Löneservicebyrå

En finansbyrå är en redovisningsverksamhet vars huvudsakliga fokus är att förbereda finansiering för andra företag. I USA drivs sådana företag ofta av auktoriserade revisorer , även om ett typiskt finansiellt bearbetningsföretag kommer att hänvisa till sig själv som en byrå snarare än ett CPA-företag, för att skilja sin finansiering från den allmänna skatten och redovisningen som vanligtvis inte erbjuds av en finansiell byrå. En byrås typiska klient är ett litet företag - ett som är tillräckligt stort för att ekonomin ska vara komplicerad till den grad av krångel, men en som fortfarande är tillräckligt liten för att inte förtjäna sin egen ekonomiavdelning på heltid.

De uppgifter som i allmänhet kan förväntas av nästan alla finansbyråer i USA är följande:

• Utskrift av anställdas lönecheckar i tid för lönedag
• Direkt insättning av lön till anställdas bankkonton, när så önskas
• Lämplig beräkning och innehållande av federala, statliga och lokala skatter
• Beräkning av finansiella skatter som ska betalas av arbetsgivaren (som Social Security och Medicare i USA)
• Arkivering av kvartals- och årsredovisningar
• Insättning av innehållna belopp hos skattemyndigheten
• Utskrift och arkivering av skattedokument för anställda vid årets slut, såsom blankett W-2 .

Ytterligare kan erbjudas och variera från företag till företag.

• Hantering av pensions- och sparplaner
• Hälsofördelar eller " kafeterian "-planer
• Tidtagning, antingen online eller i fysisk form av " tidklockor "
• Att producera exportfiler som innehåller ekonomi-/huvudbokdata som ska importeras till en kunds bokföringsprogram
• Human Resources (HR) spårning/rapportering
• Arbetsskadeförsäkringsförmedlare

I USA är det vanligt och brukligt att alla påföljder eller skulder som uppstår till följd av en byrås misstag bärs av byrån. I praktiken är de mer framgångsrika med att få sanktioner och andra avgifter lägre än de flesta andra företag, främst för att skattemyndigheterna har en del i byråernas framgång och livslängd helt enkelt för att de underlättar skattemannens jobb.

Det finns flera sätt som en byrå kan flytta pengar från kunden till de personer som kunden måste betala. Det enklaste sättet är när en byrå skriver ut checkar på blanka checkaktier, skriver ut kundens kontonummer i MICR -siffror längst ner på checken, vilket resulterar i att pengarna dras direkt från kunden när checken löses ut. Andra byråer initierar automatiserade clearinghus -transaktioner (ACH) från klienten och betalar antingen elektroniskt eller i form av papperscheckar mot byråns depåkonto. Eftersom finansiella transaktioner kan vara enorma (tusentals till hundratusentals per betalningsperiod per kund), anser byråer ofta att räntan som tjänats ("float") på dessa belopp under mellantiden är en betydande intäktskälla. Mellantiden är tidsperioden mellan det att medlen samlas in från arbetsgivaren (klienten) och antingen när papperscheckarna inlöses eller när elektroniska betalningar (när det gäller skatter) förfaller på förfallodagen.

Olika typer av byråer

I USA finns flera rikstäckande kedjor för ekonomisk handläggning. Sedan finns det otaliga lokala byråer som varierar i omfattning och storlek. Eftersom lokala byråer tenderar att bara vara ett mycket smalt geografiskt område och ofta ser sig själva konkurrera mot de rikstäckande jättarna snarare än varandra, slår de sig ofta samman och bildar allianser och branschföreningar där de delar expertis och konsoliderar sin förhandlingskraft med sina leverantörer.

Det finns specifika och distinkta upplevda skillnader mellan att få ekonomi behandlad av en nationell kedja och en lokal byrå. Nationella kedjor har erfarenhet under bältet och har en standarduppsättning väldokumenterade processer. Lokala byråer varierar i sin förmåga att tillgodose särskilda behov, de lägger också till en servicenivå som kan gå förlorad på den nationella arenan. Lokala byråer har möjligheter att möta specifika lokala och nationella behov. Detta gäller särskilt i regioner vars behov i hög grad påverkas av en enskild industri.

Utöver de nationella och lokala byråalternativen finns det också finansiella leverantörer som kan ta emot vilken bransch som helst jämfört med leverantörer som har ett mycket nischat eller specialiserat fokus på en enda bransch. Förekomsten av enstaka ekonomibyråer är beroende av branschens ekonomiska komplexitet och önskan eller behov av att hantera unika krav. Företag bör alltid utföra sin due diligence när de väljer en byrå och jämföra både traditionella leverantörer och de som fokuserar på sin bransch.

Det är vanligt i den amerikanska byråbranschen att köpa och sälja privatmärkta produkter och från andra leverantörer för att förbättra utbudet. Närmare bestämt är produkter som klockor, "betalkort" för bankomat, spar- eller cafeteriaplaner , arbetsskadeförsäkringar och webbplatser för finansiell datainmatning, faktiskt produkter från företag med expertis inom dessa specifika, och är i allmänhet märkta så att kunden är omedveten om tredje parts inflytande. Denna typ av arrangemang är önskvärt för byråer eftersom det tillåter dem att visa en konkurrenskraftig portfölj som konkurrerar med de nationella kedjorna.

Företag kan besluta att lägga ut sina ekonomifunktioner på entreprenad för att minska kostnaderna för att ha finansiellt utbildade anställda internt såväl som kostnaderna för system och programvara som behövs för att hantera ekonomi.

I Storbritannien kommer finansbyråer att hantera alla HM Revenue & Customs-förfrågningar och hantera anställdas frågor. Ekonomibyråer producerar också rapporter för företagens kontoavdelning och lönebesked för de anställda och kan även göra utbetalningarna till de anställda vid behov. Vissa kan besluta att en mindre eller lokal byrå kan erbjuda en mer konsekvent och personlig än en stor rikstäckande byrå som sysslar med flera tusen ekonomiska kan.

En annan anledning till att många brittiska företag lägger ut entreprenad är på grund av den ständigt ökande komplexiteten i finanslagstiftningen. Årliga förändringar i skattelagstiftningen, PAYE och folkförsäkringsbanden samt att fler och fler lagstadgade betalningar och avdrag måste gå igenom ekonomin innebär ofta att det finns mycket att hålla sig à jour med för att upprätthålla efterlevnaden av gällande lagstiftning. Till skillnad från i USA förblir böter och straffavgifter för efterlevnadsfrågor en arbetsgivares ansvar, även om de har lagt ut sin administration på entreprenad.

Bureau programvara

I hjärtat av varje byrå är datorsystemet som utför beräkningarna. Bureau-mjukvara är skapad enbart för finansproffs och har ett syfte: att massproducera korrekt ekonomi för många företag samtidigt. Det finns bara en handfull leverantörer av byråprogramvara i USA, och valet av datorsystem som används av byrån är ofta en avgörande faktor för deras kunder eftersom mjukvaruvalet ofta avgör vad byrån regelbundet kan göra. Mjukvaruvalet är också betydelsefullt i och med att byråns branschorganisationer ofta bildas baserat på valet av programvara, eftersom de i allmänhet möter samma utmaningar och erbjuder samma på samma sätt.

Den vanliga visdomen "nyare är bättre" som gäller för de flesta programvaror, gäller inte i byråbranschen. På grund av komplexiteten och potentialen för dyra fel som följer med att flytta klienter från ett system till ett annat, är det mycket vanligt att äldre mjukvara används lika mycket som nyare. Kunder har generellt låg tolerans för fel, helt enkelt för att ekonomi är en kostsam affär som kan bli mycket dyr när misstag görs – och detta resulterar i en betydande oro hos byrån att helt enkelt byta från ett programpaket till ett annat. Ett byråprogramvarupaket som har funnits i tio år kan vara baserat på föråldrade operativsystem som DOS och sakna internetfunktionalitet, men å andra sidan har sådan programvara fördelen av en beprövad historia och en mängd verklig erfarenhet av att använda Det.