Elektronisk meddelandejournalföring

Elektronisk journalföring av meddelanden är processen att lagra information om elektroniska meddelanden. I detta sammanhang definieras elektroniska meddelanden som vilken typ av elektronisk kommunikationsdatastruktur som helst. Historiskt sett var detta ett e-postmeddelande , men det kan också inkludera snabbmeddelanden , ljudmeddelanden (som de i VoIP ), textmeddelanden , faxmeddelanden eller andra datastrukturer för användarsamarbetesprotokoll . Från och med 2005 började elektroniska meddelanden inkludera sociala medier som inkluderade användargenererat innehåll som bloggar, diskussionsforum, inlägg, chattar, tweets, podcasting, pins, digitala bilder, video- och ljudfiler. Det finns flera implementeringsvariationer som ändrar när, vad och hur information bevaras.

Bakgrund

Arkivering av elektroniska meddelanden har blivit ett bekymmer i det moderna samhället eftersom regler och efterlevnadskrav för företag har blivit vanligare med anmärkningsvärda kongresshandlingar, som Sarbanes Oxley . Andra frågor om efterlevnad är de som hanterar US Securities and Exchange Commission (SEC) 17a-4, NASD 3010 , HIPAA , Data Protection Act och Patriot Act . Flera stora företag förlorade betydande summor pengar på grund av att de inte uppfyllde dessa efterlevnadskrav. Morgan Stanley fick en dom på 1,45 miljarder dollar och Merrill Lynch fick böter på 2,5 miljoner dollar på grund av sin oförmåga att reproducera e-postöverföringar. På grund av växande oro för liknande återverkningar, implementerar stora företag elektronisk meddelandejournal för att möta efterlevnadskraven.

Översikt

Ett kommunikationssystem känner igen och identifierar alla nya utgående eller inkommande meddelanden. Den skapar sedan ett journalmeddelande som innehåller information extraherad från det nya utgående eller inkommande meddelandet. Journalmeddelandet behandlas sedan för lagring medan det nya utgående eller inkommande meddelandet behandlas normalt. Sedan, vid en tidpunkt för revision , kan granskare söka och analysera lagrade journalmeddelanden. E-postjournalering görs vanligtvis på e- postservern .

Journalmeddelande

Journalmeddelandet innehåller åtminstone följande information: en kopia av innehållet i det faktiska meddelandet, eventuell relaterad metadata som tid, datum och personer som är involverade i kommunikationen. Mer information kan inkluderas, såsom en fysisk plats för meddelandeavsändaren/mottagaren, en datoridentifierare för meddelandeupphovsmannen/mottagaren eller en klass/kategori av meddelandet. Journalmeddelandet bör ha samma transportformat som det faktiska meddelandet så att befintlig kommunikationsinfrastruktur kan utnyttjas. Till exempel kommer ett e-postjournalmeddelande i sig att vara ett e-postmeddelande som innehåller journalinformationen som antingen bilagor eller i journalmeddelandets brödtext och kan vara i MIME- formatet .

Designvariationer och överväganden

För realtidsjournalering skickas journalmeddelandet för vidare bearbetning samtidigt som själva elektroniska meddelandet skickas. För periodisk journalföring lagras journalmeddelandet i ett säkert, lokalt lagringsområde innan det arkiveras på företagsnivå med jämna mellanrum, vanligtvis efter kontorstid. Behandlingen av journalmeddelanden efter att de skapats varierar också. Ett journalmeddelande kan vidarebefordras i realtid direkt till ett arkiv- och lagringssystem, där eventuell lagringssystemsbehandling sedan kan ta över. Alternativt kan ett journalmeddelande vidarebefordras i realtid till en journalföringsbrevlåda och sedan hämtas från journalbrevlådan med periodiska utdrag till arkivsystemet, där eventuell arkivsystemsbehandling sedan skulle ta över.
Regelbaserad selektiv journalföring är också välkänd och används. Med regelbaserad selektiv journalföring journalförs elektroniska meddelanden endast om de passerar en specifik uppsättning regler som skapats av en administratör, eventuellt relaterade till specifika avsändare/mottagare, nyckelord eller ämnen för meddelandet.
När ett journalmeddelande använder samma transportformat som normal kommunikation, kan samma infrastruktur användas för att transportera journalmeddelandet till en föredragen destination. I sådana fall bör journalmeddelanden innehålla en identifierare som anger att de är ett journalmeddelande och inte en normal kommunikation. Detta förhindrar att journalslingor uppstår när flera e-postservrar används, eftersom en andra e-postserver kan ta emot journalmeddelandet innan den når journallagringsdestinationen.

Skillnader mellan journalföring och arkivering

Journalföring syftar på att fånga information om ett elektroniskt meddelande medan det är på väg. Vilka meddelanden och vilken typ av information som fångas bör definieras av en systemadministratör eller efterlevnadsagent. Det journaliserade meddelandet ska vara krypterat och användare ska inte ha tillgång till sin egen journalförda meddelandebutik. Arkivering, å andra sidan, är främst dedikerad för att säkerhetskopiera kommunikation eller ta bort dem från sin ursprungliga plats till en annan plats. Arkivering sker i allmänhet inte medan det elektroniska meddelandet är på väg och användare kan ha tillgång till sina egna arkiverade meddelanden. Journaleringssystemet kan dock användas som kommunikationsgränssnitt mot arkivsystemet.

Genomföranden

Microsoft Exchange

Microsoft släppte en journalföringsfunktion i servicepaket för Exchange 2000 och 2003, under 2004. Microsofts journalföringsfunktion använder realtidsjournalföring till en journalföringspostlåda. Journalföringsfunktionen använder ett regelbaserat val för att avgöra om ett e-postmeddelande ska journalföras. Om någon av avsändaren eller mottagarna, till och med mottagare av en utökad distributionslista, har sin journalinställning aktiverad, journalförs e-postmeddelandet.

Lotus Domino

IBM släppte ursprungligen en journalfunktion i Lotus Domino 6 under 2002. IBMs journalfunktion gör det möjligt att kopiera varje e-postmeddelande när det bearbetas av e-postservern till antingen en lokal databas på e-postservern eller en dedikerad fjärrdatabas. IBM:s journalföringsfunktion använder ett regelbaserat urval för att avgöra om ett e-postmeddelande ska journalföras eller inte. Om egenskaperna för e-posten matchar fördefinierade administratörsregelinställningar kommer e-postmeddelandet att journalföras.

Se även