Kontraktslivscykelhantering

Contract Lifecycle Management (CLM) är den proaktiva, metodiska hanteringen av ett kontrakt från initiering till tilldelning, efterlevnad och förnyelse. Implementering av CLM kan leda till betydande förbättringar i kostnadsbesparingar och effektivitet. Att förstå CLA och använda programvara för kontraktslivscykelhantering för att automatisera CLM-processer kan hjälpa till att begränsa organisationens ansvar och förbättra efterlevnaden av juridiska krav .

Etapper

Det finns många olika faser av varje kontrakt – oavsett storleken eller vikten av ett visst dokument måste de alla gå igenom varje steg för att kunna slutföras på rätt sätt. Förutom bildandet av kontrakt, hanterar kontraktslivscykelhantering processer efter kontraktets undertecknande eller utförande, som att säkerställa att parterna följer sina avtalsförpliktelser, fortsatt efterlevnad och tvistlösning.

Stadierna i hanteringsprocessen för kontraktets livscykel inkluderar:

1. Förfrågningar - Starten av varje kontrakt innebär den faktiska förfrågan. Detta är fasen där inblandade parter samlar all relevant information och data de behöver för att skapa ett kontrakt som fungerar för båda sidor. Förfrågningsfasen är utan tvekan en av de viktigaste stadierna i kontraktets livscykel och kan ta lite tid beroende på vem som är inblandad.
2. Författarskap - Detta är det stadium där kontraktet faktiskt skrivs. Båda parter skriver sina villkor i skrift och "befäster" sina klausuler och relevant information om deras avtalsförpliktelser.
3. Förhandlingar - Förhandlingsstadierna är där båda parter fortsätter att förhandla om specifika kontraktsparametrar – detta är det stadium som direkt föregår det slutliga godkännandet. Förhandlingar kan vara mycket snabba eller utdragna – det beror helt på förhandlingsmetoden, de inblandade parterna, kontraktets omfattning, hur många personer som är inblandade etc. Användning av programvara för kontraktslivscykelhantering kan drastiskt minska den tid som spenderas i förhandlingsfasen.
4. Godkännande - När båda sidor har kommit överens om de olika villkoren, klausulerna och datumen för det specifika kontraktet kan det nu godkännas. Avdelningschefer, chefer och "högre" kan behöva engagera sig i denna fas av kontraktet för att säkerställa att allt är som det behöver vara. När kontraktet har fått godkännande från relevanta avdelningar och/eller personal kan kontraktet sedan undertecknas.
5. Signatur - I underskriftsfasen undertecknas kontraktet av den som behöver underteckna det för att bli officiellt (vem som undertecknar kontraktet är unikt för varje företag) . Om programvara för hantering av kontraktslivscykel används kan signatursteget göras elektroniskt via internet, vilket drastiskt minskar den tid detta steg tar.
6. Skyldighet - Varje inblandad part och personal kommer att ha sin egen uppsättning ansvar och skyldigheter som hänför sig till det specifika kontraktet.
7. Efterlevnad – Efterlevnad innebär att de inblandade parterna och personalen alla håller sina olika skyldigheter. Utan ett korrekt system eller programvara för livscykelhantering kan efterlevnad vara svår att hålla reda på och kan resultera i juridiska konsekvenser, förseningsavgifter, flaskhalsar och andra affärsrisker.
8. Förnyelse - Efter att ett dokument har löpt ut (eller när det närmar sig utgången) måste ett kontrakt förnyas och omförhandlas. Programvara för hantering av kontraktslivscykel gör det enkelt för företag att hålla reda på utgångsdatum och kommande förnyelser.