Ekonomistyrning för IT-tjänster

Ekonomisk hantering för IT-tjänster är ett tjänstestrategielement i ITIL- ramverket för bästa praxis . Syftet med detta ITIL- processområde är att ge korrekt och kostnadseffektiv förvaltning av IT-tillgångar och resurser som används för att tillhandahålla IT-tjänster. Den används för att planera, kontrollera och återvinna kostnader för att tillhandahålla de IT-tjänster som förhandlats fram och överenskommits i ett servicenivåavtal (SLA).

Mål

Målet med Financial Management for IT Services (ITFM) är att optimera kostnaden för IT-tjänster samtidigt som man tar hänsyn till kvalitet och riskfaktorer. Analysen balanserar kostnad mot kvalitet och risk för att skapa intelligenta, metrikbaserade kostnadsoptimeringsstrategier. Balansering krävs eftersom kostnadsbesparingar kanske inte är den bästa strategin för att leverera optimala konsumentresultat.

ITFM är en disciplin baserad på standardiserade finansiella och redovisningsprinciper, men tar upp specifika principer som är tillämpliga på IT-tjänster, såsom förvaltning av anläggningstillgångar, kapitalförvaltning, revision och avskrivningar.

För en intern IT-organisation beskrivs målet som:

Att tillhandahålla kostnadseffektiv förvaltning av IT-tillgångar och resurser som används för att tillhandahålla IT-tjänster

För en utlagd IT-organisation eller en IT-organisation som drivs som om den vore en separat enhet (dvs. med full laddning) kan målet beskrivas som:

Att fullt ut kunna redovisa utgifterna för IT-tjänster och att kunna hänföra dessa kostnader till de tjänster som levereras till organisationens kunder och att bistå ledningen genom att tillhandahålla detaljerade och kostnadsberäknade affärscase för föreslagna förändringar av IT-tjänster

Delprocesser

Ekonomistyrning för IT-tjänster innehåller 3 delprocesser: budgetering, IT-redovisning och debitering.

Budgetering

Budgetering gör det möjligt för en organisation att planera framtida IT-utgifter, vilket minskar risken för överutgifter och säkerställer att intäkterna är tillgängliga för att täcka de förväntade utgifterna. Dessutom tillåter budgetering en organisation att jämföra faktiska kostnader med tidigare förutspådda kostnader för att förbättra tillförlitligheten i budgetförutsägelser.

IT-redovisning

IT-redovisning handlar om hur mycket pengar som spenderas på att tillhandahålla IT-tjänster. Det gör det möjligt för en organisation att utföra olika finansiella analyser för att mäta effektiviteten i IT-tjänsten och fastställa områden där kostnadsbesparingar kan göras. Det kommer också att ge finansiell insyn i stödledningen i beslutsprocessen. Flera kostnadselement kan användas för att kontrollera redovisningen:

• Kapitalkostnader: Alla typer av inköp som skulle ha ett restvärde, såsom hårdvara och byggnadsinfrastruktur.
• Driftskostnader: Dag-till-dag återkommande utgifter, såsom hyresavgifter, månatliga elfakturor och löner.
• Direkta kostnader: Alla kostnader som direkt hänförs till en enskild eller specifik tjänst eller kund. Ett typiskt exempel skulle vara köp av en dedikerad server som inte kan delas och som behövs för att vara värd för en ny applikation för en specifik tjänst eller kund.
• Indirekta kostnader: Ett specifikt tjänsteutbud som måste fördelas på flera kunder i en rättvis uppdelning. Ett exempel är kostnaden för ett lokalt nätverk som varje kund är ansluten till. Uppdelning kan göras med hjälp av det totala antalet användare per kund eller den totala mängden bandbreddsanvändning per kund för att exakt fördela kostnaden för att tillhandahålla denna tjänst.
• Fasta kostnader: Eventuella utgifter som fastställts för långa tidsperioder som årliga underhållskontrakt eller hyreskontrakt. Dessa utgifter varierar inte på kort sikt.
• Rörliga kostnader: Alla utgifter som varierar på kort sikt baserat på nivån på tillhandahållna tjänster, förbrukade resurser eller andra faktorer. Till exempel är energikostnaderna rörliga baserat på den mängd som förbrukas.

Laddar

Debitering ger möjlighet att fördela kostnader för en IT-tjänst proportionellt och rättvist till användarna av den tjänsten. Det kan användas som ett första steg mot en IT-organisation som fungerar som en självständig verksamhet. Det kan också användas för att uppmuntra användare att röra sig i en strategiskt viktig riktning - till exempel genom att subventionera nyare system och införa ytterligare avgifter för användningen av äldre system. Transparens i laddningen kommer att uppmuntra användarna att undvika dyra aktiviteter där det finns något mer obekväma men mycket billigare alternativ. Till exempel kan en användare bläddra i en dump på skärmen istället för att skriva ut den.

Laddning är utan tvekan den mest komplexa av de tre delprocesserna, som kräver en stor investering av resurser och en hög grad av försiktighet för att undvika anomalier, där en enskild avdelning kan dra nytta av ett beteende som är skadligt för företaget som helhet. Avgiftspolicyn måste samtidigt vara enkel, rättvis och realistisk.

Laddning behöver inte nödvändigtvis innebära att pengar byter ägare (full laddning). Det kan ta formen av information som skickas till ledningen om kostnaderna för tillhandahållande av IT-tjänster (ingen debitering), eller kan specificera vad som skulle debiteras om full debitering var på plats utan att transaktioner faktiskt tillämpades på de finansiella redovisningarna (fiktiv debitering). Konventionell laddning kan också användas som ett sätt att styra full laddning.

Se även: IT Chargeback och Showback

Relaterade ITIL-processer

Flera processer i ITIL-modellen ger information till ekonomistyrningen för IT-processen.

Hantering på servicenivå

Service-level management ger nyckelinformation om vilken servicenivå som kunden kräver (SLA) och ligger därför till grund för beräkningar av alla tre delprocesserna. Kunder kan endast debiteras för tjänster som överenskommits i SLA och baserat på tjänstekatalogen.

Med tanke på att syftet med finansiell förvaltning för IT är att förvalta IT-tillgångar och -resurser, bör information från konfigurationshantering och i synnerhet från CMDB göras tillgänglig.

Kapacitetshantering

Kapacitetsförvaltningen har till uppgift att planera och kontrollera organisationens IT-kapacitetskrav. Förändringar i kapacitetskraven - som vanligtvis ökar - kommer oundvikligen att leda till förändringar i kostnaderna. Det kan innebära att enhetskostnaderna kommer att öka eftersom kapaciteten måste ökas i en nödsituation eller så kan det innebära att enhetskostnaderna kommer att sjunka till följd av inköp av nyare teknologi, stordriftsfördelar eller ökad köpkraft från en extern leverantör.

Förändringsledning

Förändringar är ofta kopplade till kostnader, så ekonomistyrning för IT är därför oftast involverad i förändringshanteringsprocessen så att den löpande analysen av kostnader kan ske. Där förändringar är frekventa kan IT-ekonomistyrningen välja att antingen inkludera förväntade förändringar i den ursprungliga kostnadsmodellen eller att justera kostnadsmodellen när IT-tjänsten har stabiliserats.

Key Performance Indicators (KPI:er)

För att bedöma om finansförvaltningen för IT-tjänster har implementerats framgångsrikt kan följande nyckeltal undersökas:

• stämmer de förutsedda budgetarna med de faktiska utgifterna?
• har användarnas beteende förändrats för att följa företagets IT-mål?
• ses avgifter av användare och kunder vara enkla, rättvisa och i linje med organisationens mål?
• ger IT-organisationen förväntad inkomst/vinst?
• känner ledningen sig mer säker på sin förmåga att förutse kostnader i IT-planering?