett stort och komplext företag med betydande risker." I maj 2018 fanns det fortfarande en eftersläpning på cirka 600 000 löneförfrågningar vid Public Service Pay Centre.
Enligt en rapport från den 31 juli 2018 från den ständiga senatens kommitté för nationella finanser, som leddes av senator Percy Mockler , var Phoenix-systemet en "internationell pinsamhet". Det hade "misslyckats med att ordentligt betala nästan hälften av Kanadas arbetsstyrka av offentliga tjänstemän, som representerade 153 000 personer. Rapporten tillade att systemet, vars ursprungliga budget för 2009 var 309 miljoner dollar, redan hade kostat skattebetalarna 954 miljoner dollar och kunde stiga till 2,2 miljarder dollar med 2023 i oplanerade kostnader. Enligt The Globe and Mail anklagade den ständiga kommittén Harpers konservativa regering för att ha skapat "Phoenix-röran".
Enligt en Ottawa Citizen- artikel den 8 november 2019 fastslog Pascale Boulay, en rättsläkare i Quebec, att 2017 års självmord av en 52-årig kvinna från Val-des-Monts, Quebec , gick att förhindra. Rättsläkaren tilldelade skulden på det "defekta Phoenix-lönesystemet" som hade "fört henne till känslomässig och ekonomisk ruin." Kvinnan hade varit anställd av Canada Revenue Agency (CRA). Den 7 november 2019 PSAC :s nationella president att "fallet illustrerar den mentala belastningen av Phoenix där det fortfarande finns en eftersläpning på 228 000 fall av lönefel."
I juli 2020 tillkännagav Public Service Alliance of Canada en större uppgörelse med Kanadas regering. Förlikningen innebär en allmän skadeståndsersättning på 2 500 USD för alla berörda anställda, en förbättrad ersättningsprocess för egna utgifter och andra ekonomiska förluster orsakade av Phoenix, och en kompensationsprocess för allvarliga konsekvenser som förstörda kreditbetyg, ackumulerade räntor på lån eller kreditkort, förlust av säkerhetsprövning på grund av konkurs, psykisk ångest och trauma, eller förlust av besparingar genom att lösa in investeringar som RRSP:er för att betala skulder.
Problem och inverkan på anställda
I oktober 2016, bland de berörda anställda, drabbade den största koncentrationen av lönefel de anställda med förändringar i befattning eller status, och de med tilläggsersättningar, såsom övertid. Studenter, nyanställda, säsongsanställda, tillfälligt anställda och uppsagda anställda var därför särskilt drabbade, liksom de som tar eller kommer tillbaka från ledighet som inkluderar moderskap och sjukvård. Frågor med hälso- och tandvårdsförmåner, invaliditetsanspråk och försäkringsförmåner var också ett problem. I vissa fall har anställda inte fått sin lön helt och hållet. Detta inkluderar en före detta CRA-anställd som fick flera lönecheckar på totalt 0,00 USD. Som ett resultat av att Phoenix felaktigt genererade sina lönesummor, var den anställdes hus utestängd av hennes bank.
Även efter att de gått i pension från Federal Public Service försöker vissa tidigare anställda fortfarande gripa utebliven lön, och i vissa fall betala tillbaka skuld till den federala regeringen på grund av tidigare överbetalningar. Nuvarande och tidigare anställda har rapporterat att inkonsekvenserna i deras lön har negativt påverkat deras mentala hälsa. För att ta bort sig själva från den stress och ångest som Phoenix har orsakat dem, har vissa anställda valt att gå i förtidspension och avstå från sina fulla pensioner.
Orsaker
Det har funnits flera orsaker till Phoenixs problem. Statliga chefer har skyllt på bristen på utbildning för anställda, särskilt de i det nya Miramichi-betalcentret. Federala fackföreningar har skyllt på IBM och gjort jämförelser med löneproblemen i Queensland Health 2010 , som också involverade IBM, och som slutligen kostade 1,2 miljarder dollar. Den tidigare konservativa regeringen har anklagats för att ha minskat anställda för snabbt och underutgifter för utbildning. Den liberala regeringen har fått skulden för att rulla ut systemet för snabbt och strunta i varningsskyltar.
Ersättning
I maj 2019 utnämnde den federala regeringen tre företag som kommer att konkurrera om att ersätta Phoenix-lönesystemet. 2018 hade regeringen tillkännagivit en plan för att så småningom skrota Phoenix, men först efter att ett nytt system med förbättrad teknik har satts på plats. Det nya systemet måste vara justerbart och kunna förändras med ny teknik och statliga behov, i kontrast till Phoenix-lönesystemet som måste anpassas ofta.
De tre företagen som valts ut att konkurrera som ersättare är följande: Ceridian (en Toronto-baserad betalsystemspecialist med kontor över hela Kanada), SAP (ett tyskt multinationellt företag som skapar programvara för företagsledning) och Workday (en kalifornisk leverantör av molnapplikationer). Alla tre företagen fanns på en kort lista med fem leverantörer som släpptes 2018.
Treasury Boards resonemang för att välja tre finalister var att ge regeringen flexibilitet i sitt beslut att se till att de hade alternativ om de skulle behöva växla till en annan lösning. Även om ett av företagen skulle väljas för att ersätta Phoenix-lönesystemet, kunde de andra återstående företagen fortfarande användas för olika delar. När ett nytt system väl har valts måste de implementera det på ett sätt som det kan köras medan det gamla Phoenix-systemet långsamt tas bort.
Ceridian vann ett åttaårigt kontrakt på 16,9 miljoner USD 2021. Ceridian är ett globalt mjukvaruföretag för humankapitalhantering, som har en flaggskeppsplattform för hantering av humankapital i molnet som heter Dayforce. Deras plattform kan hantera allt från att rekrytera anställda till betalande anställda.
Sedan kontraktet tilldelades 2021 har en särskild kommitté vid namn Next Generation HR and Pay Joint Union Management Committee skapats för att "främja det ömsesidiga målet att diskutera och identifiera möjligheter och överväganden för en potentiell Nextration HR and Pay-lösning så tidigt i processen som möjligt och innan formella beslut genomförs”.
Denna kommitté består av en kombination av fackliga representanter och representanter för federala myndigheter. Kommittén inrättades för att ta itu med frågor, inklusive men inte begränsat till att "identifiera problematiska områden och luckor med avseende på nästa generations HR- och löneaktiviteter och utveckla specifika lösningar, strategier och tillvägagångssätt för att hantera dessa problem".
Kommittén kommer att verka i en konsultkapacitet och har uttalat "Att samråda innebär inte enhällighet eller majoritetsöverenskommelse. Om konsensus inte kan uppnås kommer orsaken att dokumenteras." Vidare kommer "Utskott och diskussioner i kommittén inte att ersätta befintlig lagstiftning eller kollektivavtal".
Huvudsyftet med denna kommitté är att förenkla lönereglerna för offentliga tjänstemän, för att minska komplexiteten i utvecklingen av Phoenixs ersättare. Denna komplexitet i de nuvarande lönereglerna är ett resultat av "förhandlade regler för lön och förmåner under 60 år som är specifika för var och en av över 80 yrkesgrupper i den offentliga tjänsten." vilket gör det svårt att utveckla en enda lösning som kan hantera varje yrkesgrupps specifika behov.