Elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering (även kallad e-fakturering eller e-fakturering ) är en form av elektronisk fakturering . E-faktureringsmetoder används av handelspartner, såsom kunder och deras leverantörer, för att presentera och övervaka transaktionsdokument mellan varandra och säkerställa att villkoren i deras handelsavtal uppfylls. Dessa dokument inkluderar fakturor, inköpsorder, debetnotor, kreditnotor, betalningsvillkor, betalningsinstruktioner och remitteringssedel .

E-fakturering inkluderar ett antal olika teknologier och inträdesalternativ och används som en samlingsterm för att beskriva alla metoder som en faktura elektroniskt presenteras för en kund för betalning.

Syfte

Huvudansvaret för leverantörsreskontraavdelningen är att säkerställa att alla utestående fakturor från dess leverantörer godkänns, behandlas och betalas. Likaså är kundreskontraavdelningens huvudansvar att se till att alla fakturor skapas, levereras och därefter betalas av deras leverantörer. Att behandla en faktura innefattar att registrera relevant data från fakturan och mata in den i företagets ekonomi- eller bokföringssystem. Efter att matningen är klar måste fakturorna gå igenom företagets affärsprocess för att kunna betalas.

En e-faktura kan definieras som strukturerad fakturadata som utfärdas i elektroniskt datautbyte (EDI) eller XML -format, eventuellt med hjälp av internetbaserade webbformulär. Dessa dokument kan utbytas på ett antal sätt, inklusive EDI-, XML- eller CSV -filer. De kan laddas upp med e-post, virtuella skrivare, webbapplikationer eller FTP-webbplatser. Företaget kan använda bildbehandlingsprogram för att fånga data från PDF- eller pappersfakturor och mata in det i sitt faktureringssystem. Detta effektiviserar ansökningsprocessen samtidigt som det påverkar hållbarhetsarbetet positivt. Vissa företag har sin egen e-faktureringsprocess; Men många företag anlitar ett tredjepartsföretag för att implementera och stödja e-faktureringsprocesser och för att arkivera data på sina egna servrar.

Mångfalden av format och leveranskanaler komplicerar användningen av e-fakturor. För att förenkla detta kunde filtillägget .INV användas, vilket skulle göra .INV-filer lätta att öppna i bokföringsprogram. .INV-filen kan vara i standardkompatibelt XML-format.

Historia

Sedan mitten av 1960-talet började företag upprätta datalänkar med handelspartner för att överföra dokument, såsom fakturor och inköpsorder. Inspirerade av idén om ett papperslöst kontor och mer tillförlitlig överföring av data, utvecklade de de första EDI-systemen. Dessa proprietära system var ganska effektiva men stela. På den tiden fanns det ingen standard för elektroniskt datautbyte, med nästan varje uppsättning handelspartners hade sin egen metod. Accredited Standards Committee X12 , en standardinstitution under paraplyet ANSI , övergick till att standardisera EDI-processer. Resultatet är idag känt som ANSI X12 EDI-standarden. Detta förblev det huvudsakliga sättet att utbyta transaktionsdata mellan handelspartners fram till 1990-talet då företag började konkurrera om att tillhandahålla mer robusta webbapplikationer för användargränssnitt. Nya webbaserade applikationer hade funktioner som vänder sig till både leverantör och kund. De gjorde det möjligt att skicka in individuella fakturor online samt ladda upp EDI-filer, inklusive formaten CSV, PDF och XML. Dessa tjänster tillåter leverantörer att presentera fakturor för sina kunder för matchning och godkännande i en webbapplikation. Leverantörer kunde också se en historik över alla fakturor de skickade till sina kunder utan att ha direkt tillgång till kundernas system. Detta beror på att all transaktionsinformation lagras i datacentren hos det tredjepartsföretag som tillhandahåller faktureringswebbappen. Denna transaktionsinformation kan regleras av kunden för att kontrollera hur mycket information säljaren får se.

När företag går in i den digitala eran byter fler och fler till elektroniska faktureringstjänster för att automatisera sina leverantörsreskontraavdelningar. 2012 års globala e-faktureringsstudie illustrerade i vilken takt elektronisk fakturering växer. Enligt studien använde 73 % av de tillfrågade elektronisk fakturering i någon mån 2012, en ökning med 14 % från 2011. Leverantörsmotståndet mot e-fakturering har minskat från 46 % 2011 till 26 % 2012. Enligt en rapport gjord av GXS 2013 antar Europa myndighetslagstiftning som uppmuntrar företag att anta metoder för elektronisk fakturering . USA:s finansminister uppskattade att implementering av e-fakturering över hela den federala regeringen skulle minska kostnaderna med 50 % och spara 450 miljoner USD årligen.

e-faktureringsstandarder

Det finns olika standarder. EU:s direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling noterade att "det finns flera globala, nationella, regionala och proprietära standarder; ... ingen av dem råder och de flesta av dem är inte interoperabla med varandra".

Enligt EU-direktivet 2014/55/EU om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling har EU låtit utveckla en "europeisk standard för elektronisk fakturering".

Användande

För att möjliggöra e-fakturering måste det finnas en befintlig metod för att se transaktionerna, vanligtvis ett ERP ( Enterprise Resource Planning ) eller redovisningssystem. Rutning och regler ska fastställas i en projektspecifikation. Detta involverar vanligtvis medlemmar av leverantörsreskontra, IT och ibland upphandling. När routing har etablerats till systemet kan valideringsregler ställas in för att minska mängden fakturaundantag. Ytterligare validering kan ställas in för att automatiskt avvisa fel, trevägsmatchningsfakturor, inköpsorder och andra dokument. Validering kan även meddela leverantörer om acceptans eller avslag. När e-faktureringsspecifikationen är klar och testningen är klar kopplas verksamhetens leverantörer upp elektroniskt och e-faktureringssystemet är klart.

Se även

Hämtad från " https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Electronic_invoicing&oldid=1140651758 "