Godsrevision

Per definition är en revision ,

• En granskning av poster eller finansiella konton för att kontrollera deras riktighet.
• En justering eller korrigering av konton.
• Ett granskat och verifierat konto.

En fraktrevisionsleverantör är därför en som undersöker, justerar och verifierar frakträkningarnas noggrannhet.

Därför är en fraktrevision processen för att undersöka, justera och verifiera fraktsedlar för noggrannhet.

' Fraktkostnader

• Kostnader som handlaren ådrar sig för att flytta varor, oavsett medel, från en plats till en annan enligt villkoren i transportavtalet. Utöver transportkostnader kan detta innefatta element som packning, dokumentation, lastning, lossning och transportförsäkring.

Komplexiteten av fraktrevision

Stigande fraktkostnader är ett växande orosmoment som har setts under de senaste åren. Kostnaden för frakt har stigit på grund av de ökade oljepriserna och alla fraktkostnader är i hög grad beroende av transportkostnaden som är direkt relaterad till bränslepriserna. Med höga fluktuationer i bränslekostnader, låg synlighet av framtida fraktkostnader och hög komplexitet i fraktofferterna, är fraktkostnadsverifiering sårbara för mänskliga och processmässiga fel och detta kräver korrekt revision för att säkerställa att organisationen inte betalar för mycket för tjänster den inte gjorde. ådra sig.

Speditörens fraktpriser upprätthålls vanligtvis i flera kalkylblad och vanligtvis har varje speditör ett annat fraktprisformat för kunden . En organisation är förskräckt med uppgiften att beräkna fraktpriserna manuellt och denna uppgift kan vara utmanande när kunden har hundratals försändelser skickade varje månad. De flesta organisationer har inte arbetskraft att räkna ut alla fraktfakturor som de fått och i bästa fall utför de stickprov för att kontrollera om provfakturan faktureras korrekt. Vissa organisationer har arbetskraft att utföra fraktrevision själva, de manuella och tråkiga ansträngningar som krävs för en fraktrevision kommer vanligtvis att bli mycket dyrare än en outsourcingleverantör kanske kan tillhandahålla.

Många fraktrevisorer erbjuder nu paketrevisionstjänster som inkluderar UPS, Federal Express, DHL, Purolator etc.

Godsrevisionsprocess

Inkommande logistik beskriver fraktrevisionsprocessen enligt följande:

"För att påbörja revisionsprocessen tar ett fraktfakturabetalningsföretag emot sina kunders frakträkningar direkt från transportörer. När räkningarna tas emot, antingen via elektroniskt datautbyte ( EDI ) eller manuellt, läggs de in i entreprenörens system, vilket ger omedelbar synlighet. När räkningarna väl har skrivits in granskas de för noggrannhet. Revisorer verifierar räkningarnas giltighet, körsträcka, dubbla betalningar, tillbehörsavgifter och användning av korrekta tariffer. Efter revision kodas och stäms av avgifterna och räkningarna betalas.”

Vissa företag har antagit en process som kallas självfakturering för att betala frakträkningar. Kunderna beräknar själva sin fraktkostnad och instruerar speditören att fakturera med hjälp av kreditnotor. Denna process överför ansvaret för korrekt fraktberäkning från kunden till speditören .

Modeller för fraktrevision

Det finns 3 modeller för fraktrevision som används idag. De 3 modellerna listas enligt nedan.

1. Manuell matchning – Betala för intern personal att manuellt bearbeta fakturor och utföra revisioner, med kostnader, fel och ej återvunna avgifter som ökar i takt med att internationella transportvolymer växer;
2. Köp paketerad programvara – Betala en förskottslicens för att förvärva ett mjukvarupaket (TMS), och sedan installera, driva och underhålla programvaran, priserna och elektroniska integrationer till operatörer, med hjälp av dyra interna resurser; eller
3. Lägg ut på entreprenad – Betala avgifter till ett tredjepartsföretag, skicka fraktfakturor till dem och absorbera sedan ytterligare kostnader och tid för att administrera tjänsten, spåra avvikelser och få tillbaka ej återvunna avgifter. Outsourca är vanligtvis en prismodell för oförutsedda utgifter

Det första alternativet för manuell matchning är tråkigt och kostnaden för att granska en fraktfaktura ökar proportionellt med antalet fraktfakturor.

Det andra alternativet att köpa paketerad programvara gör att företaget kan spara tid och resurser i fakturahanteringen, men företaget kommer att behöva investera i utbildning av personal och systeminfrastruktur för att upprätthålla en expertprocess och ett expertsystem. Fraktrevisionssystemet kommer att kunna eliminera den vardagliga fraktberäkningen och matchningsprocessen och användarna av systemet kommer att kunna utföra mervärdesaktiviteter som att analysera fraktsatser , förhandla med speditörer eller återställa avvikelser i fraktfaktura med speditörer .

För alternativ 3 bör tredjepartsföretaget helst använda ett fraktrevisionssystem och inte hantera fraktfakturorna manuellt. Fraktrevisionssystemet som underhålls av ett team av expertanvändare kommer att eliminera kostnaderna för utbildningsanvändare och kostnaderna för installation av infrastruktur. Även om kostnaden för outsourcing kan tyckas vara högre än att köpa en paketerad mjukvara, inkluderar den underhållskostnaden för ett fraktsystem som kan kosta mer för ett team av icke-experter från kunden att hantera.

Fraktrevision på frakt- eller fraktfakturanivå

Fraktrevision kan utföras på frakt- eller fraktfakturanivå. Ett företag som har standardvikter för standardpaket kan välja att granska fraktfakturor på fraktfakturanivå för att minska komplexiteten i fraktrevisionsprocessen. Detta är känt som fraktfakturavalidering och denna process är enkel jämfört med en fraktrevision på leveransnivå. Ett företag som har en mer komplex fraktprocess kan välja att gå för verifiering av fraktfaktura. Denna fraktfakturaverifieringsprocess är en flexibel lösning som gör att kunden kan använda sina leverans- och paketmått och beräkna mot fraktpriserna och slutligen jämföra mot fraktfakturan. Genom att ha detaljerad leveransinformation kan kunder analysera fraktkostnader genom produktserierapporter eller gränssnittsinformation om betalning i sina affärssystem.

Fördelar med fraktrevision

Inbound logistics noterade att för många företag kan outsourcing vara det mest ekonomiska sättet att korrekt granska och behandla fraktfakturor. De har också noterat att kostnaden för att verifiera, bearbeta och slutligen betala en intern fraktfaktura är cirka 11 USD och kostnaden för outsourcing är cirka 5 till 10 % av den interna kostnaden och det har inte inkluderat kostnadsbesparingarna från fakturaavvikelserna. Avvikelserna kan vara så mycket som 8,8 % av fraktfakturorna.

Leverantören av en fraktrevision kan också tillhandahålla automatiserad kostnadsfördelning, reducering av fakturor och omfattande rapporter för kunden för att fatta intelligenta affärsbeslut såsom konsolidering av leveranser till en viss speditör och landkostnad för varje produktgrupp. Dessa rapporter är avgörande för en produktkostnads- och planeringsstrategi för att göra produkten framgångsrik inom det riktade området.

Fraktkostnadsrapporter kan genereras för att jämföra fraktkostnaderna för speditörer och kunderna kan använda sådana rapporter för att flagga ut servicefel, förhandla om bättre fraktavtal eller möjligheten att konsolidera transporterna till en speditör för ett bättre pris. Kunder kan simulera fraktkostnadsberäkningen för nya fraktpriser eller paket som föreslagits av speditören och avgöra om detta är lämpligt för deras affärsmodell. Med stora fluktuationer i tilläggen kommer redovisningsavdelningen att ha lägre synlighet i periodiserad fraktkostnad. Genom att välja en fraktfakturaverifieringsmodell kan en kund prognostisera fraktkostnaden som ska upplupna för redovisningsändamål. Detta leder till mindre risk och mer förutsägbarhet i kassaflödet för företaget. Akzo Nobels automatiserade fraktrevisionsprocess har också ingjutit strängare kontroller över deras fraktredovisning genom att eliminera mänsklig kommunikation och ingripande från punkten för fraktofferten till betalningsprocessen. Genom att kontrollera den mänskliga kommunikationen och minimera mänskliga ingrepp kommer revisionsprocessen att vara opartisk och mindre sannolikt att avvika från den korrekta processen.

• Programvara för återförsäljares revision