Inköpskort
Ett inköpskort (även förkortat PCard , P-Card eller ProCard ) är en form av företagsbetalkort som gör att varor och tjänster kan upphandlas utan att använda en traditionell inköpsprocess. I Storbritannien brukar inköpskort kallas för inköpskort.
Inköpskort utfärdas vanligtvis till anställda som förväntas följa sin organisations policyer och procedurer relaterade till P-Card-användning, inklusive granskning och godkännande av transaktioner enligt ett fastställt schema (minst en gång per månad). Organisationen kan implementera en mängd olika kontroller för varje P-kort; till exempel en gräns för enstaka köp i dollar, en månadsgräns, för handelskategorikod (MCC) och så vidare. Dessutom bör en kortinnehavares P-Card-aktivitet granskas med jämna mellanrum av någon som är oberoende av kortinnehavaren.
Regelbundna granskningar bör vara en del av en organisations pågående hantering av inköpskortsprogram. En mängd olika faktorer kan bidra till dess framgång eller, omvänt, dess stagnation. Det finns vanliga fallgropar i P-kortsprogrammet att undvika, med målet att utveckla framgångsstrategier som kan sätta (eller hålla) ett program på rätt väg.
Historia
Användningen av inköpskort har sett en dramatisk ökning under de senaste åren med många statliga organisationer som nu använder dem för att ta bort "byråkrati" och minska kostnaderna. Till exempel, 2001 försvarsdepartementet (DOD) 230 000 kortinnehavare med en årlig utgift på 6,1 miljarder dollar. Organisationer använder vanligtvis inköpskort för att rikta in sig på varor och tjänster av lågt värde, eftersom det erbjuder en mekanism för att göra dessa transaktioner till en betydligt lägre kostnad än traditionella metoder.
Det finns en mängd olika mjukvarulösningar tillgängliga för att hantera inköpskortprogram, särskilt de elektroniska kontoutdrag som tillhandahålls av kortföretag i stället för traditionella inköpsfakturor.
Organisationer har börjat använda inköpskort som en strategisk form av betalning i leverantörsreskontra (A/P), utöver de traditionella transaktionerna med stora volymer och låga dollar. Organisationer ersätter checkar med inköpskort och automatiserar betalningen till leverantören. Detta är en av de snabbast växande användningsområdena för att köpa kort. Enligt 2005 års inköpskortsundersökningsresultat (Palmer och Gupta, 2007) ökade traditionella inköpskortstransaktioner under 2 000 USD med 1,4 % från 2003 till 2005. Den mest dynamiska tillväxten var i transaktioner från 2 000 USD – 10,001 USD, vilket motsvarar en tillväxt på 6,000 USD. A/P-transaktioner faller inom detta intervall och kan sträcka sig till hundratusentals dollar.
Statistik
Enligt 2005 års Purchasing Card Benchmark Survey (Palmer och Gupta, 2007):
- PCard-utgifterna ökade från 80 miljarder USD 2003 till 110 miljarder USD 2005
- 43 % av e-upphandlingstransaktionerna betalas med check
- År 2008 kommer över 70 % av alla organisationer att ha ett PCard-program, upp från 60 % 2005
Studien fortsätter med att diskutera att flytta ett inköpskortsprogram till A/P. "Grundtanken är att använda kortet för att avveckla PO-drivna transaktioner, som du skulle använda ACH eller check. Företaget fångar upp de rabatter som är förknippade med p-kortstransaktioner och kringgår arbetsbearbetningen av checkbetalningar. Även om dessa kort för närvarande inte är i utbredd användning, växer deras popularitet.”
Susan Avery (2005) säger att enligt Aberdeen Groups referensrapport för inköpskort, "begränsar inte" bästa praxis för köpkortsprogram inköp till traditionella utgifter för varor och tjänster med låga dollar och höga transaktioner. Dessa köp inkluderar utanför kontrakt, icke-traditionella, icke-inköpsorder, ad hoc och tillfälliga inköp. Inköpskortsprogram för bästa praxis utökar inköpskortet till AP-avdelningen.
frågor
Ett hinder i A/P PCard-betalningskonverteringen är leverantörsaktivering . Detta kallas ofta inköpskortsleverantörsaktivering eller PCard-leverantörsaktivering. Varje leverantör måste kontaktas och informeras om betalningsändringen från check till inköpskort, även om leverantören redan är en inköpskortsleverantör. Vissa banker erbjuder hjälp i konverteringsprocessen (aktivering av kortleverantör) och andra mjukvaruföretag tillhandahåller teknik för att göra konverteringen effektiv och enkel för finansinstitutet, kunden och leverantören. Enligt en gemensam branschundersökning, "När det gäller att hindra en organisations tillväxt av kortprogram rapporterade 61 % av slutanvändarnas svar att leverantörers motstånd mot (eller inte accepterar) kortbetalningar åtminstone är något av ett problem. . Inte överraskande, faktorn för transaktionsacceptansavgifter är överväldigande den främsta anledningen till att leverantörer ger slutanvändare för att motstå eller inte acceptera kortbetalningar. Vidare uppgav nästan 50 % av de tillfrågade att de ibland eller ofta stöter på leverantörer som tar ut en tilläggsavgift i samband med kortacceptans. Slutanvändare använder sig av olika tillvägagångssätt som svar på utmaningarna; till exempel att utbilda leverantörer om fördelarna med kortbetalningar – en uppgift som ofta utförs av programledning och/eller inköpspersonal."