Legalisering av dokument

Legalisering av ett kanadensiskt dokument för användning i Nederländerna. Dokumentet certifierades av det kanadensiska departementet för utrikesfrågor och internationell handel och därefter av Nederländernas ambassad i Kanada .

I internationell rätt är legalisering av dokument processen att autentisera eller intyga ett dokument så att det kan accepteras i ett annat land .

Motiv och tillvägagångssätt

På grund av bristen på kännedom om utländska dokument eller de enheter som utfärdar dem kräver många länder att utländska dokument legaliseras för att accepteras där. Detta legaliseringsförfarande består i allmänhet av en kedja av intyg från en eller flera myndigheter i ursprungslandet för dokumentet och i destinationslandet. Den första myndigheten certifierar utfärdaren av dokumentet, och varje efterföljande myndighet certifierar den föregående, tills den slutliga certifieringen görs av en myndighet i destinationslandet som kan erkännas av slutanvändaren där.

Till de attesterande myndigheterna hör i allmänhet utrikesministeriet eller motsvarande till ursprungslandet och en ambassad eller konsulat för destinationslandet i ursprungslandet. Till exempel måste ett kanadensiskt dokument som ska användas i Nederländerna vara certifierat av Global Affairs Canada eller legaliseringstjänsten i en kanadensisk provins eller territorium , sedan av en ambassad eller konsulat för Nederländerna i Kanada.

Vissa fall kan kräva fler certifieringar. Till exempel, för att accepteras på Kinas fastland måste ett dokument från den amerikanska delstaten Maryland som inte utfärdats av en regeringstjänsteman intygas av en notarius publicus , som sedan måste intygas av kanslimannen vid kretsdomstolen i notariens län , som måste sedan certifieras av delstaten Maryland, som sedan måste certifieras av US Department of State , som slutligen måste certifieras av Kinas ambassad i USA . I vissa länder krävs också en ytterligare certifiering av destinationslandets utrikesministerium.

Å andra sidan kan vissa fall kräva endast en certifiering. Till exempel, om syftet med ett kanadensiskt dokument är att ansöka om ett holländskt pass i Kanada, räcker det att dokumentet är certifierat av Global Affairs Canada. För att ett dokument utfärdat av en kanadensisk myndighet ska användas i Brasilien räcker det att dokumentet är certifierat av en brasiliansk ambassad eller konsulat i Kanada.

Inte alla länder kräver legalisering av utländska dokument. Till exempel, Kanada , Japan , Sydafrika , Storbritannien och USA accepterar i allmänhet dokument från vilket land som helst utan någon certifiering.

Avtal

Vissa länder har avtal som eliminerar legaliseringskravet för vissa dokument som utfärdats av varandra, till exempel mellan Argentina och Italien , mellan Brasilien och Frankrike , och mellan parter i konventionen om utfärdande av flerspråkiga utdrag ur civilståndsregister . Europeiska unionen har också en förordning som eliminerar legaliseringskravet för att vissa dokument från dess medlemsländer ska accepteras av varandra.

Apostillekonventionen

Apostillekonventionen syftar till att förenkla legaliseringsförfarandet genom att ersätta det med ett intyg som kallas apostille , utfärdat av en myndighet utsedd av ursprungslandet. Om konventionen gäller mellan två länder räcker apostillen för att handlingen ska accepteras i destinationslandet.

Helst skulle apostillen vara den enda certifieringen som behövs, men i vissa fall kan ytterligare certifieringar i ursprungslandet krävas innan apostillen utfärdas. Till exempel kan dokument som inte utfärdats av en regeringstjänsteman behöva intygas av en notarie ; i vissa delstater i USA måste dokument som är certifierade av en notarie eller stadstjänsteman sedan bestyrkas av respektive län eller domstol; slutligen kan apostillen utfärdas, vilket intygar den tidigare tjänstemannen. I vilket fall som helst, efter apostillen, krävs ingen certifiering av destinationslandet.

Apostillekonventionen kräver att länder som ingår i konventionen anvisar sina ambassader och konsulat att inte längre utföra legaliseringar av dokument där konventionen gäller. Avlägsnandet av denna tjänst är avsett att förhindra överdrivna certifieringar som potentiellt krävs av övernitiska institutioner, men i de fall där enbart en konsulär certifiering annars skulle vara tillräcklig för att legalisera ett dokument och apostilleförfarandet kräver fler steg eller högre avgifter, kan konventionen faktiskt leda till att ett mer komplicerat eller mer kostsamt förfarande för att bestyrka dokumentet.