ERFx
Inom upphandlingsteknik är ERFx (eller eRFx ) en akronym för elektronisk begäran om [x] , där x kan vara Proposal (RFP) , Offert (RFQ) , Information (RFI) eller Tender ( RFT) . Andra pseudonyma akronymer inkluderar ITT (Invitation to Tender) och PQQ (Pre Qualification Questionnaire). Alla hänför sig till en liknande aktivitet: en köpare som begär information från potentiella leverantörer i syfte att utvärdera och jämföra. Ofta är detta en del av ett anbudsförfarande . Ju mer strukturerad informationen är, desto lättare är det att jämföra leverantörerna. Det är till exempel mer effektivt att ställa 20 flervalsfrågor än att ställa 2 essäfrågor, så länge som leverantörerna har möjlighet att ge kommentarer för att kvalificera sina svar. Därför bör eRFX-mjukvaran hjälpa köparen att jämföra leverantörer på användbara sätt – t.ex. äpplen vs äpplen.
eRFx-mjukvara är en delmängd av eSourcing-mjukvara (mjukvara som hjälper köpare att köpa leverantörer), som i sin tur är en delmängd av programvara för e-upphandling .
Vanliga egenskaper
eRFX-mjukvaran är i vissa avseenden en delmängd av undersökningsprogramvaran genom att den gör det möjligt för användaren att skapa frågor och be om svar på dessa frågor. Andra funktioner återspeglar subtiliteterna i anbud:
- Skapa frågeformulär eller undersökningar
- Tillämpa viktning på frågor eller avsnitt som kommer att avgöra det slutliga totalpoänget.
- Utfärda frågeformulären till respondenterna (vanligtvis en länk till en webbsida).
- Gör det möjligt för respondenter att spara svar, ibland med funktioner för förhandsgranskning och lagarbete.
- Poäng svar
- Beräkna viktningssummor och tillhandahålla rapporter / diagram etc. för att hitta den bästa respondenten
Mer avancerade funktioner inkluderar:
- Rich Questions - Vissa RFx-produkter ger möjlighet att skapa frågor som kombinerar många svarselement som filbilagor, svar i uppsatsstil och automatiskt poängsatta flervalsfrågor. Andra tillhandahåller en mer grundläggande kalkylbladsstil rad för rad kravuppsättning.
- Flera poängsättningar (scorecards) - samma svar poängsätts flera gånger av olika analytiker.
- Flera viktningsuppsättningar - olika individer eller grupper kan producera olika viktningar för att spegla deras prioriteringar. Till exempel kan försäljning och marknadsföring ha en annan vy än ekonomiavdelningen.
- Detaljerad revision – köpare som verkar på starkt reglerade marknader kan behöva tillhandahålla en detaljerad granskning av sina handlingar.
- Kommunikation - vissa system tillhandahåller meddelandetjänster för köpare att kommunicera med leverantörer och vice versa.
- Reglerade miljöregler - Omfattningen av dessa kan vara inskränkt i vissa miljöer (Offentlig sektor, särskilt EU), där det föreskrivs att alla leverantörer ska se exakt samma information från Köparen.
- Leverantörsvarsimport - I vissa sektorer svarar samma leverantörer på liknande RFX upprepade gånger. RFx-programvara kan minska dubbelarbete i sådana områden genom att tillhandahålla verktyg för leverantörer att importera (och redigera vid behov) tidigare svar. Poänginformation som matats in av utvärderare kan importeras samtidigt, vilket ger tidsbesparingar och större konsekvens.