Formell konsensus

Formell konsensus hänvisar till en specifik organisationsstruktur som formaliserar både relationerna mellan medlemmar i en organisation och de processer genom vilka de interagerar för att skapa en miljö där konsensusbeslut kan ske på ett specifikt, konsekvent och effektivt sätt. Medan det finns många olika tekniker för beslutsfattande konsensus, betonar formell konsensus konceptet att den särskilda process genom vilken ett beslut fattas är lika viktig för att uppnå konsensus som innehållet i alla förslag eller diskussioner.

Huvudprinciper

Formell konsensus är utformad för att strukturellt identifiera och isolera frågor angående den process genom vilken interaktioner inträffar, för att förhindra att dessa problem stör innehållet i en viss interaktion. Detta uppnås genom att ägna tid och ansträngning åt att utveckla (genom konsensus) en procedurstruktur för alla diskussioner innan diskussionen påbörjas. Ett vanligt exempel på detta ses i sambandet mellan agendaplaneringsmöten och innehållsmöten; syftet med agendaplaneringsmötet är att fastställa en exakt agenda för innehållsmötet, som inte bara beskriver vilka ämnen som kommer att diskuteras, utan vem som ska leda diskussionen, vilka andra roller som behövs i diskussionen, hur lång tid diskussionen ska ta, om ett beslut behövs eller inte och hur eventuella beslut ska fattas. När en detaljerad strukturprocess väl har etablerats kommer de som är inblandade i innehållsmötet att åtnjuta större frihet att engagera sig i materialet som diskuteras, samt större effektivitet när det gäller att uppnå konsensus.

Konceptet att formulera specifika och konsekventa procedurstrukturer måste börja från själva grunden för en organisation, om formell konsensus ska kunna genomföras framgångsrikt. Organisationer som avser att använda formell konsensus måste fastställa de grundläggande principer, värderingar och mål som alla medlemmar i organisationen har gemensamma. När detta väl är fastställt kan alla konflikter som uppstår utifrån grundläggande principer alltid hänvisa till den överenskomna uppsättningen gemensamma värderingar. Det är först efter att denna grundläggande överenskommelse har uppnåtts som särskilda strukturer och relationer kan utvecklas genom beslutsfattande i konsensus . Det är uppenbart att den exakta implementeringen av formell konsensus kommer att variera från en organisation till nästa, baserat på organisationens behov, mål, värderingar och resurser. Grundkonceptet kvarstår dock: när väl en specifik och konsekvent procedurstruktur har utvecklats, från den mest grundläggande nivån uppåt, kommer alla efterföljande beslutsprocesser att vara både effektiva och förutsägbara, vilket kommer att ge kända möjligheter även för dem som känner sig mindre bemyndigade att delta i beslutsprocessen.

Det är viktigt att notera att formell konsensus syftar till att tillämpa denna distinktion mellan process och innehåll på alla typer av organisatorisk interaktion. Beslutsfattande är en speciell typ av interaktion, men dessa strukturella koncept kan också tillämpas på mötesledning, underlättande av diskussioner och konfliktlösning.

Fördelar och nackdelar

Den största fördelen med formell konsensus jämfört med mer traditionell beslutsfattandepraxis är att den minskar konkurrensdynamiken som är integrerad i alla majoritetsstyresystem . Formell konsensus betonar universellt deltagande genom inkluderande, öppna och transparenta förfaranden som uppmuntrar till samarbetslösningar av konflikter, snarare än aggressiv konkurrens för att uppnå det högsta antalet röster.

Den förutsägbara och konsekventa strukturen som formella konsensus ger möjliggör enklare deltagande, även från de deltagare som annars skulle känna sig marginaliserade eller maktlösa .

Dessutom innebär konsensusbeslutsprocessen att när ett förslag väl har accepterats har det modifierats för att passa behoven hos alla medlemmar i en organisation. Som standard har alla förslag som accepteras stöd av hela organisationen, och alla avvikande är redan allmänt kända. Denna typ av beslutsprocess möjliggör det mest direkta och effektiva genomförandet av ett givet förslag.

En nackdel med den formella konsensusmodellen är att deltagande kräver en djup, gemensam förståelse för de underliggande överenskommelser som utgör den struktur och process genom vilken beslut fattas. På grund av detta behov kan det vara svårt för nya personer att komma in i en befintlig organisation och delta till fullo.

Struktur för formell konsensus

Den allmänna strukturen för ett beslut som fattas genom formell konsensus bör likna följande:

Introduktion

När ett förslag eller en fråga tas upp ska det lämnas till gruppen, och tillräckligt med tid bör ges för alla deltagare att bekanta sig med förslaget. Processen genom vilken förslaget/frågan uppstod bör klargöras och alla förtydligande frågor bör tas upp.

Första nivån av diskussion

När förslaget väl har förståtts av alla deltagare bör en bred diskussion om förslagets övergripande fördelar och nackdelar äga rum. Ingen av de konflikter eller farhågor som tas upp i detta skede behandlas direkt, och inga frågor löses direkt. Istället noteras alla kommentarer och diskussionen görs för att gå vidare utan att uppehålla sig vid särskilda bekymmer. Vissa förslag kan godkännas eller förkastas i detta skede. Det är lämpligt att efterlysa konsensus här.

Andra nivån av diskussion

Specifika problem och konflikter som kom från den allmänna diskussionen om förslaget identifieras. Inga försök görs för att lösa dessa problem, utan istället identifieras och formuleras alla specifika konflikter och problem som kräver diskussion och formuleras i specifika punkter.

Tredje nivån av diskussion

De specifika konflikterna som identifieras på den andra nivån diskuteras, en i taget. Varje problem diskuteras tills en lösning uppnås.

Det finns alternativa sätt att lösa en diskussion som inte kan uppnå konsensus, som inkluderar att skicka förslaget till ett utskott eller genomföra en omröstning med övermajoritet .

Roller

Roller är centrala i den formella konsensusmodellen, men det är viktigt att förstå att varje roll är en funktion av processen i ett möte, och inte en funktion av innehållet. Alla roller behövs inte vid varje möte, och när så är lämpligt kan mer än en roll innehas av samma person.

Agendaplanerare

Före ett möte bör ett agendaplaneringsmöte först genomföras av en liten grupp agendaplanerare. De uppgifter som agendaplanerare måste utföra inkluderar att samla in agendapunkter, ordna punkter i en heltäckande agenda, tilldela föredragshållare för varje ämne, bestämma diskussionstekniker som ska användas, tilldela tidsgränser för varje ämne och slutligen utarbeta en skriftlig version av det färdiga. dagordning. Beslut om var och en av dessa uppgifter bör fattas genom konsensus.

Facilitator

En facilitator är en person som ansvarar för att ett möte flyter på smidigt och att diskussionen är enkel. Handledaren ansvarar för att gå igenom agendan på den tid som bestäms av agendaplanerarna. Som ansvarig för detta måste facilitatorn vägleda diskussionsprocessen och föreslå tekniker för att lösa konflikter som uppstår. Handledaren är dock endast ansvarig för att ge vägledning om mötets process och bör inte delta i innehållet i diskussionerna.

Tidmätare

Detta är den person som ansvarar för att hjälpa handledaren att upprätthålla de förutbestämda tidsbegränsningarna för varje diskussion.

Offentlig skrivare

Skriftskrivaren hjälper också handledaren genom att skriva viktiga diskussionspunkter eller problem som är omedelbart relevanta för det aktuella ämnet, så att hela gruppen kan se. Denna roll är till hjälp för att låta gruppen visuellt hålla reda på poäng som har tagits upp.

Sekreterare

Denna person är ansvarig för att utveckla och distribuera en detaljerad skriftlig protokoll från ett givet möte. Dessa anteckningar är användbara för att låta frånvarande medlemmar behålla sitt deltagande i pågående diskussioner, såväl som för framtida referens.

Portvakt

Dörrvakten ansvarar för att informera alla deltagare som går in på ett möte om all relevant information, distribuera relevant litteratur (agenda etc.) och kortfattat informera efterkomna om vilka ämnen som har behandlats.

Skala

Vikten av strukturella överenskommelser och formaliserad process blir mer kritisk i takt med att deltagargruppen ökar. En liten organisation kan ha råd med mer flexibilitet i sin process, men en grupp på flera hundra eller flera tusen deltagare kräver en strikt procedurstruktur för att säkerställa att alla ges lika möjligheter att uttrycka sin åsikt.

Det är möjligt att använda en formell konsensusmodell för beslutsfattande organ med upp till 100 000 deltagare. Detta kräver dock att mycket mindre grupper bildas, så att verklig diskussion blir möjlig. Helst skulle varje individ kunna diskutera ämnen och förslag bland en " affinitetsgrupp " på 5 eller 6 personer, och varje affinitetsgrupp skulle sedan kunna delta i större diskussioner med hjälp av en representant.

Exempel

Följande lista inkluderar några organisationer som har antagit den formella konsensusmodellen:

• Alaska Native Health Board
• Alexander Technique International
• Mat inte bomber
• Midwives Association of North America – Verkställande kommitté
• På jorden fredsförsamling
• Shannon Farm Community
• Sojourner House
• Takoma Village Co-Housing
• Bröd och rosor Kollektivhus

Vidare läsning

CT Butler och Amy Rothstein, On Conflict and Consensus: A Handbook on Formal Consensus Decisionmaking (Portland, Maine: Food Not Bombs Publishing, 1987).