Förskottssystem
| Bokföring |
|---|
| Nyckelbegrepp |
| Bokslut |
| Besläktade yrken |
Förskottssystemet är en form av finansiell redovisning . Det vanligaste är småpengar . Det grundläggande kännetecknet för ett förskottssystem är att ett fast belopp reserveras, som efter en viss tid eller när omständigheterna kräver det, eftersom pengar förbrukats, kommer att fyllas på. Denna påfyllning kommer från ett annat konto, till exempel kan småpengar fyllas på genom att lösa in en check dragen på ett bankkonto.
Förskottssystem för småkassa
Ett förskottssystem för småkassa tillåter endast påfyllning av gjorda utgifter. Så om man startar månaden med $100 i en småkassa och spenderar $90 av det under den månaden, kommer ett belopp på $90 att placeras i flottören för att få tillbaka saldot till $100. Påfyllningen krediteras det primära kontantkontot, vanligtvis ett bankkonto (Dr - Petty Cash a/c, Cr - Bank a/c) och debiteringarna kommer att gå till respektive utgiftskonto, baserat på småkassakvittodokumenten (Dr. - Expense a/c, Cr - Petty Cash a/c).
Fördelar
I det här exemplet är det maximala beloppet småpengar som kan utfärdas (förbrukas) $100. Klaganden får bara spendera vad de har och fylls bara på med vad de spenderar, i det här fallet $90.
I ett icke-förskottssystem där ett fast belopp utfärdas varje månad, t.ex. $100 varje gång kontanter krävs, finns det inget incitament för att säkerställa att alla utgivna pengar har dokumenterats, eftersom när alla pengar är förbrukade utfärdas en check på ett fast belopp. Det är mycket svårare att förena ett icke förskottssystem eftersom man aldrig vet hur mycket exakt som ska finnas i flottören.
I ett förskottssystem dokumenteras det begärda beloppet, där dokumentationen är småkassorna och deras tillhörande kvitton eller fakturor. Därför kan man när som helst kontrollera hur mycket som ska finnas kvar i småkassan genom att dra av det spenderade beloppet från det inledande småkassflotet.
Hur förskottssystemet för småkassa fungerar
Förskottssystemet kräver att utgifterna dokumenteras. I ett småkassasystem skrivs kvitton för varje utfärdat belopp. Så när alla dessa kvitton summeras i slutet av månaden och dras av från den inledande float, måste det beräknade värdet överensstämma med vad som finns kvar i float. Under förskottssystemet fylls endast på det som registrerats som förbrukat. Eventuella brister kan behöva fyllas på av flottans väktare, vanligtvis en bokhållare , från deras egna personliga resurser.